Eine Kooperation mit grandiosen Aussichten – Thoralf Beyer über die digitale Rechnungsverarbeitung und Aareal Exchange & Payment Platform

Der Trend zu digitalen Prozessen steigt – und das in allen Bereichen. Das ist kaum verwunderlich, da das Digitalisieren von Arbeitsprozessen eine erhöhte Sicherheit, Steigerung der Effizienz sowie Kosten- und Arbeitseinsparungen zur Folge hat. Besonders Bereiche, die auf hohe Sicherheitsstandards angewiesen sind, wie Finanzabteilungen, müssen oft für recht einfache Prozesse unverhältnismäßig viel Zeit aufwenden, um diesen Standards nachzukommen. Hier bietet die Digitalisierung viele Chancen, die Prozesse schneller abzubilden und dabei die Sicherheit beizubehalten oder aufgrund automatisierter Prozesse und vorkonfigurierter Sicherheitseinstellungen sogar zu erhöhen. Aus diesem Grund erweitert PROMOS ihr Lösungsportfolio, so dass auch Immobilienunternehmen von dem digitalisierten Zahlungsverkehr profitieren. Große Firmen wie TAG Immobilien AG oder GEBAG Duisburg setzen schon lange auf die digitale Rechnungsverarbeitung. Zukünftig wird auch die Aareal Exchange & Payment Platform (AEPP) in der App abgebildet werden. Wie das genau aussieht und welche Vorteile sich daraus für Unternehmen und auch für die Mieterschaft ergeben, berichtet Chief Sales Officer von PROMOS Thoralf Beyer im Interview.

IT&I: PROMOS arbeitet schon länger mit der Aareal Bank zusammen und möchte die Zusammenarbeit nun verstärken. Was ist das vordergründige Ziel der Kooperation zwischen PROMOS und der Aareal Bank?

Thoralf Beyer: PROMOS ist ein 360 Grad-Anbieter. Wir möchten unseren Kunden ermöglichen, alle Geschäftsprozesse in einem System abzuwickeln. Dazu gehören auch die Prozesse rund um Finanzen, wie beispielsweise der Einzug der Miete oder das Zahlen von Versorgerrechnungen. Die Aareal Bank ist als etablierte, erfolgreiche Bank mit Fokus auf die Immobilien- und Wohnungswirtschaft für uns ein idealer Partner, mit dem wir auch früher bereits zusammengearbeitet haben. So haben wir zum Beispiel gemeinsam bei Kunden BK01, die Lösung der Aareal Bank für virtuelle Konten, implementiert. Nun möchten wir diese Zusammenarbeit vertiefen, da BK01 viele interessante Erweiterungen hinzugefügt wurden. Wir möchten außerdem weitere Geschäftsprozesse digitalisieren, um unseren Kunden die daraus resultierenden Prozessvorteile zur Verfügung zu stellen.

IT&I: Welche Projekte wurden bisher von PROMOS in Zusammenarbeit mit der Aareal Bank durchgeführt?

Beyer: In erster Linie spielt das debitorische BK01-Verfahren eine große Rolle. Den Mietverträgen werden virtuelle Kontonummern zugeordnet, was den Einzug der Miete aufgrund von Prozessoptimierungen erheblich erleichtert. Viele unserer Kunden nutzen dieses Verfahren sehr erfolgreich zusammen mit dem SAP^®-Plug-in der Aareal Bank. Es gibt auch einige neue Lösungen, die zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung optimieren. Auch das kreditorische BK01-Verfahren für das Bezahlen von Versorgerrechnungen haben wir bei einigen Kunden bereits etabliert.

IT&I: Das klingt sehr spannend und hat für die Kunden vermutlich viele weitere Vorteile.

Beyer: Ja, die Wohnungs- und Immobilienverwaltung ist schließlich sehr komplex und hinzu kommt oft eine hohe Zahl zu verwaltender Objekte. Daher können geeignete Werkzeuge die Effizienz erheblich erhöhen. Ob es um den regelmäßigen Einzug der Miete oder die Versorgerrechnungen geht, mit digitalen Lösungen profitieren Immobilienunternehmen von Prozessvorteilen und Automatismen, mit denen sie sehr viel Zeit sparen.

IT&I: Nun wird PROMOS in Zusammenarbeit mit der Aareal Bank ihren Kunden die digitale Rechnungsverarbeitung anbieten. Welchen Prozess bildet sie ab?

Beyer: Rechnungen müssen stets das richtige Kontierungsobjekt finden. Gerade im Bereich Nebenkostenabrechnung ist dies oft ein aufwändiger Prozess, da die richtige Zuordnung manuell stattfinden muss. Die digitale Rechnungsverarbeitung beschleunigt und vereinfacht diesen Prozess. In der Digitalisierung des Prozesses liegt hier der große Vorteil und damit ist eben nicht nur gemeint, dass die Rechnungen in digitaler Form vorliegen. Natürlich ist es schon angenehm, wenn sich Rechnungen nicht mehr in Papierform auf dem Schreibtisch stapeln. Hauptzweck der Digitalisierung ist hier jedoch das Finden der richtigen Rechnungskontierung. Das spart enormen Zeitaufwand und vermeidet Fehler.

IT&I: Inwiefern ist die Lösung mit dem SAP^®-System verknüpft?

Beyer: Es gibt Plug-ins für das SAP^®-System von der Aareal Bank und First Financials, die gemeinsam mit SAP entstanden sind. Dementsprechend haben die Lösungen eine sehr hohe Qualität. Sie werden als Add-on im SAP^®-System installiert. Kunden profitieren von dem hochwertigen Programmcode und dem professionellen SAP^®-Support. Schließlich ist jedes Unternehmen in Bezug auf Kontenpläne oder Objekt- und Abrechnungsstrukturen innerhalb der Nebenkostenabrechnung ganz unterschiedlich. Hier wird die Lösung so angepasst, dass sie für jedes Unternehmen optimal funktioniert.

IT&I: Eine weitere interessante Lösung, die PROMOS einführen wird, ist die Aareal Exchange & Payment Platform (AEPP). Welche Funktionen bietet sie?

Beyer: Die Plattform kann auf verschiedensten Wegen Bezahlvorgänge abbilden. Dazu zählen zum einen die klassische Überweisung oder der Einzug. Diese Zahlungsmethoden werden mit der BK01-Funktion abgebildet. Zum anderen gibt es mittlerweile weitere Bezahlformen, angefangen mit Bareinzahlungen bis zu Zahlungen über die Kreditkarte oder die Nutzung von Bezahldienstleistern wie PayPal. Immobilienunternehmen möchten ihren Kunden ein breites Spektrum an Zahlmöglichkeiten bieten und das kann ihnen die Plattform ermöglichen. Dabei muss die Zuordnung des Debitorenkontos selbstverständlich schnell und akkurat sein. Die AEPP deckt all diese Bereiche ab, ob es um Mietzahlungen, das Buchen von Gemeinschaftsbereichen oder Gästewohnungen geht. Auch das Zahlen von Zusatzdiensten im Bereich Apartment, wie beispielsweise für einen Wäscheservice, können über die Plattform abgewickelt werden. Der große Mehrwert liegt hier in der tiefen Integration der Plattform in das SAP^®-System. Das Konto bzw. die Posten werden automatisch gefunden. Daraus resultieren weniger überfällige Zahlungen, höhere Kundenzufriedenheit und erhebliche Effizienzgewinne.

IT&I: Sowohl die Mieterschaft als auch Unternehmen profitieren von einem digitalen Zahlvorgang?

Beyer: Ja, absolut. Zum einen gibt es das BK01-Verfahren, bei dem die Mieterin oder der Mieter eine klassische Kontonummer hat, die einem Vertrag eindeutig zugeordnet ist. Der Text im Überweisungsträger muss nicht ausgefüllt werden und die Überweisung wird automatisch zugeordnet, was für die zahlende Person bereits einfacher und angenehmer ist. Bei den neuen Bezahlverfahren über die AEPP ist es möglich, auf schnellem Wege über Kreditkarte oder PayPal auch von unterwegs zu zahlen. Die Mieterschaft profitiert also von einer Aufwandserleichterung und einer höheren Flexibilität. Gerade wenn sie zum Beispiel kein deutsches Konto haben, da sie noch nicht in Deutschland wohnen, ist das für sie von großem Vorteil, da diese Bezahlvariante über Ländergrenzen hinweg gut funktioniert. Bei diesen Bezahlvorgängen werden selbstverständlich die höchsten Sicherheitsvorkehrungen getroffen.

Wenn Mieterinnen oder Mieter die Option haben, schnell und einfach zu zahlen, stellt das für Unternehmen wiederum eine höhere Wahrscheinlichkeit dar, pünktlich und zuverlässig Zahlungen zu erhalten. Wenn ein Bezahlprozess so angenehm wie möglich ist, trägt das dazu bei, dass Zahlungen schnell und sicher getätigt werden. Die richtige Zuordnung und die Prozesseffizienz tragen darüber hinaus zu einer höheren Transparenz bei. Es lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann und an wen Überweisungen getätigt wurden.

IT&I: Also viele Vorteile für beide Seiten. Wie erleichtern diese neuen Funktionen den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden von Immobilienunternehmen?

Beyer: Organisatorisch fällt vieles weg, da manuelle Zuordnungstätigkeiten nicht mehr notwendig sind. Außerdem werden Umbuchungs- und Zuordnungsfehler vermieden. Auf diese Weise entfallen manuelle Nachbearbeitungen nahezu vollständig.

IT&I: Das klingt nach der Zahlweise der Zukunft. Worauf wird PROMOS zukünftig in Hinblick auf digitale Zahlprozesse ihr Hauptaugenmerk setzen?

Beyer: Wir legen viel Wert auf den Begriff „Prozess“. Wir möchten einen möglichst schlanken und effizienten Prozess herstellen, der unsere Kunden sowie die Mitarbeitenden unserer Kunden entsprechend entlastet. Ein einfacher, fehlerfreier Bezahlprozess liefert für alle Seiten nur Vorteile. Es handelt sich zwar hier nur um ein Thema in der großen Welt der Digitalisierung, aber es ist ein wichtiger Baustein, der einen Massenprozess für unsere Kunden darstellt und – wenn richtig abgebildet – eine hohe Zufriedenheit erzeugt. Und das ist eben das Schöne daran, denn zufriedene Kunden sind schlussendlich unser Ziel.

IT&I: Wie schön! Vielen Dank für das Interview.

Beyer: Sehr gerne.

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