7 Fragen an…

1. Die talyo. ging 2021 an den Wohnungsmarkt. Worauf kommt es bei der Gründung eines neuen Wohnungsunternehmens an?

Martin Henke: Bei einem jungen Unternehmen und Start-up ist der Ansatz entscheidend. Unser Ziel war von Anfang an, deutschlandweit als etablierter Property Manager für Wohnimmobilien zu agieren. Es ist wenig erfolgversprechend, sämtliche bereits bestehende Strukturen in Frage zu stellen – Das findet kaum Branchenakzeptanz. Obwohl wir jung sind, sind wir alt an Erfahrung. Die langjährige Expertise der Tattersall-Lorenz ermöglichte uns einen soliden Start. Dennoch haben wir die talyo. von Grund auf neu aufgebaut. Dabei stellten wir uns die Frage: Wie sieht ein Property Manager aus, der nicht nur für das Jahr 2021, sondern bereits für die Zukunft gerüstet ist?

2. Und da spielt die Digitalisierung sicherlich eine große Rolle. Welche Bedeutung hat sie in der Immobilienbranche?

Henke: Die Digitalisierung ist in allen Branchen von großer Bedeutung, insbesondere aber im Wohnungsmarkt, wo wir es mit einem Massengeschäft zu tun haben. Unsere Mitarbeitenden verwalten jeweils 500 bis 800 Wohnungen. Angesichts täglicher Anrufe von mehreren hundert Mietern ist es schlichtweg unmöglich, ohne digitale, workflowbasierte Arbeitsprozesse effizient zu arbeiten. Seit Beginn haben wir die Digitalisierung aktiv umgesetzt. Zunächst haben wir auf Papier verzichtet, dann folgte die Automatisierung – Dies ist der einzige Weg, um Herausforderungen wie den Fachkräftemangel in der Immobilienbranche erfolgreich zu bewältigen.

Für uns steht workflowbasiertes Arbeiten im Mittelpunkt. Wir arbeiten stetig daran, dies weiter zu verbessern, um unserem hohen Qualitätsanspruch gerecht zu werden. Natürlich lässt sich nicht alles digitalisieren. Der persönliche Kontakt darf nicht vernachlässigt werden, besonders für ältere Mieterinnen und Mieter, die es schätzen, telefonisch erreichbare Ansprechpartner zu haben. Die Digitalisierung ist ein äußerst relevantes Thema, aber es ist wichtig, es schrittweise anzugehen und die Menschen auf diesem Weg mitzunehmen.

3. Wie haben Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen umgesetzt und wie wichtig ist dabei ein starker Partner?

Henke: Wir erhielten frühzeitig Anfragen von vielen Digitalisierungsfirmen und IT-Dienstleistern. Dank unserer Erfahrung mit ERP-Systemen konnten wir gut beurteilen, welches System für uns geeignet war. Wir suchten nach einem Partner mit Entwicklungspotenzial. Dafür analysierten wir nicht nur Kunden- und Partnerlisten, sondern auch die Systembasis der Unternehmen und deren Investitionen in Entwicklung. Wie ist das Entwicklerteam aufgestellt und wie innovativ sind sie? Das waren entscheidende Fragen für uns.

Aufgrund dieser Kriterien fiel letztendlich die Wahl auf PROMOS, da das Beratungshaus bereits große Kunden mit entsprechenden Budgets für innovative Lösungen vorweisen konnte. Als Neukunde profitieren wir davon, da wir diese Lösungen „von der Stange“ kaufen können, ohne hohe Entwicklungskosten aufzuwenden. Wir haben uns gleich für ein modernes, umfassendes ERP-System entschieden. Obwohl wir klein starteten, dachten wir bereits an die große Zukunft. Angesichts unseres Wachstumspotenzials und der Verwaltung von immer mehr Wohneinheiten war es uns wichtig, von Anfang an auf ein zukunftsträchtiges System zu setzen, das auch in dreißig Jahren noch modern und supportfähig sein wird.

4. Groß denken, auch wenn man klein anfängt – Würden sie diesen Ratschlag auch anderen Unternehmensgründern und Mitarbeitenden von Jungunternehmen geben?

Henke: Ja, definitiv. Es ist wichtig, von Anfang an eine klare Zielsetzung zu haben. Sie muss aber auch realistisch sein, da sie nur so zum Erfolg führen kann. Dabei können Erfolgsrezepte aus der Vergangenheit helfen – Wie haben es andere gemacht? Was bereits vorhanden ist, sollte nicht nur berücksichtigt, sondern auch wertgeschätzt werden. Außerdem muss man seine Kunden genau kennen, da jeder Kunde unterschiedliche Wünsche und Ansprüche hat. Private Kunden haben beispielsweise ganz andere Anforderungen als der institutionelle Markt.

5. Stichwort digital – Die Einführung des SAP^®-Systems in Zusammenarbeit mit PROMOS erfolgte in einer Rekordgeschwindigkeit von nur drei Monaten. Was war Ihr Erfolgsrezept?

Henke: Ein strukturierter Ansatz, der Einsatz von Spezialberatern mit fundiertem Wissen in den jeweiligen Modulen und die konstruktive Kommunikation zwischen den Fachabteilungen waren seitens PROMOS entscheidend für die schnelle und erfolgreiche Implementierung. Auf unserer Seite verfügen wir über gut ausgebildete Fachkräfte, die sich intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt haben. Dafür mussten wir zunächst die erforderlichen Kapazitäten schaffen, da dies nicht in unseren regulären Arbeitsablauf integriert werden konnte. Es war also wichtig, dass es autonom erfolgte – Das ermöglichte es dem Implementierungsteam, die erforderlichen Schritte eigenständig zu planen, umzusetzen und zu überwachen. Nicht zuletzt spielte das Budget eine entscheidende Rolle, welches wir realistisch festlegen konnten.

Henke: Es müssen zunächst genügend Ressourcen bereitstehen. Außerdem sollten alle Unternehmensmitglieder involviert sein – insbesondere die Geschäftsführung und die Gesellschafterstruktur. Es ist wichtig, dass alle auf Unwägbarkeiten vorbereitet sind. Die Umstrukturierung muss nicht nur intern transparent vermittelt werden, sondern auch nach außen. Kunden sollten den Planablauf kennen und verstehen.

Ein verlässlicher Partner an der Seite ist hierbei eine enorme Hilfe, da er nicht nur begleitet, sondern auch schult. Die Schulung ist entscheidend! Dank PROMOS konnten wir dies flexibel gestalten – Die Besprechungskonferenzen fanden in Kleingruppen digital statt und wurden an unsere zeitlichen Möglichkeiten und Bedürfnisse angepasst.

Die richtige Auswahl des Partners ist bei einem Migrationsprojekt enorm wichtig. Zuverlässigkeit ist entscheidend – Es sollten feste Ansprechpartner vorhanden sein, die nicht ständig wechseln. Gegenseitiges Verständnis und klare Zielsetzungen, auf die alle Parteien hinarbeiten, sind insbesondere unter Zeitdruck unerlässlich. Flexibilität spielt ebenfalls eine große Rolle. Für uns war es besonders vorteilhaft, dass die PROMOS Beraterinnen und Berater immer zur Verfügung standen. Gerade dank ihrer digitalen Arbeitsweise konnten wir auch abends um 18 Uhr spontan einen Termin vereinbaren.

7. Lassen Sie uns abschließend einen Blick in die Zukunft werfen. Gibt es spannende Projekte oder Entwicklungen, auf die sich die talyo. in den kommenden Monaten freuen kann?

Henke: Ja, wir haben sehr viel geplant. Wir werden unser ERP-System kontinuierlich weiterentwickeln. Geplant ist auch die Einführung verschiedener Workflows wie Rechnungseingangsworkflow und digitaler Vermietungsprozess. Darüber hinaus stehen spannende Themen wie das Input- und Output-Management auf unserem Programm. Wir möchten eine Verkehrssicherungslösung einführen, die alle wartungs- und prüfpflichtigen haustechnischen Anlagen sowie unsere externen Partner einbindet. Im Bereich der Mieter-App integrieren wir gerade einen Chatbot und Künstliche Intelligenz, um die Kommunikation mit unserer Mieterschaft noch weiter zu verbessern und gleichzeitig unsere Mitarbeitenden zu entlasten.

Unser Hauptanliegen besteht darin, existierende Systeme und Prozesse genau zu überwachen und kontinuierlich zu optimieren. Wir hinterfragen unsere Prozesse und streben stets nach Verbesserung. Effizienz spielt dabei eine große Rolle. Wie können wir es unseren Mitarbeitenden einfacher machen? Welche Prozesse können wir optimieren, damit sie noch mehr Zeit für anspruchsvolle und wichtige Aufgaben haben? Unser Ziel ist es, unseren hohen Standard aufrechtzuerhalten, damit wir unseren Mitarbeitenden, Kunden und Mietern kontinuierlichen Mehrwert bieten.

Das klingt super – Vielen Dank!

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