Von der Bestellung bis zur Rechnung – Ein durchgängiger elektronischer P2P-Prozess für die Bayerische Hausbau

Hintergrund und Ausgangssituation

Mit einem Immobilienportfolio im Wert von rund 3,5 Mrd. Euro und 250 Mitarbeitenden bündelt die Bayerische Hausbau als Tochterunternehmen die Bau- und Immobilienaktivitäten der familiengeführten Schörghuber Unternehmensgruppe. Im Development und Baumanagement deckt das Unternehmen die gesamte Wertschöpfungskette selbst ab, was sich in einer hohen Komplexität im Beschaffungsprozess widerspiegelt. Die Bayerische Hausbau arbeitet mit SAP^®. Zusätzlich nutzte sie in der Vergangenheit im Rahmen ihres Einkaufsprozesses verschiedene Insellösungen sowie Excel-Tabellen. Ziel des Projekts war es, einen durchgängigen, SAP^®-gestützten Prozess von der Vergabeanforderung bis hin zur Rechnung zu etablieren. Thomas Pfeiffer, Leiter Einkauf, erläutert folgendermaßen: „Für unsere Rechnungssoftware suchten wir eine modernere Lösung. Das nahmen wir zum Anlass, unser dezentrales System zu zentralisieren. Wir wollten keine zusätzlichen Silos erschaffen, sondern auf einen nahtlosen Prozess umstellen, der alle Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit bestmöglich unterstützt.“ In insgesamt zweieinhalb Jahren und unter Einbindung verschiedener Dienstleister konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden.

Das erste P steht für Procure – Der Beschaffungsprozess

Um den Beschaffungsprozess bei der Bayerischen Hausbau abbilden zu können, wurden in SAP^® kundeneigene Objekte geschaffen, zunächst die so genannte VANF (Vergabeanforderung). Gegenüber der standardmäßigen BANF enthält die VANF deutlich mehr Daten, auf die im Ausschreibungsprozess nicht verzichtet werden kann. In der Vergangenheit arbeitete das Unternehmen hierzu mit großen Excel-Tabellen, die vom Fachbereich befüllt und per E-Mail an den Einkauf weitergeleitet wurden. Heute erreicht die VANF den Einkauf direkt in SAP^®, wo sie geprüft wird. Nach der Ausschreibung durch den Einkauf in einem externen Tool wird die VANF in eine VDOK (Vergabedokumentation) innerhalb des SAP^®-Systems überführt und das Ausschreibungsergebnis wird in SAP^® eingepflegt sowie verschiedene Anlagen an den erzeugten PROMOS Teilprozess angehängt. Anschließend werden die Daten (Kontierung, Beträge, Kreditor usw.) in die Bestellung transferiert und nochmals durch den Einkauf sowie den Fachbereich geprüft und letztlich freigegeben. Der Unterschriftenprozess erfolgt dabei digital. Für kleinere Maßnahmen ohne Ausschreibungsprozess wurde die VANF light geschaffen. Diese überspringt den Zwischenschritt der VDOK und führt direkt zum Auslösen der Bestellung. Begleitet wird der gesamte Freigabeprozess durch easysquare workflow. Catharina Schroll, interne SAP^® Anwendungsberaterin, beschreibt die Vorteile: „Sobald eine VANF angelegt wird, startet ein easysquare workflow Prozess und begleitet alle Schritte bis hin zur Bestellung. Das war eine tolle Leistung, denn der SAP^® Standard kennt keine VANF – dennoch war es für PROMOS kein Problem, den Prozess auf einem kundeneigenen Objekt aufzubauen. Und auch im weiteren Projektverlauf waren wir immer wieder erfreut, wie flexibel PROMOS unseren vielschichtigen Prozess mit seinen zahlreichen Beteiligten entsprechend unserer individuellen Bedürfnisse abbilden konnte.“

Herausforderung – Bearbeiterfindung und Kompetenzrichtlinie

Easysquare workflow ist mit einem persönlichen Arbeitskorb ausgestattet, in dem der zuständige Mitarbeiter den fälligen Prozessschritt zur Bearbeitung erhält. In einer übersichtlichen Maske wird er durch die zu befüllenden Eingabefelder geführt (Abbildung 1). Eine der wichtigsten Fragen im Rahmen der Prozessunterstützung im Beschaffungsprozess war für die Bayerische Hausbau nun, wie ihre komplexe Bearbeiterfindung mit rund 100 Beteiligten aus verschiedenen Einkäufergruppen abgebildet werden kann. „PROMOS hinterlegte dazu unsere Kundentabellen im System, auf deren Basis abhängig von den jeweiligen Wertgrenzen im Development und Immobilienbereich, der zuständige Bearbeiter vom System automatisch ermittelt wird“, erläutert Schroll.

Eine zusätzliche Herausforderung war die Abbildung der Kompetenzrichtlinie. Diese kann abhängig vom Freigabebetrag bis zu sechs Stufen beinhalten und verlangt ein 4-Augen-Prinzip. In der Vergangenheit wurde der fällige Prozessschritt mittels des SAP^® Standard Workflows der jeweiligen Einkäufergruppe zugespielt und im Falle einer Kompetenzüberschreitung musste die Zuweisung händisch verändert werden. „Auch in diesem Bereich hat PROMOS uns erfolgreich durch den Prozess geholfen. Heute läuft der gesamte Prozess mit all seinen verschachtelten Teilschritten automatisiert ab. Unsere kundeneigenen SAP^®-Objekte liefern ihre Prognosewerte schon während des PROMOS Prozesses in die kundeneigene Projektkostenverfolgung und mit Erzeugung der Bestellung kommen die Informationen auch ins Projektsystem zur Kostenverfolgung“, stellt Schroll zufrieden fest.

Cleveres Nachtragsmanagement

Eine Besonderheit im Bauwesen ist die Häufigkeit von anfallenden Nachträgen. Bislang hat die Bayerische Hausbau manuell in der Bestellung unterhalb der Bestellposition eine Leistungszeile ergänzt und als Nachtragsfall gekennzeichnet. Heute kommt hierfür das PROMOS Nachtragstool zum Einsatz. Die Lösung, die normalerweise auf Konditionsarten aufsetzt, wurde so umprogrammiert, dass sie sich an die Logik der Bayerischen Hausbau anpasst. Zudem wird auch die Freigabe von Nachträgen als eigener Teilprozess durch easysquare workflow unterstützt.

OPCC – Weniger Papier ist mehr

Im Rahmen des Projekts wurde auch der Auftragsversand digitalisiert. Sowohl zu Nachträgen als auch Bestellungen werden mit der letzten erfolgten Freigabe digitale Schreiben mithilfe des Korrespondenztools von PROMOS erzeugt. OpenPromos^® Corporate Correspondence (OPCC) erzeugt dabei ein Formular, das automatisch mit den verfügbaren Daten aus SAP^® befüllt wird und in gewohnter Microsoft^® Word Umgebung bearbeitet werden kann. Schroll erläutert hierzu: „Das Besondere daran ist nicht nur, dass wir Aufträge direkt aus dem System elektronisch erstellen können, sondern, dass die Erzeugung der Korrespondenz überhaupt erst mit erfolgter finaler Freigabe für den Endanwender möglich wird.“

Das zweite P steht für Pay – Der Bezahlprozess

Um auch den Rechnungseingang zu digitalisieren, entschied sich die Bayerische Hausbau für ein neues Data Capturing Tool von Hypatos. Rechnungen gehen per E-Mail ein, werden ausgelesen und in eine XML-Datei übersetzt und lösen dann in SAP^® einen easysquare workflow gestützten Prozess aus (Abbildung 2). Auch hier profitiert das Unternehmen von der automatischen Steuerung inklusive Bearbeiterfindung des zehnstufigen Prozesses. Schroll erläutert die Komplexität des Bezahlprozesses im Baubereich: „Wir erhalten nicht nur eine einzelne Rechnung zum Auftrag, sondern werden mit Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen, Einbehalten und Umlagen konfrontiert. Hier müssen bestimmte Logiken beim Buchen eingehalten werden und dabei hilft uns easysquare workflow.“ Zusätzliche Unterstützung erhalten die Anwenderinnen und Anwender bei der Prüfung von Rechnungen durch das Baurechnungsprüfblatt von PROMOS, welches ihnen einen optimalen Überblick über alle Positionen bietet.

Resümee

Die Bayerische Hausbau hat in den zweieinhalb Jahren Projektlaufzeit ihren gesamten Einkaufs- und Rechnungsprozess optimiert. Abläufe wurden digitalisiert und optimal in ihr SAP^®-System integriert. Nun werden sie automatisiert durch easysquare workflow gesteuert. Pfeiffer erläutert zum Mehr an Effizienz: „Effizienz bedeutet für uns nicht nur, schneller zu sein, sondern auch die dokumentierte, transparente und strukturierte Ablage von Dokumenten. Und das ist uns mit Hilfe von PROMOS und dem Einsatz von easysquare workflow gelungen.“ Schroll ergänzt dazu: „Die Lösung erfreut unsere Anwender auch in der Usability. Es sieht nicht aus wie SAP^®. Aber es ist SAP^®. Es ist easysquare workflow.“ Systembrüche wurden im Laufe des Projekts beseitigt, der Datenaustausch verbessert und die Kommunikation erleichtert. Insbesondere die Automatisierung des Genehmigungsverfahrens und die Transparenz über den aktuellen Stand im Prozess sind wichtige Vorteile des neuen elektronischen P2P-Prozesses. Aber auch die Steigerung der Prozess Compliance durch die automatische Bearbeiterfindung gehört zum Mehrwert. Pfeiffer dazu: „Wir konnten eine deutliche Senkung der Maverick Buying Quote verzeichnen, also dem Einkaufen ohne Vollmacht, da die Buchung von Rechnungen ohne Berechtigung sowieso nicht möglich ist.“ Die Umstellung auf den durchgängigen, integrierten und digitalen P2P-Prozess war für die Bayerische Hausbau ein voller Erfolg.

Catharina Schroll, interne SAP^® Anwendungsberaterin

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