Gut informiert – Die neue mobile Meldungshistorie für die easysquare Professional App

Über die easysquare Professional App

Die easysquare Professional App basiert auf digitalen Formularen, die alle Anspruchsgruppen rund um das Management von Immobilien nutzen können, um Aufgaben vor Ort dokumentiert und in SAP^® integriert zu erledigen. Mit unzähligen Kunden und für verschiedenste Einsatzszenarien optimiert, avanciert die easysquare Professional App seit einigen Jahren zu einer der beliebtesten Lösungen der PROMOS. Vom mobilen Qualitätsmanagement über die Schadenserfassung bis hin zum Mieterwechsel hat sich die App als wahrer Effizienz-Booster erwiesen. Objektbezogene SAP^®-Daten haben Bearbeitende jederzeit auf dem Endgerät in der Hosentasche und Aufgaben können in der App vorgenommen werden, ohne dass sie anschließend mühsam im Büro in SAP^® übertragen werden müssen. Viele nützliche Features, wie eine integrierte Foto- und digitale Unterschriftenfunktion, Routenplanung, GPS-Tracking und Katalogauswahlen zur vereinfachten Datenaufnahme, erleichtern die tägliche Arbeit von Facility Managern und Bestandsbetreuenden nachweislich. Doch nicht nur das: Auch das Image des Wohn- oder Immobilienunternehmens kann erfahrungsgemäß gesteigert werden. Ein Mitarbeiter mit Tablet, das sowohl als Informationsquelle als auch als Arbeitsmittel dient, macht doch einen deutlich überzeugenderen Eindruck als ein Mitarbeiter mit Klemmbrett und loser Papiersammlung.

Im Rahmen einer Vielzahl von Kundenprojekten wurde und wird die App immer weiter optimiert. Innovative Ideen und Anforderungen von Kunden fließen immer wieder mit ein und machen sie noch besser. Auf diese Weise kam es auch im vergangenen Jahr zur Umsetzung einer neuen und nützlichen Funktionserweiterung.

Steigerung der Auskunftsfähigkeit

Stellen Sie sich vor, Ihr Hausmeister wird bei seiner routinemäßigen Arbeit in einem Objekt von einer Mietpartei darauf aufmerksam gemacht, dass das Geländer zum Keller wackelt. Ihr Mitarbeiter nimmt diesen Schaden sofort per easysquare Professional App auf, woraufhin automatisch eine Meldung in SAP^® erzeugt wird. Drei Wochen später ist Ihr Hausmeister erneut beim Objekt und wird wieder auf den Schaden angesprochen. Er ist verwundert, dass dieser noch nicht behoben wurde. Nun kann es schon mal vorkommen, dass die Bearbeitung länger dauert als geplant. Früher musste er jetzt entweder im Büro anrufen und zusätzliche Informationen zum aktuellen Bearbeitungsstand erfragen oder den Mieter vertrösten und sich später selbst in SAP^® ein Bild von der Lage machen.

Das muss heutzutage nicht mehr so sein. Deshalb schaffte PROMOS im Rahmen eines Kundenprojekts eine Funktionalität zur Anzeige offener Schadensmeldungen. Statt unnötig ahnungslos zu sein, greift der Hausmeister nun zu seinem mobilen Endgerät mit der easysquare Professional App. Zusätzlich zur Kachel „Schadensmeldung“ sieht er die neue Kachel „Offene Meldungen“ (Abbildung 1). Per Fingertipp öffnet sich eine Eingabemaske, in welche die gesuchte Wirtschaftseinheit eingegeben wird. In der Regel sind alle Wirtschaftseinheiten des Bestandes bereits in der App vorgeladen. Der User wählt nun die betreffende Wirtschaftseinheit aus und drückt den Knopf „Meldung ermitteln“. In diesem Moment findet eine Live-Abfrage im SAP^®-System statt. Es werden anschließend über den Punkt „Meldung auswählen“ alle vorhandenen aktiven Schadensmeldungen zur Wirtschaftseinheit mit ihren untergeordneten Objekten – also auch Gebäude oder Wohnungen – angezeigt (Abbildung 2). Mit Klick auf die entsprechende Meldung, in unserem Fall also das defekte Kellergeländer, wird der Hausmeister nun auskunftsfähig. Er sieht den aktuellen Bearbeitungsstatus, die Bestellnummer, die geplante Fertigstellung und, wenn es ein HWK-Auftrag war, auch, dass der Auftrag beispielsweise von Handwerksfirma XY bereits angenommen wurde. Wenn in SAP^® Langtexte gepflegt werden, sind auch diese in der App einsehbar (Abbildung 3). Hier können beispielsweise Informationen über Lieferengpässe oder ähnliches vermerkt werden. Der Mitarbeiter ist nun jederzeit auskunftsfähig und kann von überall nachsehen, welcher Bearbeitungsstand im SAP^®-System aktuell ist.

Vermeidung von Doppelbeauftragungen

Die easysquare Professional App eignet sich optimal, um auch Ad-hoc Schäden an Gebäuden zu melden, da die Daten zum Objekt jederzeit abgerufen werden können. Ungünstig war es bisher nur, wenn der Schaden bereits durch einen Mieter gemeldet oder einen anderen Mitarbeiter erfasst wurde, dies jedoch in der App nicht ersichtlich war. Dann musste der Mitarbeiter zuvor im SAP^®-System manuell prüfen, ob der Schaden bereits gemeldet ist oder die neue Meldung ggfs. später wieder stornieren. Diese zeitraubende Arbeit entfällt nun: Mit Hilfe der Anzeige offener Meldungen kann der Mitarbeiter nun zunächst prüfen, ob der Schaden bereits bearbeitet wird.

Standardmäßig werden hierbei nur offene Meldungen angezeigt. Sie können der Abfrage jedoch mitgeben, dass die Meldungshistorie zu einer Mieteinheit für einen Zeitraum X ausgegeben werden soll. Wird der Bearbeiter zu seinem spezifischen Technischen Platz und Schaden fündig, kann er in die Details abspringen und schauen, welche Informationen zur Behebung hinterlegt sind. Also zusammengefasst: Weniger Arbeit, mehr Übersicht, eine höhere Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit!

Optionale Ausprägungsvariante

Einer der besonderen Vorteile der easysquare Professional App ist, dass sie perfekt auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden angepasst werden kann. Im Rahmen dieser Anpassungsarbeiten wurde die Meldungshistorie direkt in die Meldungserfassung integriert. Der Anwender ruft also nicht die offenen Meldungen des gesamten Bestands ab. Stattdessen werden ihm automatisch während der Erstellung einer neuen Schadensmeldung die bestehenden Meldungen zum ausgewählten Technischen Platz angezeigt. Auf diese Weise wird die Wahrscheinlichkeit für Doppelbeauftragungen zusätzlich reduziert. Über das Customizing können auch andere Spezifika ausgeprägt werden, z. B. das benutzergruppenspezifische Ein- und Ausblenden bestimmter Felder wie der Auftragswert oder die Codegruppe.

Fazit und Perspektive

Mit der Erweiterung der mobilen Schadenserfassung um die Meldungshistorie können User per App auf die selben Informationen zugreifen wie im Büro mit ihrem SAP^®-System. Das Tool richtet sich an alle Mitarbeitenden innerhalb Ihres Unternehmens, die mit der easysquare Professional App arbeiten – vom normalen Kundenbetreuer über einen Techniker oder Hausmeister bis hin zur Geschäftsführerin, wenn dies gewünscht ist. Die Funktionalität bietet durch die erhöhte Auskunftsfähigkeit und die Vermeidung von Doppelbeauftragungen einen signifikanten Mehrwert. Perspektivisch ist die Weiterentwicklung des Tools denkbar. So könnten beispielsweise bestehende Meldungen vom User um weitere Informationen ergänzt werden. Die Digitalisierung kennt keine Grenzen!