Die Wohnungsaufbereitung der Zukunft – mobil und digital

Ein modernes Wohnungsunternehmen mit Traditionen

DOGEWO21 ist das drittgrößte kommunale Wohnungsunternehmen in Nordrhein-Westfalen und bewirtschaftet rund 16.400 Wohnungen in Dortmund. Sie sehen sich als ein modernes Wohnungsunternehmen mit Traditionen, welches sich dadurch auszeichnet, dass sie auf digitale Lösungen setzen und dabei immer nahe am Kunden bzw. Mieter bleiben. Vordergründig verfolgen sie stets das Ziel, bezahlbaren und guten Wohnraum in allen Lebenslagen anzubieten. Die lange, konstruktive Partnerschaft mit PROMOS besteht seit der SAP^®-Einführung im Jahr 2002. Seitdem kamen viele weitere erfolgreiche Umsetzungen zustande.

Wie setzt ein digitaler Vorreiter die Digitalisierung um?

Prozesse optimieren, bedeutet für DOGEWO21 Medienbrüche zu vermeiden und Schnittstellen zu reduzieren oder im Idealfall zu qualifizieren. Das Messen und Bewerten von Verfahren und Lösungen hat für das Wohnungsunternehmen einen hohen Stellenwert, da nur so Prozesse optimal gesteuert werden können. Im Vordergrund steht immer die Kommunikation mit den Mietern, weshalb das Unternehmen eine überdurchschnittlich hohe Mieterzufriedenheit vorweisen kann. Doch auch die Kommunikation zu Dienstleistern wird durch neue Kanäle kontinuierlich optimiert. Der mobile Zugriff auf Daten ermöglicht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine flexible und effiziente Arbeitsweise. Voraussetzung dafür ist unter anderem, dass möglichst viele Systeme miteinander verbunden sind. Zusammen mit PROMOS wurden Lösungen integriert, um diese Ziele zu erreichen, wie zum Beispiel die VKS-Lösung für Hausmeister, das Mieterportal und iModa, eine digitale Wohnungsabnahme und -übergabe. Als logische Fortführung schließt sich nun die mobile Wohnungsaufbereitung (mWa) an.

Die Vorteile einer mobilen Wohnungsaufbereitung (mWa)

Die Wohnungsaufbereitung im Zuge des Mieterwechsels ist einer der wichtigsten Prozesse in der operativen Wohnungsbewirtschaftung. Dementsprechend ergeben sich viele Vorteile, wenn dieser Kernprozess digital und medienbruchfrei gestaltet wird. Vor allem in deutschen Großstädten gibt es nur wenig freien Wohnraum. Als nachhaltiges Wohnungsunternehmen hat DOGEWO21 das Ziel, leere Wohnungen möglichst effizient aufzubereiten, um den Wohnraum schnellstmöglich an Wohnungssuchende weiterzugeben.

Das Wohnungsunternehmen profitiert dank der neuen Lösung von kurzen Durchlaufzeiten und höchster Transparenz. Die Vorbereitung, Freigabe und Beauftragung der Wohnungsaufbereitung wurden vollständig digitalisiert. Außerdem wurden wesentliche Prozessschritte automatisiert. Das bedeutet, dass Mitarbeitende durch den gesamten Prozess digital unterstützt werden. So profitieren sie von einer immensen Zeitersparnis dank der erhöhten Effizienz und besseren Übersicht. Aus dem easysquare workflow Prozess heraus sind alle relevanten Daten jederzeit einsehbar. Es ist stets erkennbar, wer welchen Prozessschritt aktuell bearbeitet. So lassen sich die Prozesse leichter steuern, was vor allem bei Kapazitätsengpässen von großem Vorteil ist.

Gero Scheebaum, Bereichsleiter Technik bei DOGEWO21

Grobplanung vor Ort

Wenn das Wohnungsunternehmen die Kündigung zu einem Mietobjekt erhält und anhand der aktuellen Ausstattungsmerkmale ein Modernisierungsbedarf erkennbar ist, dann beginnt die Grobplanung. Diese findet oft schon im bewohnten Zustand statt, so dass die Modernisierung der Wohnung und Suche nach Nachmietern schnellstmöglich starten kann. Was früher per Stift und Zettel erledigt wurde, wird nun digital erfasst. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Fotos können direkt hinzugefügt und Aufzeichnungen automatisch zugeordnet werden. Nichts geht verloren, alle Erkenntnisse werden übersichtlich und digital gespeichert und stehen anschließend direkt in SAP^® zur Verfügung.

Wie funktioniert das genau? Mitarbeitende können vor Ort auf einem mobilen Endgerät die technischen Details und Gewerke aufrufen, die für die Grobplanung essenziell sind. Dazu zählen zum Beispiel Malerarbeiten und Fliesenlegung. In diesem Schritt können sie verschiedene Optionen auswählen. Das Menü wurde einfach und übersichtlich gehalten, so dass es bei dem Kundentermin vor Ort möglichst schnell bedient werden kann (Abbildung 1). Am Ende der Grobplanung werden die Erkenntnisse in Form eines Formulars an das ERP-System versendet. Doch einfach bedeutet nicht simpel! Hinter jeder Option verstecken sich detaillierte Leistungspositionen gemäß Rahmenvertrag. Diese kommen bei der Feinkalkulation ins Spiel.

Feinkalkulation am Schreibtisch

„Mit wenigen Klicks eine ganze Maßnahme kalkulieren“, so beschreibt die Abteilungsleiterin des Teamservices bei DOGEWO21 Carlotta Martin-Bullmann die Feinkalkulation mit der mWa, die früher händisch mit Excel-Tabellen stattfand. Die moderne Erfassung ist jetzt nicht nur einfacher und schneller, sondern auch weniger fehleranfällig. Doch wie funktioniert das genau? Die Feinkalkulation findet in der SAP^®-Ansicht statt und die Bauleitung erhält diese über den globalen Arbeitskorb als ein To-do. Im Prozesskopf findet sie alle technischen Daten. Auf der linken Seite sind alle Schritte einsehbar, die im Zuge der mobilen Wohnungsaufbereitung durchlaufen werden. Sobald ein Prozessschritt abgeschlossen wurde, wird dies gekennzeichnet. So ist jederzeit schnell erkennbar, wie weit der gesamte Prozess abgearbeitet wurde (Abbildung 2).

Unter „Absprung Leistungen“ werden die Daten detailliert angezeigt, die vor Ort grob kalkuliert wurden (Abbildung 3). Hier handelt es sich um die Leistungspositionen gemäß Rahmenvertrag. Nicht der komplette Vertrag wird abgebildet, sondern nur die Positionen, die im Zuge der Modernisierung zum Tragen kommen und benötigt werden. Das System übernimmt einen großen Teil der Feinkalkulation, nur die Mengenangaben müssen angepasst werden. Die Auftragswerte passen sich dynamisch an, so dass jeder Bearbeitende alles auf einen Blick hat. Alle Details zu den Leistungspositionen sind im System aufrufbar und können übersichtlich einer einzigen Maske entnommen werden. Verglichen mit der Excel-Tabelle von früher hat DOGEWO21 hier eine sehr hohe Zeitersparnis und bessere Übersicht gewonnen. Dies ist gerade auch für neue Mitarbeitende von Vorteil, da sie die benötigten Daten nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammentragen müssen.

Wichtige Folgeschritte zur Finalisierung

Zusätzlich zu den zwei Hauptschritten der Wohnungsaufbereitung werden auch wichtige Folgeschritte über die Lösung abgebildet. Der Kundenberater erhält nach der Feinkalkulation in seinem globalen Arbeitskorb ein To-do und wird darüber informiert, dass die neue Miete berechnet werden muss. Wenn das erfolgt ist, bekommt die Leitung der Vermietung den nächsten Schritt zur Bearbeitung in ihren Arbeitskorb und kann die Maßnahme prüfen und freigeben oder ablehnen. Bei der automatischen Anlage von Ausstattungsmerkmalen sind alle Merkmale hinterlegt, die dem Mietobjekt schon zugeordnet sind, sowie neu anzulegende Merkmale. Das System erkennt automatisch anhand der kalkulierten Leistungsposition, welche Ausstattungsmerkmale noch hinzugefügt werden müssen.

Der Verlauf und die Zukunft des Projekts

Nachdem die Abnahme und Übergabe von iModa stattfand, der digitalen Wohnungsabnahme und -übergabe, wurde gleich im Jahr darauf die Idee für die digitale Wohnungsaufbereitung entwickelt. Das Konzept musste bis ins Detail ausgearbeitet werden, da der Prozess sehr komplex war und nahezu alle Abteilungen des großen Wohnungsunternehmens mit einband. Daraufhin folgten die Kalkulation und Beauftragung des PROMOS Teams, welches das System implementierte. Schlussendlich war es dann so weit und DOGEWO21 konnte mit dem neuen, hochmodernen System live gehen. Daran lässt sich schnell erkennen, dass das Wohnungsunternehmen stets an neuen Ideen arbeitet und Mittel und Wege sucht, Prozesse zu optimieren. Gero Scheebaum, Bereichsleiter Technik bei DOGEWO21, fasst das Projekt folgendermaßen zusammen: „Uns war eine frühe Einbindung der Technik wichtig, sowie eine qualifizierte und standardisierte Aufnahme des Leistungsumfangs. So profitieren wir nun von der vollständigen Digitalisierung des Prozesses sowie dem Entfall der Transportwege und einer transparenten Kalkulation.“ Die Zusammenarbeit mit PROMOS erweist sich seit über 20 Jahren als zielführend, weshalb in der Zukunft sicherlich weitere spannende und wegweisende Projekte umgesetzt werden. Auch auf Seiten von PROMOS freut sich das Team über den erfolgreichen Projektabschluss und auf alle gemeinsamen Vorhaben.

redaktion@openpromos.de