Eine SAP^®-Einführung in Rekordgeschwindigkeit – talyo. Property Services GmbH startet durch

Die Talyo ist ein schnell aufsteigendes, modernes Unternehmen. Tatsächlich wurde die Firma erst im Jahr 2020 von der Tattersall Lorenz Immobilienmanagement GmbH gegründet. Tattersall Lorenz ist ein deutschlandweit aktiver Commercial Property Manager und wurde immer wieder von Kunden darum gebeten, auch Mandanten im Wohnimmobilienbereich zu übernehmen. Daher entschied man sich, Talyo als Tochtergesellschaft im Bereich Property Management von Wohnimmobilien aufzubauen, um den Kundenwünschen gerecht zu werden. Bei der Gründung stand ein Ziel im Vordergrund: sofort vorausschauend und effizient in die Produktion zu starten. Daher haben sie sich von Anfang an für ein SAP^®-System entschieden. Für Martin Henke, Geschäftsführer der Talyo, war das eine weise Entscheidung: „Wir konnten bereits nach kurzer Zeit unsere Geschäftsprozesse über die neueste SAP^®-Software abbilden und alle Bestände, die wir bereits akquiriert hatten, über das ERP-System administrieren.“ Nun verwalten sie bereits über 7.800 Wohnungen und 4.100 Micro Units. Das Unternehmen mit Fokus auf Property Management hat ein umfangreiches Portfolio unterschiedlichster Nutzungsarten, unter anderem klassisches Wohnen, studentisches Wohnen und Micro Living in Deutschland.

Für die Einführung haben sie PROMOS als Partner und Unterstützung gewählt. „Da PROMOS als Softwarespezialist in der Immobilienbranche recht bekannt ist, war das für uns eine einfache und gute Wahl“, so Henke. Mitte September 2020 wurde die praktische Einführung des Systems gestartet. Ende des Jahres waren die grundlegenden Funktionen der SAP^®- Software vollständig integriert, sämtliche Daten wurden übertragen und die Talyo konnte die Software in Betrieb nehmen.

Was wurde gemacht?

Es wurde ein vorkonfektioniertes System installiert, mit allen essenziellen Faktoren, die zum Verwalten von Immobilien und effektiven Arbeiten benötigt werden. „Da die wichtigsten Funktionen bereits vorkonfiguriert waren, fielen viele zeitaufwändige Maßnahmen weg. Es gab keine Konditionsausarbeitungen oder aufwändigen Workshops. Diese Vorgehensweise funktionierte sehr gut und traf auf große Zufriedenheit auf allen Seiten. Daher werden wir sie sicherlich auch anderen Kunden anbieten, die ähnliche Ansprüche haben“, fasst PROMOS-Projektleiter Volker Schwarz das Projekt zusammen. Der Zahlungsverkehr und Schadensmeldungen werden nun über das SAP^®-System automatisiert und digital abgewickelt. Drei wichtige Punkte, die bei der Einführung an vorderer Stelle standen, waren die Einrichtung der SAP^® Module FI und RE-FX sowie die Übertragung sämtlicher Betriebsdaten in das neue System.

FI-Buchhaltung

Das FI-Modul ist ein sehr bekanntes und eines der ältesten Module von SAP. Die Einrichtung von SAP^® FI ermöglichte der Talyo, sämtliche Prozesse rund um die Buchführung digital abzuwickeln. Dazu zählt die Haupt- und Nebenbuchhaltung genauso wie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Belege werden auf den entsprechenden Konten erfasst und Gewinne werden so direkt ermittelt – für externe Zwecke, wie für das Finanzamt, sowie für interne Zwecke, also die Geschäftsführung. Gerade für Immobilienverwalter wie Talyo sind exakte Auswertungen essenziell für die Transparenz gegenüber Investoren. Mit SAP^® FI ist es für Talyo nun ohne großen Aufwand möglich, jederzeit Reportings über Zahlungsflüsse aufzurufen.

Vertragsbuchhaltung

Das branchenspezifische Modul SAP RE- FX ist für Immobilienunternehmen eine optimale Lösung, um große Bestände effizient und transparent zu verwalten. Mit der Software kann Talyo Zahlungsströme buchen und überwachen sowie von dem „Zwei-Sichten-Modell“ profitieren. Einerseits sehen sie die Architektur der Gebäude, die sie verwalten, andererseits können sie in einer weiteren Sicht Daten zur Nutzung der Immobilie aufrufen, wie Konditionen, Laufzeiten und Vertragspartner. Sie können jederzeit Reportings über den Immobilienbestand einsehen und sämtliche Dokumente rund um ihre Immobilien digital verwalten. Das Vertrags- und Verwaltungsmanagement ist ein Teil davon und beinhaltet die digitale Verwaltung der Mietverhältnisse. Es ermöglicht der Talyo alle Vertragsbestandteile, wie Kündigungs- und Verlängerungsoptionen, sowie Zahlungsmodalitäten zu erfassen.

Datenimport

Aus verschiedenen Vorsystemen mussten Daten eingespielt werden – und das genau zum richtigen Zeitpunkt. Buchungskreisanlagen, Wirtschaftseinheiten, Gebäude, Mietobjekte und Verträge – all diese Daten mussten in das neue System migriert werden, damit Talyo von Anfang an produktiv und störungsfrei ihren Betrieb starten konnte. Dabei kommt es nicht nur auf einen fehlerfreien Datenimport an, sondern auch auf eine zügige und umfassende Migration aller Daten. „Die Datenübernahme verlief bei der Einführung des SAP^®-Systems sehr gut und schnell – auch ein großer Faktor, der dazu beitrug, dass die System-Einführung so zügig von statten gehen konnte“, resümiert Schwarz rückblickend zufrieden.

Was gab den Turbo?

Für den PROMOS-Projektleiter Volker Schwarz gibt es auf die Frage eine klare Antwort: „Zum einen war die Zusammenarbeit mit den kompetenten, dynamischen Mitarbeitenden von Talyo sehr angenehm und produktiv. Zum anderen haben wir auf Seiten der PROMOS einfach ein brillantes Team aus Jung und Alt, das sich hervorragend ergänzt. Manche haben über 20 Jahre Erfahrung und sind absolute Experten im Bereich SAP^®, andere sind relativ neu dabei und bringen frischen Wind und innovative Ideen in die Gruppe mit ein. Zusammen konnten sie die Arbeit hocheffizient und somit auch so unglaublich schnell ausüben. Kleine Probleme wurden, wenn sie mal aufkamen, sehr schnell behoben. Die offene Kommunikation beider Unternehmen und die schnelle Reaktionsfähigkeit unseres Teams waren hier von großem Vorteil. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und spannende neue Projekte mit Talyo.“