SAP^® Migration bei GWG Reutlingen – Die Erfolgsgeschichte einer Wohnungsgesellschaft

Ausgangspunkt für die Mission Zukunft

Das Unternehmen entschied sich für das neue, vorkonfigurierte und sofort einsatzbereite System von PROMOS, das auf Basis von SAP^® funktioniert. Gemeinsam schafften sie die Migration innerhalb von 12 Monaten. Das Resultat ist ein maßgeschneidertes System, das die Anforderungen der Immobilienwirtschaft sowie die speziellen Vorgaben des Genossenschaftsrechts abdecken kann und gleichzeitig die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit des webbasierten Arbeitens bietet.

Ausgangssituation und Projektplanung

Die GWG – Wohnungsgesellschaft Reutlingen mbH ist mit rund 11.000 bewirtschafteten Mieteinheiten der größte Anbieter von Wohnraum in der Region Reutlingen. Neben der Vermietung und Verwaltung zählt auch der Neubau zu den Aufgaben des Unternehmens. Bereits vor der Migration arbeitete das Reutlinger Unternehmen mit einem ERP-System auf SAP^® Basis. Dieses konnte jedoch nicht vollumfänglich alle betrieblichen Abläufe abbilden und war zudem nicht mehr zukunftsfähig. Aufgrund der speziellen Anforderungen war die Einführung einer Standardsoftware keine Option. Die Wahl fiel auf das vorgefertigte SAP^®-System PROMOS.GT ready2, das auf die Bedürfnisse von Immobilienunternehmen angepasst und sofort einsatzbereit ist. Diese Entscheidung sparte nicht nur Zeit, sondern minimierte auch die Risiken, die typischerweise mit einer umfangreichen Systemmigration verbunden sind. Doch wie kann es eigentlich sein, dass PROMOS.GT ready2 in kürzester Zeit das schafft, was sonst die Standardmigration regelmäßig zu schwarzen, ressourcenfressenden Löchern werden lässt?

Die Vorteile der PROMOS.GT ready2 Einführung

Die Einführung von PROMOS.GT ready2 kombiniert das Beste aus den zwei Welten eines Greenfield- und eines Brownfield-Ansatzes. Doch was heißt das? Während bei einer Greenfield-Einführung ein komplett neues System ohne Altlasten aufgesetzt wird, wird bei einer Brownfield-Einführung das bestehende System schrittweise modernisiert. Man kann es sich vorstellen wie bei einem Smartphone: Entweder ich upgrade mein altes Telefon und behalte Datei-Doubletten, überflüssige Apps und den zerkratzten Bildschirm oder ich kaufe ein neues und beginne bei null. Ein Upgrade geht natürlich wesentlich schneller, ist jedoch nicht immer verfügbar und löst auch nicht alle vorhandenen Probleme. Die Einrichtung eines neuen Geräts kostet hingegen oft viel Zeit und Nerven.

Ähnlich ist es auch bei Greenfield versus Brownfield. Die Lösung? PROMOS.GT ready2. Das auf SAP^® basierende System bietet den Vorteil eines neuen, vollständig angepassten Systems, das jedoch bereits praxiserprobte und branchenspezifische Lösungen enthält. Dadurch entfällt die langwierige Anpassungsphase, die normalerweise mit einem Greenfield-Ansatz verbunden ist. Gleichzeitig entfallen die aufwändigen Voruntersuchungen und Tests, die bei einer Brownfield-Einführung notwendig wären. Auf diese Weise sparen Unternehmen häufig Monate bei der Migration. So auch die GWG Reutlingen. Durch PROMOS begleitet, begann das Projekt am 1. August 2023 und ging bereits nach zwölf Monaten am 1. August 2024 live.

Die Einführung von PROMOS.GT ready2

Die Einführung des neuen Systems erfolgte standardmäßig in mehreren Phasen. Eine zentrale Rolle spielen bei der Einführung von PROMOS.GT ready2 die sogenannten Delta Workshops. In diesen Workshops wurden die in PROMOS.GT ready2 bereits vorhandenen Lösungen von den Mitarbeitenden der GWG Reutlingen in Hinblick auf notwendige Anpassungen überprüft. Die Projektleitung von Seiten der GWG Reutlingen stellt zufrieden fest: „In dieser Phase profitierten wir ganz eindeutig von der langjährigen Erfahrung und tiefen Branchenkenntnis der Beraterinnen und Berater von PROMOS. Denn nur, weil wir uns über den Lauf der Zeit an das Aussehen und die Funktionsweisen bestimmter Lösungen gewöhnt hatten, heißt es ja nicht, dass diese auch wirklich gut und zielführend waren. Wir sind deshalb in den intensiven Austausch mit den Mitarbeitenden von PROMOS gegangen. Wir haben genau geschaut, an welchen Stellen die vorhandenen Lösungen aus PROMOS.GT ready2 unsere Bedürfnisse schon gut treffen und wo wir wiederum noch anpassen müssen. Das hat uns im Ergebnis wirklich viele Vorteile und ein sehr modernes System eingebracht.“ Die GWG Reutlingen entschied sich beispielsweise, ihren Rechnungseingangsworkflow beizubehalten. PROMOS passte den in PROMOS.GT ready2 vorhandenen Standardprozess so an, dass er den gewohnten Abläufen und Funktionsweisen der GWG Reutlingen entsprach.

Die Besonderheiten von SAP S/4HANA^® und Fiori^®

PROMOS.GT ready2 ist nicht nur mit einem ganzen Bündel branchenspezifischer und praxiserprobter Lösungen ausgestattet, sondern basiert zudem auf SAP S/4HANA^®, der neuesten Business Suite des Walldorfer Branchenprimus. Dank der leistungsstarken In-Memory-Datenbanktechnologie werden Daten in Echtzeit verarbeitet und komplexe Analysen schnell durchgeführt. Ein wesentlicher Vorteil von SAP S/4HANA^® ist zudem die benutzerfreundliche Oberfläche SAP Fiori^®. Fiori^® ist ein webbasiertes Interface, das Anwendungen in Kacheln strukturiert. Es ist über das sogenannte Fiori^® Launchpad erreichbar. Dieses Launchpad ermöglicht den Zugriff auf verschiedene Anwendungen und Daten über eine zentrale URL, wodurch Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort arbeiten können. Dieses webbasierte Arbeiten ist laut der Projektleitung einer der signifikantesten Vorteile: „Wir haben ja schon vorher mit SAP^® gearbeitet. Dass sich unsere Mitarbeitenden jetzt aber von überall aus einfach in ihrem Browser einloggen können, macht sie deutlich flexibler. Sie müssen sich auch nicht mehr durch die alten SAP^® GUIs klicken, sondern finden dank der anwenderorientierten Oberfläche in Fiori^® sofort, was sie brauchen.“

Status quo

Ein Jahr nach dem Produktivstart ist das Projekt vollständig abgeschlossen. GWG Reutlingen profitiert nun von einem modernen ERP-System, das die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt. Die Projektleitung von Seiten der GWG Reutlingen stellt heraus: „Alle Anforderungen, die sich aus dem Genossenschaftsrecht und unserer Satzung ergeben, können wir mit unserem neuen System abbilden – von der Berichterstellungspflicht für die Mitglieder über das spezifische Vorgehen beim Austritt von Genossinnen und Genossen bis hin zur Gewinnausschüttung. Und das alles auf Basis der neuesten SAP^® Technologie. Das ist ein Novum in der Branche der genossenschaftlich organisierten Wohnungsunternehmen. Darauf können wir sehr stolz sein.“ Darüber hinaus bietet das System die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit des webbasierten Arbeitens. Besonders hervorzuheben ist die Kombination aus unabhängigem Arbeiten im Browser und der easysquare Professional App, die vor-Ort-Prozesse direkt im ERP-System abbildet.

Fazit und Ausblick

Aktuell wird bei der GWG Reutlingen nun die potenzielle Einführung der SAP^® Analytics Cloud geprüft. Diese Lösung würde es dem Controlling und der Geschäftsführung ermöglichen, noch tiefere Einblicke in die Unternehmensdaten zu gewinnen und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Die Analytics Cloud bietet leistungsstarke Analysetools, die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt und in Echtzeit auswertet.

Die Projektleitung seitens GWG Reutlingen ist stolz auf den erfolgreichen Abschluss der Migration und lobt die enge Zusammenarbeit mit PROMOS: „Die Einführung des neuen Systems war ein großer Schritt für uns. Dank der kompetenten Unterstützung von PROMOS konnten wir die Umstellung reibungslos und termingerecht durchführen. Unsere Mitarbeitenden haben die neuen Möglichkeiten schnell angenommen und profitieren nun von einem wesentlich effizienteren Arbeitsumfeld.“

Die SAP^® Migration bei GWG Reutlingen zeigt eindrucksvoll, wie moderne ERP-Systeme nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen können. Das Projekt ist ein Beispiel dafür, wie digitale Transformation in der Wohnungswirtschaft erfolgreich umgesetzt wird.

redaktion@openpromos.de