Allrounder für alle gesetzlichen Vorgaben – Genossenschaftslösung erstmals im Einsatz

Im Kontext des Wohnungsbaus gewinnen Genossenschaften als alternative Organisationsform zunehmend an Bedeutung. Wohnungsbaugenossenschaften setzen auf dem Prinzip der Selbsthilfe und der gemeinschaftlichen Nutzung von Wohnraum auf, wodurch sie nicht nur wirtschaftliche, sondern auch soziale Ziele verfolgen. Eine wesentliche Grundlage für ihre betrieblichen Abläufe bildet dabei das Genossenschaftsrecht, das die Struktur und das Handeln dieser Organisationen regelt.

In diesem Zusammenhang werden Wohnungsbaugenossenschaften vor zahlreiche Anforderungen gestellt, die sich aus den genossenschaftsrechtlichen Bestimmungen ableiten. Von der Verpflichtung zur Berichterstellung für die Mitglieder über das Vorgehen beim Austritt von Genossinnen und Genossen bis hin zur Gewinnausschüttung sind Wohnungsbaugenossenschaften mit zahlreichen Aufgaben konfrontiert, die durch immobilienwirtschaftliche Standardsoftware nicht abgedeckt werden.

Aus diesem Grund hat PROMOS eine spezielle Lösung entwickelt, die sowohl alle gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt als auch das tägliche Doing prozessorientiert digital unterstützt. Es handelt sich hierbei um eine SAP^® ERP-Lösung, die auf der modernen SAP S/4HANA^® Datenbank und der benutzerfreundlichen Fiori® Oberfläche basiert. SAP S/4HANA^® ermöglicht es, große Datenmengen in Echtzeit zu verarbeiten, während Fiori^® eine intuitive Benutzeroberfläche bietet, die auch ohne technisches Vorwissen leicht zu bedienen ist. So können alle wichtigen Aufgaben effizient und gesetzeskonform abgewickelt werden. Die Lösung ist dabei entsprechend des neuen ready-to-use Ansatzes für jede Wohnungsbaugenossenschaft sofort auslieferungsfähig und einsatzbereit.

Grundlagen der Lösung

Der Einstieg in die neue Genossenschaftslösung erfolgt über aufgabenspezifisch ausgeprägte Kacheln. Entsprechend des user-orientierten Ansatzes von Fiori^® werden jedem Mitarbeitenden nur genau die Kacheln angezeigt, die für das jeweilige Aufgabenfeld benötigt werden bzw. für die er oder sie berechtigt ist.

Eine Clusterung nach Prozessen und Themen, wie z. B. Jahresabschluss oder Buchungen, ist sinnvoll, weil die Übersichtlichkeit stark erhöht wird. Gleichzeitig ist sie unternehmensindividuell anpassbar (siehe Abbildung 1). Grundsätzlich ist die Lösung technisch so aufgebaut, dass jedem Mietvertrag ein Mitgliedsvertrag zugeordnet ist, da jeder Mieter oder jede Mieterin gleichzeitig Mitglied der Genossenschaft sein muss. Diese Verknüpfung vereinfacht die Pflege und Bearbeitung von Daten dank der exakten Zuordenbarkeit und der einfachen Absprungmöglichkeit in den Mietvertrag und zurück zum Geschäftspartner – per Knopfdruck! Diese Zuordnung bildet die logische Basis der Lösung.

Vom Beitritt bis zum Ausscheiden – Umsetzung aller Anforderungen im Laufe der Mitgliedschaft

Um Mitglied einer Wohnungsgenossenschaft zu werden, muss ein schriftlicher Antrag durch den Interessenten oder die Interessentin gestellt werden. Dieser wird anschließend durch den Vorstand der Genossenschaft geprüft. Die Höhe der zu zahlenden Anteile wird auf Basis unterschiedlicher Faktoren bestimmt, z. B. durch die Satzung selbst, den Wert oder die Größe der zugeteilten Wohnung oder durch die demokratische Entscheidung der Mitglieder. Der Aufnahmeprozess wird digital durch die Genossenschaftslösung unterstützt und der Beitritt dokumentiert.

Zahlreiche praktische Funktionen in der Lösung erleichtern nicht nur den gesamten Prozess, sondern erhöhen auch die

Zahlungssicherheit und Effizienz: Die gezeichneten Anteile und das tatsächliche Geschäftsguthaben des Mitglieds können jederzeit im Reiter „Anteile“ des Mitgliedschaftsvertrages übersichtlich eingesehen werden. Auch Anteilsbewegungen der Mitglieder können mit dem Tool gebucht und exakt abgebildet werden. Die Lösung unterstützt ebenso die gleichzeitige Aufnahme mehrerer neuer Genossenschaftsmitglieder. Im Falle einer Kündigung des Mietvertrages, scheidet das Mitglied in der Regel aus der Genossenschaft aus. Die Anteile werden ausgezahlt. Bestehen jedoch offene Forderungen gegenüber dem Mitglied, kann eine Auszahlungssperre in SAP^® eingerichtet werden. Möchte das Mitglied seine Anteile behalten, wird die Verknüpfung zwischen Miet- und Mitgliedsvertrag gelöst.

Jahresabschluss und Dividendenausschüttung

Abhängig von den Geschäftszielen der jeweiligen Genossenschaft kann die Genossenschaftslösung sowohl das vermögensbildende als auch das nichtvermögensbildende Arbeiten unterstützen. So bildet die Lösung beispielsweise den gesamten Prozess der Dividendenausschüttung an die Mitglieder ab. Von der Verwaltung der Freistellungsaufträge und Berechnung der Kirchensteuer bis hin zur Einrichtung von Dividendensperren bietet die Lösung alle Möglichkeiten zur Bearbeitung – und das übersichtlich und komfortabel über das Fiori^® Launchpad. Jahresabschlussarbeiten werden ebenfalls durch die Lösung unterstützt. Besonders komfortabel: Es können ganz einfach Umbuchungen vorgenommen werden, nachdem die Vorarbeiten für den Jahresabschluss geleistet wurden, zum Beispiel für den Fall, dass ein Mitglied ausscheidet.

Dokumentation und Auswertung

Die Genossenschaftslösung bildet die gesetzlich vorgeschriebene Führung einer Registerliste ab. Dort werden die Mitglieder selbst, Informationen zur Aufnahme oder Kündigung, Anteilsbewegungen und viele weitere Daten erfasst und dokumentiert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben so per separater Kacheln die Möglichkeit, auf schnellem Wege alle wichtigen Informationen direkt in SAP^® abzurufen. Ein breit aufgestelltes Info-System stellt zudem verschiedenste Daten auf Knopfdruck zur Verfügung, so z. B. eine Liste der Wahlbezirke, Mitgliederlisten oder Finanzinformationen.

Ready-to-use Lösung mit Individualisierungsmöglichkeit

Die neu entwickelte Genossenschaftslösung für SAP Fiori^® ist standardmäßig so ausgeprägt, dass sie alle Verpflichtungen von genossenschaftlichen Wohnungsbauunternehmen optimal abbildet. Sie ist sofort auslieferungsfähig und wird in ihrer Form bereits seit Beginn des Jahres in einer deutschen Wohnungsbaugenossenschaft eingesetzt. Auf Wunsch kann die Lösung entsprechend der jeweiligen Prozesse individualisiert werden. Eine Vorbelegung von Feldern kann ebenfalls im Customizing vorgenommen werden.

Der übersichtliche Einstieg über das Fiori^® Launchpad und die Integration aller erforderlichen Aufgaben im genossenschaftlichen Arbeitsumfeld sind am Markt bisher einzigartig und bieten den Anwenderinnen und Anwendern eine enorme Erleichterung. Der hohe Integrationsgrad der Lösung vermeidet die Notwendigkeit für Zusatzlösungen oder Excel-Tabellen jeglicher Art – also keine Medienbrüche oder zusätzliche Arbeit. Zudem wird die Transparenz deutlich erhöht durch einfache Zugriffs- und Absprungmöglichkeiten zu Informationen und umfassende Dokumentationen. Benötigte Informationen können mit einem Klick abgerufen und verarbeitet werden. Eine moderne Lösung, die sich sehen lassen kann!

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