Der Weg zur Digitalisierung – Die Erfolgsgeschichte der Hilfswerk-Siedlung GmbH

Digitaler Wandel: Der mutige Schritt ins Unbekannte

Viele Immobilienunternehmen hinken bei der Digitalisierung noch hinterher, wie die jüngste Digitalisierungsstudie von ZIA und EY Real Estate zeigt. Doch manche überwinden die Herausforderungen und setzen, trotz Unsicherheiten im Markt, auf modernste Technologien. Aygül Özkan, stellvertretende Hauptgeschäftsführerin des ZIA, erläutert dazu: „Dass Unternehmen ihre digitalen Initiativen trotz dieser Hürden vorantreiben, belegt die Aufgeschlossenheit der Branche.“^[1] Die Hilfswerk-Siedlung GmbH ist schon längst ein Vorreiter in diesem Bereich. Die Geschäftsführung hat früh erkannt, dass technologische Innovationen unverzichtbar sind, um Effizienz und Mieterzufriedenheit zu steigern.

Von analog zu digital: Die Transformation der Kernprozesse

Lena Karohs erläutert: „Die Digitalisierung hat einen sehr großen Stellenwert in unserem Unternehmen. Wir sind in diesem Bereich bereits weit fortgeschritten und haben unsere Kernprozesse vollständig digitalisiert. Es gibt eine eigens entwickelte Digitalisierungs-Roadmap, die genau aufzeigt, wie wir dies Schritt für Schritt umsetzen. PROMOS und unser ERP-System spielen dabei eine zentrale Rolle.“ ERP steht für Enterprise Resource Planning: Alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens, wie Finanzen, Personalwesen und Lagerverwaltung, werden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt und von einem zentralen System aus gesteuert. Die Vorteile liegen auf der Hand – verschlankte Prozesse, mehr Übersicht, zentrale Verwaltung und keine Notwendigkeit einer händischen Übertragung oder Buchhaltung.

Viele fürchten jedoch die Umstellung – schließlich betrifft sie alle Arbeitsbereiche und kann sehr zeit- und kostenintensiv sein. Wann hat die Hilfswerk-Siedlung den Schritt gewagt? Jörn von der Lieth erläutert: „Im Jahr 2016 haben wir uns gefragt, wie sich die Welt durch digitale Tools verändern wird. Daraufhin sind wir mit unserer gesamten Führungsebene für zwei Tage nach Hannover zur CeBIT gefahren, der damals größten Digitalmesse. Wir haben uns umgesehen und entschieden, dass wir ein neues ERP-System brauchen. Gemeinsam mit einer Gruppe aus Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern und Führungskräften, unterstützt von einem externen Berater, haben wir unsere Anforderungen definiert und einen großen Ausschreibungsprozess gestartet. Am Ende hat PROMOS gewonnen.“

Der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung

Und wie haben sie die Bedenken überwunden und ihre Mitarbeiterschaft integriert? „Ein neues System bedeutet immer Change, und Change bringt eine hohe Arbeitsbelastung und emotionalen Stress mit sich. Das war eine große Herausforderung, da die Einführung neben dem normalen Arbeitsalltag stattfand. Um die Belastung zu mindern, haben wir befristet drei zusätzliche Arbeitskräfte eingestellt, die in Belastungsspitzen geholfen haben,“ so von der Lieth. Zusätzlich wurden Schulungen angeboten: „Die Schulungen waren auf einem sehr hohen fachlichen Niveau und mit viel Spaß verbunden. Unsere Mitarbeitenden waren danach nie gestresst. Eine erfolgreiche Implementierung ist nur mit guter Schulung und einem mitarbeiterorientierten Ansatz möglich, und genau das haben wir zusammen mit PROMOS erreicht.“

Die Drahtseilakte der Branche: Herausforderungen meistern

Wenn es doch so einfach geht, wo liegt dann das Problem? Die größten Herausforderungen für Immobilienunternehmen sind Personalmangel, intransparente Datenstrukturen und mangelhafte Datenqualität. 47 Prozent der Befragten der Digitalisierungsstudie haben nicht genug personelle Ressourcen. Auch der Datenschutz bleibt problematisch: Trotz einer leichten Besserung bis 2021 ist in diesem Bereich seither kaum Fortschritt zu verzeichnen.^[2] All dies verschärft sich sogar weiter, und das nicht nur in der deutschen Immobilienbranche, sondern europaweit: Der ehemalige Präsident der europäischen Zentralbank, Mario Draghi, warnt vor einer großen existenziellen Krise – Europa hinke weit hinterher in wichtigen Bereichen wie Technologie.^[3]

Mieterservice 2.0: Digitalisierung für besseren Service und Effizienz

Doch Unternehmen wie die Hilfswerk-Siedlung GmbH zeigen, dass es selbst in eher traditionellen Branchen Vorreiter gibt. Denn bei dem ERP-System blieb es nicht. Auch die Mieterschaft sollte von modernen, verschlankten Prozessen und einem Round-the-Clock-Service profitieren. So führte die HWS, unterstützt von PROMOS, eine Mieter-App ein. Wie kann man sich das vorstellen? Dorit Brauns erläutert: „Die Mieter-App ist seit 2019 in Benutzung. Unsere Vision war es, etwas zu schaffen, was heute hier die meisten in ihrem Alltag erleben: Die Möglichkeit, dann zu kommunizieren, wenn man Zeit und Lust hat, und die Dinge selbst zu steuern. Man kann Dokumente abrufen, wenn man sie braucht, oder seine Schadensmeldung abgeben, wo und wann man möchte. Die Idee war also, eine ständige Ansprechbarkeit für unsere Mieterinnen und Mieter zu schaffen. Gleichzeitig profitieren auch wir als Unternehmen davon, da sie teilweise die Arbeit für uns übernehmen. Wir benötigen keine Telefonisten mehr, um Schadenmeldungen aufzunehmen und an die Techniker weiterzuleiten. Alles fließt digital direkt in unser ERP-System. Das Ergebnis ist eine hohe Mieter- und Mitarbeiterfreundlichkeit – eine klassische Win-win-Situation.“

Gesundheit trifft Technologie: Wovon andere Unternehmen lernen können

Tech-Unternehmen wie Google machen es schon lange vor, doch auch in Berlin ist die gesunde Work-Life-Balance angekommen – und das sogar in der Immobilienbranche. Selbstgeimkerter Honig in der Küche und Stand-Up-Paddleboards am nahegelegenen Schlachtensee – die Hilfswerk-Siedlung GmbH fördert nicht nur mit digitalen, arbeitserleichternden Lösungen die mentale und körperliche Gesundheit ihrer Mitarbeitenden. Von der Lieth findet abschließende Worte – wenn die Digitalisierung schon längst in unseren Alltag integriert ist, warum dann nicht auch in unser Arbeitsleben? „Der größte Vorteil ist, dass sich unser Arbeitsleben jetzt an das private Leben angleicht. Die Workflow-Orientierung und die schnellen digitalen Prozesse machen vieles einfacher. Früher hat es bis zu 14 Tage gedauert, um bestimmte Daten zu erhalten – Heute sind es nur noch 14 Minuten. Das ist eine enorme Verbesserung für Alle.“

1. Pressemeldung zur Digitalisierungsstudie 2024 von ZIA und EY Real Estate vom 3. September 2024. Link: https://zia-deutschland.de/pressrelease/digitalisierungsstudie-2024-von-zia-und-ey-real-estate-digitalisierung-bleibt-zentraler-fortschrittstreiber-in-ki-steckt-revolutions-potenzial-fur-die-immobilienbranche/
   
2. ebd.
   
3. Gross & Cohen (09.09.2024): Europe’s ‘Reason for Being’ Is at Risk as Competitiveness Wanes, Report Warns in The New York Times. Link: https://www.nytimes.com/2024/09/09/business/europe-economy-competitiveness.html
   

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