Der Rechnungseingangsworkflow – Innovative Lösungen für den Großhandel

Herausforderungen einer komplexen Branche

Die Großhandelsbranche steht vor zahlreichen Herausforderungen, die nicht nur eine kontinuierliche Anpassung, sondern auch innovative Lösungsansätze erfordern. Steigende Kundenerwartungen hinsichtlich schnellerer Lieferzeiten und transparenter Prozesse setzen die Branche unter Druck, ihre Dienstleistungsstandards ständig zu verbessern. Zudem sind Lieferketten oft komplex und fragmentiert, was zu Bestandsengpässen und erhöhten Betriebskosten führen kann. Der intensive Wettbewerb zwingt Großhändler dazu, ständig nach Wegen zur Kostenreduktion zu suchen und gleichzeitig Mehrwert für ihre Kunden zu schaffen. Darüber hinaus stellen regulatorische Anforderungen eine kontinuierliche Herausforderung dar, da sie umfangreiche Dokumentation und Compliance erfordern. Effizienzsteigerung und Kostensenkung sind ebenfalls von zentraler Bedeutung, da veraltete IT-Systeme und manuelle Prozesse die Produktivität beeinträchtigen und die Betriebskosten in die Höhe treiben.

Was bringt eine digitale Infrastruktur?

Digitale Technologien bieten zahlreiche Lösungen, um den Herausforderungen der Großhandelsbranche effektiv zu begegnen. Echtzeit-Tracking-Systeme und fortschrittliche CRM-Plattformen ermöglichen es Großhändlern, detaillierte Informationen über Bestellungen bereitzustellen und durch automatisierte Benachrichtigungen die Transparenz zu erhöhen. Supply-Chain-Management-Systeme sorgen für eine nahtlose Integration aller Beteiligten und bieten Echtzeit-Transparenz, während IoT-Technologien den Status von Sendungen überwachen und auf Unregelmäßigkeiten reagieren lassen. Big Data und Analytics unterstützen fundierte Entscheidungsprozesse, erkennen Trends und ermöglichen personalisierte Angebote. Compliance-Management-Systeme und automatisierte Berichtstools erfassen und verarbeiten relevante Daten, erstellen Berichte und passen sich schnell an Änderungen in den Vorschriften an. Robotic Process Automation (RPA) automatisiert repetitive Aufgaben, entlastet Mitarbeiter und senkt Kosten, während moderne ERP-Systeme integrierte Lösungen für alle Geschäftsbereiche bieten, die Reaktionszeiten verkürzen und die Fehlerquote reduzieren.

Ein herausragendes Beispiel: Rechnungseingangsworkflow

Im Zuge eines großen Projekts hat PROMOS consult gezeigt, wie digitale Lösungen die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit noch mehr steigern können. Dank des digitalen Rechnungseingangsworkflows können User nun Rechnungen direkt auf ihren Mobilgeräten genehmigen oder ablehnen, was den Prozess erheblich beschleunigt und flexibler gestaltet. Wie sieht das genau aus und welche Funktionen wurden integriert?

Mobile Freigabeschritte: Flexibilität und Schnelligkeit

Besonders innovativ ist die mobile Freigabe, die es Benutzerinnen und Benutzern ermöglicht, Rechnungen direkt auf ihren Mobilgeräten zu genehmigen oder abzulehnen – dank Professional App, ohne dass sie sich in SAP^® anmelden müssen. Durch diese Flexibilität wird der gesamte Prozess beschleunigt. Rechnungen können direkt aus dem SAP^®-System an ausgewählte User zur Freigabe gesendet werden. Diese können mit verschiedenen mobilen Freigabeschritten die Rechnung kommentieren und ihre Entscheidung gleich zurücksenden. Alternativ besteht die Option, die Rechnung zur weiteren Klärung zu eskalieren und zusätzliche Informationen anzufordern. Alle Kommentare und Notizen werden nahtlos in das SAP®-System integriert.

Direkte PDF-Integration: Effizienz auf Knopfdruck

Ein weiteres zentrales Merkmal der Lösung ist die PDF-Integration. Rechnungen werden direkt im Portal angezeigt, ohne dass weitere Fenster geöffnet werden müssen. Dies minimiert die Anzahl der Klicks und spart wertvolle Zeit. Die Anzeige der PDF-Rechnungen verbessert den Workflow erheblich und steigert die Benutzerfreundlichkeit. „Die direkte PDF-Integration reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Weniger Klicks bedeuten eine schnellere Bearbeitung und eine erheblich verbesserte Benutzererfahrung,“ so Mathias Kaute, Projektleiter und Professional Consultant bei PROMOS.

Erinnerungs-E-Mails mit direktem SAP^® Link

Einen Arbeitsschritt vergessen? Eine notwendige Freigabe übersehen? Selbst die zuverlässigsten Mitarbeitenden machen Fehler – Und das ist okay! Digitale Lösungen können nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch Mitarbeitende entlasten und unterstützen. So stellt die Erinnerung an offene Workflow-Schritte per E-Mail eine hilfreiche Funktion dar – gerade auch für die Mitarbeitenden, die besonders viele, komplexe Arbeitsabläufe steuern. Das Besondere hieran? E-Mails mit Erinnerungen enthalten einen direkten Link zum entsprechenden Schritt im SAP^®-System. Benutzer müssen sich so nur einmal anmelden und gelangen sofort zum richtigen Freigabeschritt. Dank der automatisierten Erinnerungen werden keine Schritte übersehen: So wird der Zugriff erleichtert und der Freigabeprozess beschleunigt.

Wareneingangsmonitor: Präzision und Übersicht

Der Wareneingangsmonitor ist besonders nützlich für Großhändler mit umfangreichen Wareneingängen – also eigentlich alle! Der Monitor ermöglicht einen detaillierten Abgleich von Bestell- und Wareneingangspositionen. Mengen- und Preisabweichungen werden übersichtlich dargestellt und können leicht überprüft werden. Ein Ampelsystem zeigt auf einen Blick, ob Handlungsbedarf besteht. Abweichungen können direkt von zuständigen Mitarbeitenden geprüft und bearbeitet werden, was die Effizienz deutlich steigert und eine präzise Kontrolle der Wareneingänge ermöglicht. Kaute beschreibt die Vorteile des Tools folgendermaßen: „Mit dem Wareneingangsmonitor behalten Großhändler jederzeit den Überblick über ihre Bestellungen. Die übersichtliche Darstellung und das Ampelsystem machen es leicht, Abweichungen sofort zu erkennen und zu handeln.“

Individuelle Anforderungen & Anpassungen

Im Zuge des Projekts wurden viele spezifische Anforderungen umgesetzt, z. B. vollintegrierte Notizen, die auch in den mobilen Freigabeschritten sichtbar sind. Auch die Integration von PDF-Rechnungen direkt in das Portal ist eine besondere Funktion, die den bisherigen Prozess erheblich verbessert. Ob Immobilienverwalter, Finanzdienstleistungsunternehmen oder Großhändler – Jedes Unternehmen ist einzigartig! Deshalb müssen auch digitale Lösungen flexibel, anpassbar und individuell sein. Gleichzeitig können viele dieser Funktionen auch in anderen Projekten übernommen werden, besonders wenn erfolgreiche Unternehmen ihre innovativen Ideen erfolgreich umsetzen. Kaute beschreibt es folgendermaßen: „Erfolgreiche digitale Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sowohl auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens eingehen können als auch innovative Ideen beinhalten, die branchenübergreifend adaptiert werden können. Deshalb ist unsere Software für verschiedenste Branchen benutzerfreundlich und enorm effizienzsteigernd.“

Fazit

Die digitale Transformation des Rechnungseingangsworkflows verdeutlicht eindrucksvoll das Potenzial moderner Technologien im Großhandel. Mit einer flexiblen mobilen Freigabe, direkter PDF-Integration und automatisierten Erinnerungen werden Arbeitsabläufe nicht nur beschleunigt, sondern auch viel benutzerfreundlicher gestaltet. Der Wareneingangsmonitor sorgt zudem für eine präzise und übersichtliche Kontrolle der Bestellungen. Innovationen wie diese zeigen, dass die Zukunft des Großhandels in der Digitalisierung liegt, wobei effiziente und intuitive Lösungen den Weg zu nachhaltigem Erfolg ebnen.

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