PROMOS.GT ready2 – Die Essenz aus dem, was unsere Kunden lieben

Wie stellt man sich ein System vor, das einerseits konfigurierbar und auf die individuellen, oftmals speziellen Anforderungen verschiedenster Immobilienunternehmen anpassbar ist, andererseits in kürzester Zeit eingeführt werden kann? Aus der langjährigen Zusammenarbeit mit vielen großen, kleinen und mittelständischen Unternehmen, hauptsächlich aus der Immobilienbranche, konnten wir viel Erfahrung sammeln.

Was ist PROMOS.GT ready2?

Welche Werkzeuge benötigen Immobilienunternehmen, um im schnelllebigen Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu sein und ihre Betriebsabläufe und Ressourcen effizient und profitabel zu steuern? Welche Grundfunktionalitäten benötigen alle Unternehmen? Mit welchen Herausforderungen werden Unternehmensleiter und ihre Teams oft konfrontiert? Und wie können neue Technologien für alle zugänglich gemacht werden? Aus den gestellten Fragen haben wir ein System entwickelt, das den Bedarf moderner Unternehmen abdeckt.

Ausgestattet mit den wichtigsten Basisfunktionen kann PROMOS.GT ready2 in erstaunlich kurzer Zeit in die Unternehmensabläufe integriert werden – Der Rekord liegt derzeit bei drei Monaten! Dennoch lässt es sich mit verschiedenen Erweiterungsoptionen an individuelle Wünsche und Anforderungen anpassen.

Eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche macht das System schließlich für jeden leicht zugänglich – auch für diejenigen, die keine technischen oder SAP^®-Vorkenntnisse besitzen.

Was sind die Vorteile einer individualisierbaren Lösung?

Eine Standardlösung, die bereits sämtliche wichtigen Funktionen für moderne Immobilienunternehmen bereithält, bietet einen entscheidenden Vorteil: Zeit- und Kostenersparnis. Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist oft ein langwieriger und teurer Prozess. Mit einer Standardlösung werden Konzeptions- und Umsetzungsphasen deutlich verkürzt. Zusätzlich profitieren Unternehmen, die auf eine Standardlösung setzen, von einer deutlich besseren Wartbarkeit und einfacheren Anpassungsfähigkeit ihres Systems. Dennoch ist es wichtig, dass Unternehmen nicht auf die für sie essenziellen Funktionen verzichten, die sie benötigen, um ihr individuelles Business effizient zu steuern. Dank der verfügbaren Ausbaupakete profitieren Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig von einer hohen Flexibilität. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die hohe Standardisierung erleichtern neuen Mitarbeitenden den Einstieg und steigern die Produktivität im gesamten Unternehmen. Und nicht zuletzt bietet die Verwendung von SAP^® als technologische Basis Unternehmen langfristige Sicherheit und Stabilität. Damit sind ihre Investitionen in die Zukunft bestens geschützt.

Was beinhaltet die Lösung?

PROMOS.GT ready2 besteht nicht nur aus vielen innovativen Einzellösungen. Anwenderinnen und Anwender erhalten auch Tools, das Fiori^® Launchpad und umfassende Einführungsunterlagen, damit die Einführung und Anwendung reibungslos gelingen können. Unter anderem zählen diese vier Highlights dazu:

1. Fiori^® Launchpad

Als zentrale Anlaufstelle für die User bietet das Fiori^® Launchpad eine benutzerfreundliche und personalisierbare Oberfläche, die den Zugriff auf alle relevanten Anwendungen und Informationen erleichtert. Durch das intuitive Design können Benutzerinnen und Benutzer schnell auf ihre bevorzugten Funktionen zugreifen und ihre Arbeitsabläufe optimieren. Das Launchpad ist also ein wichtiger Bestandteil der Lösung, der die Effizienz steigert und die Benutzererfahrung verbessert.

2. OpenPromos^® Corporate Correspondence

Formulare erstellen? Für manche ein Albtraum! Das leistungsstarke Tool zur Verwaltung und Organisation von Korrespondenzen ermöglicht es, Formulare einfach und digital zu erstellen, Serienbriefe anhand der Daten aus dem System schnell zu versenden und vieles mehr. Unternehmen können effizient mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern kommunizieren, indem sie Briefe, E-Mails und andere Dokumente zentral verwalten und nachverfolgen.

3. Schulungsunterlagen in jeder Form

Umfassende Schulungsmaterialien bereiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Einsatz von PROMOS.GT ready2 optimal vor. Von Handbüchern über Schulungsvideos bis hin zu praktischen Übungen bietet das Paket alles, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das Beste aus der neuen Lösung herausholen.

4. Umfassende Testfalldokumente

Vordefinierte Testfälle und Szenarien bieten allen die Möglichkeit, die Funktionalität und Zuverlässigkeit von PROMOS.GT ready2 zu bestätigen. Durch eine systematische Teststrategie wird sichergestellt, dass das System reibungslos und zuverlässig läuft, wenn es in den Echtbetrieb übergeht.

Alle Funktionen und Anwendungen von PROMOS.GT ready2 aufzuzählen – Das würde schlicht den Rahmen dieses Artikels sprengen. Doch einige Highlights können wir vorstellen. Financials, Real Estate Management und Bau sind die drei Hauptbereiche, für die PROMOS.GT ready2 praktische Tools und Features bietet. Im Bereich Financials ist der Rechnungseingangsworkflow eine beliebte Funktion für die effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Durch automatische Zuweisung von Aufgaben und intuitive Benutzeroberflächen in SAP Fiori^® wird die Bearbeitungszeit verkürzt und die Nutzung anwenderfreundlich gestaltet. Der digitale Posteingang ermöglicht außerdem eine nahtlose Weiterverarbeitung von Papierrechnungen.

Das Real Estate Management umfasst nicht nur verschiedene Funktionen zur Nebenkostenabrechnung oder Konditionsanpassungen, es werden auch regelmäßig Tools zur Einhaltung neuer Gesetze und Richtlinien entwickelt. Eins davon ist die Lösung zur Energieeffizienz-Richtlinie der Europäischen Union (EED), die es Vermietern leicht macht, ihren Mietern die unterjährigen Verbrauchsinformationen regelmäßig zur Verfügung zur stellen. Durch die nahtlose Synchronisation von Stammdaten zwischen dem ERP-System des Wohnungsunternehmens und dem Messdienst wird eine genaue Abbildung komplexer Strukturen ermöglicht. Die Lösung unterstützt auch die Erstellung und Weiterleitung digitaler Dokumente für unterjährige Verbrauchsinformationen, bspw. durch eine Mieter-App. Vermieterinnen und Vermieter profitieren von der Gesetzeskonformität, Prozesseffizienz mittels Automatisierung und Datenschutz dank der internen Verarbeitung der Daten.

Im Bereich Bau und Instandhaltung unterstützen zahlreiche Add-ons und Funktionen Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Projekte und Erhöhung ihrer Mieterzufriedenheit. Mit der easysquare Schadenserfassung werden Schäden vor Ort mittels einer mobilen App schnell und transparent bearbeitet. Der Prozess ist nahtlos integriert und ermöglicht eine effiziente Dokumentation und Übertragung der Daten an das SAP^®-System. Vorteile umfassen eine gesteigerte Mieterzufriedenheit durch schnellere Bearbeitung, einen papierlosen Prozess dank mobiler Erfassung und eine Zeitersparnis durch minimierte Schnittstellen und Medienbrüche.

Was sagen Anwenderinnen und Anwender?

Ob sich der Einsatz von PROMOS.GT ready2 lohnt und welche Funktionen besonders hilfreich sind – Das können am besten diejenigen bewerten, die das System oder dessen Einzellösungen bereits nutzen! Martin Henke, Gründer des jungen Wohnungsunternehmens talyo., welches sich in kurzer Zeit sehr schnell im Wohnungsmarkt etabliert hat, beschreibt die Einführung von PROMOS.GT ready2 folgendermaßen: „Wir konnten bereits nach kurzer Zeit unsere Geschäftsprozesse über die neueste SAP^®-Software abbilden und alle Bestände, die wir bereits akquiriert hatten, über das ERP-System administrieren.“ Besonders blieben ihm die zahlreichen, flexiblen Schulungsmöglichkeiten in Erinnerung: „Die Schulung ist entscheidend! Dank PROMOS konnten wir dies flexibel gestalten – Die Besprechungskonferenzen fanden in Kleingruppen digital statt und wurden an unsere zeitlichen Möglichkeiten und Bedürfnisse angepasst“, so Henke.

Auch Peach Property setzte auf ein neues ERP-System und war über die schnelle und einfache Einführung begeistert:

„Wir freuen uns, dass unter den knappen Zeitvorgaben eine volldigitale Plattform produktiv gehen konnte, die zum einen sehr einfach in der Bedienung ist und zum anderen die Integration unserer neuen Bestände flexibel abbildet.“ Nicht nur die ERP-Systeme, auch die Einzellösungen wurden von verschiedenen Immobilienunternehmen geprüft und eingeführt. Marco Nadig, Abteilungsleiter Rechnungswesen und Finanzen bei der Hilfswerk-Siedlung GmbH, beschreibt zum Beispiel die Umstellung auf eine komplett digitale Rechnungsbearbeitung so: „Mit dem neuen Rechnungseingangsworkflow wollten wir vor allem effizienter werden. Deshalb lag unser Fokus auf einer komplett digitalisierten Bearbeitung. Nun werden unsere Rechnungen wesentlich schneller und transparenter verarbeitet. Also ein voller Erfolg!“

Eine Lösung kann nicht alles – Oder doch?

In der Welt der Immobilienwirtschaft ist Effizienz entscheidend. PROMOS.GT ready2 ist eine umfassende Lösung, die Zeit und Kosten spart, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet und langfristige Sicherheit und Stabilität gewährleistet. Die verschiedenen Module, das Fiori^® Launchpad, OpenPromos^® Corporate Correspondence sowie die Standard- Schulungsunterlagen und Testfalldokumente zeigen, dass PROMOS.GT ready2 weit mehr als nur eine Standardlösung ist. Es ist eine maßgeschneiderte Antwort auf die komplexen Anforderungen der modernen Immobilienbranche.

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