Digitales Nebenkostenmanagement professionalisieren

ESG – Environmental, Social und Governance – benennt die drei Verantwortungsbereiche in Unternehmen, die nachhaltig aufgestellt sein sollen: Umwelt, Soziales und Unternehmensführung. Die EU hat hierfür verschiedene Kriterien definiert und unterschiedliche Branchen ihre eigenen entwickelt: Für die Immobilienbranche ist es wichtig, Klimaziele zu berücksichtigen, um Nachhaltigkeit zu erreichen; ihr Fokus liegt auf der Gebäudeausstattung. Das neue Gebäudeenergiegesetz (GEG) sieht zum Beispiel Maßnahmen zum Klimaschutz vor, es ist aber nicht die einzige gesetzliche Regelung, die greift: Mit der Novellierung der Heizkostenverordnung (HKVO) vom 01.12.2021 wird die EU-Energieeffizienz-Richtlinie (Energy Efficiency Directive, EED, RL 2018/2002) in deutsches Recht umgesetzt – mit neuen Pflichten für Eigentümer und Verwalter von Immobilien zur Senkung des Energieverbrauchs und hinsichtlich einer gerechteren und transparenteren Abrechnung. Sie müssen Mieter und Bewohner nun unterjährig über ihre Verbrauchsdaten informieren – eigentlich seit dem 01.01.2022.

Das bedeutet, dass Wohnungen mit interoperablen, funkfernauslesbaren Verbrauchserfassungsgeräten für Wärme- und Warmwasser ausgestattet werden müssen. Bisher waren die Geräte in der Regel nur von dem Dienstleister ausles- und abrechenbar, der sie installierte. Mit der Installation der neuen, interoperablen Technologie können Wohnungsunternehmen nun die Dienstleister frei wählen; damit wirkt sich die Interoperabilität liberalisierend auf den Markt aus. Zur korrekten Darstellung der unterjährigen Verbrauchsinformation (uVI) gehören neben den aktuellen Verbrauchswerten auch die Abbildung des Vormonats, des Vergleichzeitraums des Vorjahres als auch Benchmarkinformationen zur Liegenschaft. Die Information kann dem Mieter digital per App, als E-Mail oder postalisch zur Verfügung gestellt werden. Ihm soll daraus ein Mehrwert entstehen, da er gemäß EED in die Verbrauchsentwicklung und daraus resultierend in die Kostenentwicklung involviert wird und sein Verbrauchsverhalten anpassen kann. In der jährlichen Abrechnung der Heizkosten sind dann Verbrauchsanalysen, Benchmarkinformationen und Hinweise zum Energiemix sowie zur CO₂-Emission verbindend auszuweisen.

Für Immobilienverwalter und -eigentümer bedeuten diese Anforderungen einen deutlich erhöhten Aufwand, neue Workflows und Prozesse: Für die uVI müssen nun zusätzlich zur jährlichen Abrechnung unterjährig Daten empfangen und versendet werden, was einen permanenten Datenaustausch zwischen Wohnungsunternehmen und Dienstleistungspartnern erfordert.

Herausforderungen

Klimaschutzanforderungen und die dafür notwendige Digitalisierung sind damit die zentralen Herausforderungen der Immobilienwirtschaft. Denn die Immobilienbranche mit Energieversorgern, Messdiensten und Wohnungsanbietern steckt, was die Digitalisierung angeht, noch in den Kinderschuhen: Infrastrukturelle und prozessuale Voraussetzungen fallen unterschiedlich aus, die Datenstrukturen sind komplex, die Geräteausstattung variiert. Die Anbindung der Dienstleister im Bereich der Wärmemessdienste ist zum Beispiel uneinheitlich ausgeprägt. Zwar existieren standardisierte Formate bzw. Webservices nach ARGE für die klassische Abrechnung, diese werden jedoch individuell interpretiert. Deswegen erfordert die Anbindung einzelner Messdienstpartner einen hohen Abstimmungsaufwand.

Hinzu kommt, dass Informationen wie Brennstoffmix oder CO₂-Emissionen, die laut HKVO in der Abrechnung auszuweisen sind, von den Energieversorgern derzeit nur selten digital bereitgestellt werden. Für Unternehmen bedeutet das einen hohen Erfassungsaufwand. Durch die Berücksichtigung von temporären gesetzlichen Rahmenbedingungen, wie der Gas- und Strompreisbremse des Energiewärmesoforthilfeprogramms, und der Umlage der in den Brennstoffkosten ausgewiesenen CO₂-Emissionskosten, erhöhen sich die Verwaltungsaufwände weiter, denn staatliche Subventionen müssen in der Abrechnung ausgewiesen werden. Und nicht zuletzt werden die CO₂-Emissionskosten auf Mieter und Vermieter anteilig umgelegt, wofür die Immobilien energetisch bewertet und kategorisiert werden müssen.

Zwar bedeuten Nebenkostenabrechnungen für Immobilienverwalter und -eigentümer seit jeher einen verwaltungsseitigen Aufwand, in deren Ergebnis Kosten abgerechnet und auf die Mieter Guthaben oder Nachzahlungen umgelegt wurden. Doch die Anforderungen sind heute immens gestiegen und die Zeiträume für die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen, wie im Fall der EED, äußerst knapp bemessen. Die Abrechnung und die damit verbundenen kaufmännischen Prozesse sind oft noch mit einem manuellen Eingreifen verbunden.

Digitales Nebenkostenmanagement

Das muss sich ändern: Alle anstehenden Aufgaben – Datenanalyse, die Überwachung der Liegenschaften samt Einstufung und baulicher Veränderungen – erfordern digitale Prozesse, um der Datenflut Herr zu werden und die Aufwände zu reduzieren: Die Ermittlung der Verbrauchsinformationen, die Aufbereitung, Übermittlung, Verarbeitung und Bereitstellung an den Mieter sollte in einem durchgängigen, barrierefreien Prozess erfolgen.

Das Ziel der Wohnungswirtschaft sollte es deswegen sein, Synergien beim Auslesen von gebäudetechnischen Daten zu schaffen und sie in einem Datenpool mit Informationen von Messdiensten und Energieversorgern zusammenzuführen. So kann ein automatisierter Prozess entstehen, der die Kommunikation mit Mietern ebenso beinhaltet wie die Anbindung von Partnern. Außerdem können aus dem Datenpool Erkenntnisse gezogen werden: wo man steht und wohin man sich entwickeln muss, um bis 2045 klimaneutral zu sein.

Am einfachsten lässt sich der Ansatz mit einer Plattform wie der Servicepartnerplattform der PROMOS consult Projektmanagement, Organisation und Service GmbH realisieren. Sie ist dem ERP vorgeschaltet, bindet alle Partner wie Energieversorger oder Abrechnungsdienstleister an und erlaubt es, mit dem Einsatz von Workflows durchgängige, standardisierte Prozesse zu schaffen, um die Anforderungen mit hohem Automatisierungsgrad effizient zu erfüllen. Dadurch werden Systembrüche vermieden bzw. überwunden. Aus dem geschaffenen Datenpool können Unternehmen die vorliegenden Daten in bestehende Prozesse in der Mieterkommunikation, der Wohnungsabnahme oder anderen verwaltungsseitigen Prozessen im Rahmen der Bestandsbetreuung oder Verkehrssicherung einbinden. Der Anschluss der Messdienstpartner kann somit vereinheitlicht werden; die von den Partnern übergebenen Daten werden geprüft und auf ein einheitliches Format konvertiert. Diese konvertierten Daten finden Eingang in das ERP-System der Wohnungsunternehmen und führen somit zu einem einheitlichen Prozess. Im Ergebnis werden Prozesse optimiert und effizient. Das von PROMOS entwickelte Nebenkosten-Cockpit (NKPU) macht so ein einfaches Nebenkostenmanagement möglich.

Chancen

Werden die neuen Anforderungen professionell umgesetzt, erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Pflichten: Die Umsetzung ist die Chance für die Immobilienwirtschaft, die Digitalisierung voranzutreiben und Prozesse selbst zu gestalten. Damit können sie Kosten und Aufwände reduzieren und effizienter arbeiten, um den höheren Anforderungen bei gleicher Teamstärke begegnen zu können.

Mit der Datenhoheit können Betriebe die Aspekte des ESG einfach berücksichtigen – das Unternehmen gleichermaßen steuern, aber auch die Mieterinnen und Mieter teilhaben lassen. Früher wurden umlagefähige Nebenkosten einfach der Mieterschaft übertragen, heute hat angesichts von Inflation und steigenden Energiepreisen eine Sensibilisierung stattgefunden: Unternehmen können ihren Mietern einen Mehrwert etwa mit einer App bieten. Die Transparenz verbessert sich und Nachhaltigkeit lässt sich in der Breite umsetzen.

Liegen die Daten konsolidiert vor, können Unternehmen zudem entscheiden, wo sie Partner ins Boot holen oder sich selbst in Wertschöpfungsketten einbinden, etwa externe Messdienstleistungen für Heizung oder Wasser, die sonst bezahlt werden müssen, selbst übernehmen. So können Umsatzpotenziale aufgetan werden, da sich im Mietbereich selbst immer weniger Rendite erzielen lässt. Die Wertschöpfung bleibt im Unternehmen, Investitionen werden möglich und den Mietern können fairere Preise gemacht werden. Durch die Liberalisierung besteht die Möglichkeit, die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern zu beenden und mit jenen zusammenzuarbeiten, die ein passenderes Angebot machen.

Nicht zuletzt werden auf Basis der transparenten Datenlage Investitionsentscheidungen valide: Immobilienbesitzer kennen die aktuellen energetischen und physikalischen Informationen der Gebäude und können besser bewerten, ob saniert werden soll oder ob Fenster und Heizanlage ausgetauscht werden müssen.

Fazit

Immobilienbesitzer und -verwalter müssen immer höhere Anforderungen bei der Abrechnung der Nebenkosten erfüllen und die Klimabilanz ihrer Gebäude einbeziehen. Deswegen benötigen sie die Datenhoheit und eine Plattform, die alle Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt. Damit lassen sich Prozesse standardisieren, effizienter machen und neue Umsatzpotenziale erschließen, etwa indem Teile der Wertschöpfung ins Unternehmen geholt und die Abrechnung innerhalb der eigenen Infrastruktur erstellt werden.

Nadja Müller, Freie Journalistin