Der mobile Mieterwechsel – Herausforderungen und Erfolge bei der Berliner Gewobag

Der klassische Mieterwechsel – Viele Akteure & lange Prozesse

Was passiert bei einem Mieterwechsel? Und warum sollte er digital ablaufen? Wird ein Mietvertrag gekündigt, wird dies zunächst im ERP-System registriert. Dies löst dann Termine zur Sichtung der Wohnung aus. Daraufhin findet die Vorabnahme statt und notwendige Sanierungsmaßnahmen werden ermittelt. Hier dokumentieren die Mitarbeitenden vor Ort alle wichtigen Daten – klassischerweise mit Zettel und Stift. Diese werden in einem Ordner gesammelt und müssen im Büro händisch ins System übertragen werden. Gegebenenfalls müssen Reparaturtermine vereinbart werden und es wird ermittelt, wer welche Schäden behebt. Schlussendlich findet eine Endabnahme statt – Auch hier müssen diese Daten zur Verfügung stehen. Mitarbeitende haben sie also ausgedruckt oder händisch notiert vor Ort dabei. Schließlich wird dann die Wohnung an eine neue Mieterin oder einen neuen Mieter übergeben. Aufgrund der vielen Teilschritte erfordert der gesamte Prozess viel Arbeitszeit, Aufwand und Organisation. Menschliche Fehler und Verzögerungen lassen sich hier leider nicht ausschließen. Selbst wenn das ERP-System bereits einige Schritte, wie die Terminvergabe, automatisiert abwickelt, muss vieles händisch aufgenommen und übertragen werden.

Der digitale Mieterwechsel – Mehr Übersicht & höhere Effizienz

Dieser langwierige Prozess muss nicht so kompliziert sein! Das dachte sich die Gewobag und führte in Zusammenarbeit mit PROMOS eine mobile Lösung ein, mit der sämtliche Schritte digital abgewickelt werden. Wie sieht das genau aus? Auf den mobilen Endgeräten der internen sowie auch externen Mitarbeitenden befindet sich die für die Gewobag gebrandete easysquare Professional App. Wird ein Mietvertrag gekündigt, dann wird die dazugehörige Kündigung im ERP-System der Gewobag aktiviert und ein Abnahmetermin hinterlegt. Die relevanten Daten zur Wohnungsabnahme werden sofort aus dem ERP-System an die App übertragen. So ist dann schnell alles ersichtlich: Um welchen Mieter und welche Wohnung es sich handelt, welche Räume vorhanden sind, welche Ausstattung in der Wohnung vorhanden ist, die Anzahl der Schlüssel, die dem Mieter ursprünglich übergeben wurden und vieles mehr. Kundenbetreuern der Gewobag und dem Hauswart-Service stehen alle diese Daten mobil auf dem Endgerät zur Verfügung, was die Erfassung vor Ort sowie die Rückintegration in das ERP-System der Gewobag maßgeblich erleichtert.

Mit der Kündigung des Mietvertrags wird der erste Termin der Wohnungsabnahme – die Vorabnahme – eingestellt und gleichzeitig die notwendigen Daten zur Durchführung an die App übertragen. Im Rahmen der Vorabnahme erfassen die Kundenbetreuer der Gewobag den Zustand der Wohnung, gleichen die Kontaktdaten ab und ermitteln Unstimmigkeiten vor Ort, wie eine Abstellkammer, die nicht registriert ist, oder ein fehlender Schlüssel. Diese können gleich in der App korrigiert und ergänzt werden – auch im Keller, wo die Internetverbindung nicht immer gegeben ist. Und wenn aus Versehen die App einmal ohne zu Speichern geschlossen wurde, sorgt der Wiederherstellungsmodus dafür, dass keine Daten verloren gehen. Für die anschließende Endabnahme und Übergabe werden die Daten aus der Vorabahme vererbt – also in der App fortgeschrieben.

Muss das Bad saniert werden? Muss eine Zimmertür ausgetauscht werden? Auch sämtliche Sanierungsmaßnahmen zum Gewerk werden mit Hilfe eines Leistungskatalogs mobil erfasst. Alle Informationen werden an das ERP-System übertragen, eine Instandhaltungsmeldung wird angelegt und an das Handwerkerportal übermittelt. Zuständige Handwerker werden ausgewählt und im Anschluss beauftragt. Im Rahmen eines separaten Abnahmetermins zur Instandhaltungsmeldung werden die Sanierungsmaßnahmen überprüft und abgenommen.

Wurden alle Reparaturen ordnungsgemäß durchgeführt? Muss noch nachgearbeitet werden? Auf Basis der mobilen Erfassung werden Protokolle erstellt, in das ERP-System übermittelt und zum Mietobjekt oder Mietvertrag abgelegt. Sämtliche Protokolle zur Vor- und Endabnahme werden an den Mieter oder die Mieterin gesendet und die Versorger erhalten, sofern technisch möglich, die aktuellen Zählerstände.

Herausforderung Nr. 1 – Eine Dreiecksbeziehung

PROMOS ist nicht der einzige Partner der Gewobag. Es ergab sich eine besondere Konstellation mit einem weiteren ERP- Softwareentwickler, welcher der Hauptlieferant für ERP-Software bei der Gewobag ist und somit eine wichtige Rolle im Rahmen des Mieterwechsels spielt. Die Herausforderung bestand darin, die mobile Anwendung nahtlos in die Logik des Softwareentwicklers zu integrieren. Dies führte zu einer komplexen Dreiecksbeziehung zwischen PROMOS als Anbieter, der Gewobag als Kunde und deren ERP-Softwarelieferant. Dank der transparenten Kommunikation und konstruktiven Zusammenarbeit aller Parteien stellte dies jedoch kein Problem dar und die Aufgabe wurde mit innovativen Ideen erfolgreich gemeistert.

Herausforderung Nr. 2 – Drei Betriebssysteme & eine App

Eine weitere Herausforderung ergab sich aus den mobilen Endgeräten: Die Kundenbetreuer der Gewobag sind mit iPads ausgestattet, die Mitarbeitenden des externen Hauswart-Services wiederum nutzen Windows-Geräte. Die App musste also auf beiden sehr unterschiedlichen Betriebssystemen einwandfrei laufen. Doch vor dieser Herausforderung wurde nicht zurückgescheut! Schlussendlich können die internen iOS-User seit Sommer 2022 und die Windows-Nutzer seit Januar 2023 sämtliche Arbeitsschritte mit der App effizient abwickeln. Dabei blieb es jedoch nicht: Der Hauswart-Service wird in den kommenden Monaten seine Windows-Geräte durch Android Tablets ersetzen. PROMOS stellt damit sicher, dass neue Funktionen und Features in der App auf allen drei Plattformen zur Verfügung stehen und einwandfrei funktionieren – wie zum Beispiel die Offlinefähigkeit, die Kartenfunktion mit Absprung in das Formular, die Passwortanzeige und die Bearbeitung von Fotos auf mehreren Ebenen im Formular.

Fazit – Wurden die Herausforderungen erfolgreich überwunden?

Seit anderthalb Jahren ist die Gewobag nun mit der neuen Lösung aktiv. Mitarbeitende der Gewobag selbst sowie des Hauswart-Services arbeiten tagtäglich mit der Professional App von easysquare und wickeln sämtliche Schritte des mobilen Mieterwechsels darüber ab. Was ist das Fazit? Tanja Lingenberg, Projektleiterin seitens der Gewobag, beschreibt das Ergebnis folgendermaßen: „Für uns besteht der größte Vorteil darin, dass wir keine Medienbrüche mehr haben. Das spart unseren Mitarbeitenden und dem Hauswart-Service viel Zeit bei der Vor- und Nachbereitung. Früher wurde alles per Hand aufgenommen, eingescannt und im Anschluss ins System eingepflegt. Diese kleinteiligen Schritte werden nun synchronisiert und ohne Medienbrüche durchgeführt, was auch das Fehlerpotenzial mindert.“ Der Mieterwechsel findet schneller und effizienter statt.

Was hat sich übergeordnet für die Gewobag geändert? „Durch die Vorgaben im Protokoll verbessert sich unsere Stammdatenqualität. Bei einem Papierprotokoll gibt es keine Pflichtfelder. Nun muss alles Erforderliche ausgefüllt werden, damit das Formular final unterschrieben und abgeschlossen werden kann. Des Weiteren haben wir damit einen besseren Überblick über sämtliche Prozesse und Arbeitsschritte“, so Tanja Lingenberg weiter.

Ist das Projekt damit abgeschlossen? Keinesfalls! Jede Erkenntnis und Beobachtung während der praktischen Anwendung im ERP-System und in der App wird von der Gewobag aufgenommen. Die Anforderungen und Optimierungsthemen wurden nach Priorität gegliedert, so dass die wichtigsten Punkte schnellstmöglich bearbeitet werden konnten. Im letzten Jahr konnte die Gewobag zusammen mit PROMOS noch einige Verbesserungen in der App und im ERP-System umsetzen, wie zum Beispiel das Fehlermonitoring und -handling im ERP-System sowie die Darstellung von Änderungen aus der mobilen Erfassung im Rückintegrationsdialog und die Ablage von Grundrissen und internen Protokollen im ERP-System.

Kathrin Finn, Projektleiterin bei PROMOS, stellt abschließend fest: „Die Umsetzung des Projekts konnte dank der offenen Kommunikation und dem regelmäßigen Austausch aller Parteien so gut gelingen. Es gab einige Herausforderungen, die sich aus der besonderen Konstellation ergaben. Wir sind froh, dass wir diese zufriedenstellend meistern konnten und die Gewobag mit unserer Professional App nun noch produktiver und effizienter arbeiten kann. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und das wertvolle Feedback dieses großen Kunden!“ Auch in diesem Jahr wollen die Gewobag und PROMOS gemeinsam den mobilen Mieterwechsel noch weiter optimieren. Es folgen also sicherlich weitere spannende Updates!

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