Eine großartige Lösung für große Bauvorhaben – Optimiertes Baukostencontrolling für die Gewobag

Über die Gewobag und ihre Bauprojekte

Die Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin ist eines von insgesamt sechs landeseigenen Berliner Wohnungsunternehmen und ist mit rund 74.000 Wohnungen und mehr als 130.000 Mieterinnen und Mietern eines der größten Immobilienunternehmen Deutschlands. Der Wohnungsbestand wird durch Neubau und Zukauf fortlaufend erweitert. Neben dem Waterkant Projekt realisiert die Gewobag aktuell einige weitere Großbauvorhaben in Berlin. Auch die Aufstockung von Wohnbauten sowie Sanierungs-, Modernisierungs- und Quartiersentwicklungsprojekte oder periodische Instandhaltungen gehören zum Arbeitsalltag insbesondere des Teams Technik des Unternehmens. Manuela Howe übernimmt hierbei die kaufmännische Koordination sowie das Baukostencontrolling. Gemeinsam mit Jan Kramer, Expert Consultant bei PROMOS consult, übernahm sie die Projektleitung bei der Einführung des PROMOS Baubuchs und Projektcockpits.

Ausgangssituation

Bei der Gewobag existieren für jede Projektart abgestimmte Prozesse im Unternehmen – von der periodischen Instandhaltung bis zu großen Modernisierungs- und Neubauprojekten, die in ihrer spezifischen Ausgestaltung davon abhängig sind, wie hoch das Bauvolumen ist. Jedes Projekt ist durch die Beteiligung verschiedenster Anspruchsgruppen gekennzeichnet. So koordiniert das Bestandsmanagement Kundenwünsche, die Einkaufsabteilung ist für die Beauftragung der Baufirmen zuständig und das Portfolio- und Assetmanagement übernimmt die Rolle des Objekteigentümers. Auch externe Beteiligte, wie Behörden und Planungsbüros, sind wichtige Anspruchsgruppen im Rahmen des gesamten Projektzyklus.

Die Komplexität der Projekte macht einen ständigen, vielschichtigen Informationsaustausch unabdingbar – sei es zur Einholung einer Freigabe oder für die Verteilung von Monatsreports. In der Vergangenheit nutzte die Gewobag vorrangig Microsoft^® Excel, um ihre baubezogenen Informationen aufzubereiten. Budgets wurden durch das Controlling nicht direkt ins System eingegeben, sondern per Excel Upload eingespeist. Vor allem bei Budgeterweiterungen war der Aufwand und Zeitverlust immens, da sowohl die Anforderer als auch die freigebende Abteilung ihre Daten manuell in SAP^® hochladen mussten. So konnten bis zur Freigabe im schlimmsten Fall mehrere Tage vergehen. „Wir wollten weg davon, unsere Daten mittels diverser Excel Listen per E-Mail verteilen zu müssen. Von dem Versand von Meilensteinen, über Monatsreports an unsere Vorstände bis hin zur Liquiditätsplanung an unser Rechnungswesen – Wir waren uns sicher, dass eine ganzheitliche Lösung in unserem führenden System, nämlich SAP^®, für alle Beteiligten eine signifikante Arbeitserleichterung sein würde“, erläutert Howe die Motivation für die Projektinitiierung und führt weiter aus: „Mit PROMOS entschieden wir uns für einen erfahrenen Dienstleister, mit dem wir unsere individuellen Anforderungen gewissenhaft und lösungsorientiert umsetzen konnten.“ Das Projekt startete im September 2021 und fand im Februar 2023 seinen erfolgreichen Abschluss.

Manuela Howe, Kaufm. Koordinatorin im Bereich Technik

Anforderungen an die Lösung

Mit dem Start eines jeden Projekts geht eine individuelle Anforderungsanalyse mit dem Kunden einher. Jan Kramer beschreibt diesen Prozess bei der Gewobag wie folgt: „Wir waren uns schnell im Klaren darüber, dass das PROMOS Projektcockpit und das Baubuch im Grunde alle Aspekte mitbringen, die für das Team Technik der Gewobag so wünschenswert waren.“ Dazu zählte in erster Linie die Implementierung einer transparenten Lösung. Diese sollte jedem, der die Berechtigung hat, die Möglichkeit geben, einfach in das System zu schauen und zu erkennen, wie der Projektstand ist. Darüber hinaus sollten die Nutzer in die Lage versetzt werden, flexibel zwischen den benötigten Anwendungen und Informationen hin und her zu springen. Projektleiterinnen und Projektleiter, die in der Regel nicht nur mit ein oder zwei Modernisierungsvorhaben betraut sind, sondern oft für eine Vielzahl von Instandhaltungsprojekten oder laufenden Maßnahmen verantwortlich sind, sollten mit der Einführung der neuen Lösung einfacher und schneller einen Überblick ihrer relevanten Daten erhalten. Inwiefern für diese Anforderungen ein Match gefunden wurde, zeigt die Lösungsbeschreibung.

Über die Lösung und Prozessoptimierungen

Grundsätzlich haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gewobag mit der Einführung der neuen Lösung ein optimales Tool an die Hand bekommen, um schnell und übersichtlich auf ihre Daten zuzugreifen. Das Baubuch bündelt alle wichtigen Informationen und macht einen Absprung in tieferliegende oder übergreifende Daten besonders einfach. Aus dem Projektcockpit heraus können Projektleiterinnen und Projektleiter besonders einfach in andere Anwendungen oder Prozesse des SAP^®-Systems abspringen. Zusätzlich hat das IT-Projektteam spezifische Anforderungen der Gewobag umgesetzt, die im Folgenden näher ausgeführt werden.

Digitalisierung des Nachtragsprozesses

Der Nachtragsprozess für Budgetnachträge wurde im Rahmen des Projekts vollständig digitalisiert. Es wird bei der Gewobag zwischen Nachträgen unterschieden, die durch ein bereits zuvor eingeplantes Budget für „Unvorhergesehenes“ abgedeckt sind und Nachträgen, die darüber hinausgehen. Bei der Ausschöpfung des Budgets für Unvorhergesehenes handelt es sich lediglich um eine Budgetverschiebung, die im Rahmen eines einfachen Formulars intern freigegeben werden kann. Außerhalb liegende Überschreitungen erfordern eine mehrstufige Freigabe, die ggfs. bis in den Vorstand reicht. „Wir nutzen hierfür ein spezielles Tool, über das wir direkt in SAP^® die Nachträge pflegen können, woraufhin automatisch ein Freigabeprozess initiiert wird, der bis zu sechs Schritte umfasst. Der Fortschritt dieses Workflows kann natürlich jederzeit digital eingesehen werden und nach erfolgter Freigabe werden die Budgets automatisch aktualisiert. Wir sind sehr glücklich mit der Umsetzung, da wir nun keine separaten Freigabeformulare mehr per E-Mail versenden müssen. Das erspart uns zahlreiche Arbeitsschritte und birgt enorme Zeitvorteile“, stellt Howe zufrieden fest. Wie für easysquare workflow Prozesse üblich, können die Vertreterregelungen für die Freigabeprozesse genutzt werden. Zudem wurde zum Teil eine Poollösung implementiert, mit der mehrere User in den unterschiedlichen Stufen die Möglichkeit haben, eine Freigabe zu erteilen.

Implementierung eines digitalen Monatsreportings

Für größere Bauvorhaben, die vom Vorstand oder Aufsichtsrat freigegeben wurden, werden monatliche Reportings zum Baufortschritt erstellt. Diese können nun erstmalig direkt aus SAP^® abgerufen werden. Zwar wurden auch vorher schon die Kosten des Bauprojekts über SAP^® abgebildet, nun werden hier jedoch auch Termine, Projektbeteiligte, Projektart, Objektdaten, Wohn- und Nutzflächen, die einzelnen Projektphasen, Risikobewertungen und viele weitere wichtige Informationen erfasst und entsprechend automatisiert aufbereitet.

Liquiditätsplanung

Für die Budgetplanung nutzt die Gewobag eine lineare Kostenverteilung. Die Projektleiterinnen und Projektleiter planen ihre Budgets, welche dann automatisch über den gesamten Bauplanungszeitraum verteilt werden. Aus dieser Budgetplanung heraus kann automatisiert eine Liquiditätsplanung erstellt werden. Howe stellt zufrieden fest: „Wir müssen nicht mehr separate Excel Listen aus dem Rechnungswesen befüllen und dort die Vorausschau der nächsten sechs Monate eintragen. Das macht das System zum Glück jetzt von selbst.“

Pflegeprofile

Als besonders nützlich erweisen sich zudem die neuen Pflegeprofile, die für die Budgetplanung geschaffen wurden. Neben dem Kostenrahmen, der Kostenschätzung, der Kostenberechnung und dem Kostenanschlag existieren weitere Profile für die Prognose, die aktuelle Freigabe sowie die ggfs. notwendige Aufsichtsratfreigabe. Howe erklärt die Vorteile:

„Hervorragend ist für uns die Kostenverfolgung über die einzelnen Pflegeprofile. Wenn wir zum Beispiel mit dem Kostenrahmen beginnen, sehen wir über die einzelnen Knotenpunkte die Kostenentwicklung. Gab es eine Kostensteigerung oder sind wir im Planungshorizont geblieben? Wir nutzen diese Darstellung auch, um rückblickend auf ein Projekt zu schauen.“

Zusammenfassung und Fazit

Mit der Einführung des PROMOS Baubuchs und des Projektcockpits wurde die Gewobag in die Lage versetzt, ihre Projektdaten effektiv mit dem Kostencontrolling zu verbinden und auszuwerten. „Wir sind seit der Einführung der neuen Lösung deutlich effizienter in unseren Prozessen und haben zudem eine viel höhere Transparenz erzielt. All unsere baubezogenen Daten sind jetzt in SAP^® jederzeit verfügbar und können dort ausgewertet werden. Das ist für alle Projektbeteiligten super komfortabel und wir haben von unseren Projektleiterinnen und Projektleitern bisher nur positives Feedback erhalten“, resümiert Howe zum erfolgreich abgeschlossenen Projekt. Das Projektteam wird in einem Jahr die Prozesse noch einmal evaluieren, um eventuelle Stellschrauben zu identifizieren. Wir bleiben gespannt!

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