Eine Stadt setzt auf digitale Prozesse – Die mobile Meldungserfassung beim KOE Rostock

Eine Stadt im stetigen Wandel

Wer einmal die alte Hansestadt Rostock in Mecklenburg-Vorpommern besucht hat, weiß den Charme der Hafenstadt an der Ostsee zu schätzen. Besucher erfreuen sich an dem gepflegten Stadtbild, der Infrastruktur und dem sanierten Gebäudebestand. Der Eigenbetrieb KOE ist für die Bewirtschaftung aller kommunalen Immobilien in Rostock verantwortlich und investiert jährlich etwa 50-70 Millionen Euro in Neubau und komplexe Modernisierungsvorhaben. Derzeitig verwaltet der Eigenbetrieb mehr als 360 Immobilien, die das Stadtbild teilweise prägen. Forschung und Wissenschaft werden durch die Vermietung von Laboren, Büros und Lagerflächen gefördert. Der Bau und der Erhalt von Schulen, Sportstätten, Feuerwachen, Museen, Kitas, medizinischer Praxen und Büros verbessern die Infrastruktur und erhöhen die Lebensqualität der Einwohnerinnen und Einwohner.

Eine Zusammenarbeit geprägt von Erfolg

Der KOE Rostock, kurz für „Eigenbetrieb Kommunale Objektbewirtschaftung und -entwicklung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock“, ist ein modernes Unternehmen mit Einfluss auf so gut wie alle Bereiche des Stadtlebens in Rostock. Die Bewirtschaftung, Vermietung und Neubau/Modernisierung eines umfangreichen und so unterschiedlichen Immobilienbestandes gelingt unter anderem so gut, weil der KOE früh auf die Standardisierung von Prozessen und Digitalisierung setzte. Als erster Kunde führten sie beispielsweise die neue easysquare Professional App ein. Bereits im Jahr 2020 begann die umfangreiche Testphase unter Einbindung aller Beteiligten.

Eine App für alles

Die easysquare Professional App ist der ideale mobile Helfer für Hausmeister, Handwerker, Objektbetreuer, Dienstleister und Nutzer der Immobilien. Was früher von vielen Papierformularen in die komplexen und teilweise schwer durchschaubaren ERP-Systeme manuell übertragen wurde, kann nun vor Ort mit einem Mobilgerät oder webbasiert am PC vollständig digital gesteuert werden. Typische Arbeitsprozesse in der Immobilienwelt, wie die Schadenserfassung, können in der App aufgenommen und bearbeitet werden. Sämtliche SAP^®-Stammdaten werden nahtlos in das ERP-System übertragen. Die App wird stetig von den IT-Profis der PROMOS überarbeitet und verfeinert. Dank der regelmäßigen Absprache mit Kunden wie dem KOE Rostock kann die App bestmöglich an die Ansprüche heutiger Immobilienunternehmen und deren Mitarbeitenden angepasst werden. Neue Funktionen, die seit Einführung der App fortdauernd ergänzt werden, können den Arbeitsalltag der Anwenderinnen und Anwender erheblich erleichtern.

Die Schadensmeldung über die Professional App

Die Erfassung von Meldungen wird seit der Produktivsetzung im Jahr 2021 beim KOE überwiegend mobil über die easysquare Professional App erledigt und im SAP^®-System weiterverarbeitet. So kann das Immobilienunternehmen mit weniger Aufwand und höherer Effizienz die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und der Mieterschaft erhalten bzw. sogar erhöhen. In enger Abstimmung mit der Projektleiterin Beatrice Nebelung wurden Funktionen und Workflows so angepasst, dass die Mitarbeitenden ihren Arbeitsablauf optimal über die App abbilden können. „Unsere Mitarbeitenden sind sehr zufrieden mit dem Digitalisieren von Meldungen. Für sie ist es ein immenser Vorteil, dass alle Prozesse über die App bzw. Workflows nachverfolgt und gelenkt werden können“, so Nebelung über die Einführung der App beim KOE. Schäden werden von Mitarbeitenden oder Usern in digitalen Formularen gemeldet, per Job wird in SAP^® eine Instandhaltungsmeldung angelegt und ein Workflow mit intelligent abgeleiteter Bearbeiterfindung initiiert. Eingeschlossen sind hier vor allem folgende Meldungsarten, die eine ganz unterschiedliche Abarbeitung erfordern:

• Reparaturmeldungen
• Versicherungsmeldungen
• Anfordern von Dienstleistungen
• Leistungsmängel (z.B.Dienstleistungen, Reparaturen)
  

Die IH-Meldung im SAP^®-System selbst ist als BUS-Objekt die Grundlage zur Führung der digitalen Meldungsakte zur Dokumentation des Vorgangs eingerichtet worden.

Der Workflow

Zunächst wird die Meldung zu einem Technischen Platz mobil erfasst. Hierbei kommt den Erfassern die nahtlose Integration zugute: Technische Stammdaten eines Objekts und die im System verwendeten Kataloge (Codegruppen/Codes) zu den Meldungsarten sind bereits im mobilen Formular hinterlegt. Vorhandene Mietvertragspartner zu den Mietobjekten werden angezeigt. Über die verknüpften Kataloge innerhalb der Zuordnung einer Meldung wird eine Leistungsart abgeleitet und vorbelegt, der Schaden kurz beschrieben und schließlich Ansprechpartner vor Ort und Fotos hinzugefügt. Im SAP^®-System wird die Meldung über den digitalen Arbeitskorb angezeigt und vom Objektverantwortlichen zunächst qualifiziert. Zur Abarbeitung sind Entscheidungskataloge hinterlegt. Wird die Meldung vom firmeninternen Handwerker erledigt, wird die Annahme des Auftrages einschließlich Dokumentation zur Erledigung über die App papierlos erledigt.

Zur größtmöglichen Transparenz aller Mitarbeitenden werden sämtliche Erfassungsdaten in der Änderungshistorie erfasst. Zudem kann über den Workflow die Erledigung verschiedener Schritte mit dem jeweiligen Bearbeitungsergebnis an den Meldungserfasser zurückgemeldet werden.

Ausblick

„Nach zwei Jahren Anwendung der Professional App ist es deutlich, dass digitale Prozesse mit einer erheblichen Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung einhergehen. Aus dem Grund werden wir auch in Zukunft weiter konsequent auf die Umsetzung unser Digitalisierungsstrategie setzen. Dabei unterstützt uns PROMOS mit langjähriger Erfahrung und Innovation. Die Zusammenarbeit ist von gegenseitigem Respekt und zukunftsorientierten Diskursen geprägt, weshalb wir uns auf weitere Projekte freuen.“ So schildert Projektleiterin des KOE Rostock, Beatrice Nebelung, den Blick in die Zukunft. Auch im Hause PROMOS wurde die Zusammenarbeit als sehr positiv empfunden und die Projektleitung freut sich auf die Weiterentwicklung der App und zukünftige Zusammenarbeit. „Das Spannende an diesen Projekten ist, dass sie nie wirklich enden, da immer wieder neue Funktionen und Add-ons von unserem Entwicklerteam vorgestellt werden. Daher freuen wir uns darauf, mit dem KOE Rostock auch in Zukunft zusammenzuarbeiten und von dem gegenseitigen Austausch und Feedback zu profitieren.“

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