Erfolgreiche SAP^® Migration beim Berliner petruswerk – Umstellung in Rekordzeit dank PROMOS.GT ready2

Was PROMOS.GT ready2 besonders bemerkenswert macht, ist die außerordentlich kurze Zeitspanne, in der das vollwertige SAP^®-System migriert werden kann. Und das konnte dieses Projekt eindrucksvoll unter Beweis stellen: In nur fünf Monaten wechselte das petruswerk erfolgreich zu einem neuen SAP^®-System mit PROMOS.GT ready2. Dieses Beispiel unterstreicht, wie effektiv und durchdacht das Konzept von PROMOS.GT ready2 ist. Die branchenspezifische Lösung ermöglicht eine extrem schnelle und reibungslose Umstellung und berücksichtigt dabei gleichzeitig die spezifischen Bedürfnisse von Immobilienunternehmen.

Warum eine neue SAP^® Lösung?

Die Entscheidung für die Migration zu einem neuen SAP^®-System war für das petruswerk notwendig, da der bisherige Anbieter seine SAP^® Lösung zukünftig einstellen wird. Raphael Krebes, Projektleiter für die Migration beim petruswerk, erläutert die Hintergründe: „Durch die äußeren Umstände waren wir gezwungen, uns neu zu orientieren. Wir sahen dies für uns jedoch als Chance, uns weiterzuentwickeln und uns für eine zukunftsorientierte Lösung zu entscheiden.“ Die Wahl fiel auf ein vorgefertigtes SAP^®-System, das speziell für die Bedürfnisse von Immobilienunternehmen entwickelt wurde: PROMOS.GT ready2. Die ready-to-use und out-of-the-box Lösung minimiert die Einführungszeiten und erhöht die Wartbarkeit im Vergleich zu spezialisierten Individuallösungen erheblich. Gleichzeitig basiert sie auf der neuesten Version der SAP^® Business Suite: SAP S/4HANA^®. Diese nutzt die schnelle In-Memory-Daten- bank HANA und arbeitet deutlich schneller und effizienter als Vorgängerversionen.

Über das petruswerk

Das petruswerk Katholische Wohnungsbau- und Siedlungsgesellschaft mbH ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Berlin, das bezahlbaren Wohnraum schafft, vermietet und verwaltet. Ebenso zählt die Fremdverwaltung zum Arbeitsbereich des Unternehmens. Gegründet, um verschiedenen Bevölkerungsgruppen, insbesondere Familien, Senioren und sozial schwächeren Menschen, Zugang zu Wohnraum zu ermöglichen, basiert das Unternehmen auf den Prinzipien der katholischen Soziallehre. Nachhaltigkeit und Energieeffizienz sind zentrale Aspekte ihrer Arbeit.

Projektverlauf und Herausforderungen

Das Migrationsprojekt begann am 20. April 2023 mit einem gemeinsamen Kick-off und konnte bereits fünf Monate später am 1. Oktober 2023 mit einem erfolgreichen Produktivstart brillieren. Eine bemerkenswert kurze Projektlaufzeit – vor allem vor dem Hintergrund einer unterjährigen Migration. Diese birgt nämlich besondere Herausforderungen. So muss eine aufwändige Einzelpostenübernahme erfolgen und es müssen alle notwendigen Abrechnungen vor dem Stichtag im Alt-System abgeschlossen werden. Nur so kann ein reibungsloser Übergang gewährleistet werden. Dank der engen und effektiven Zusammenarbeit zwischen dem petruswerk und PROMOS und dem hohen Arbeitseinsatz aller Mitarbeitenden wurde die Migration zum vollen Erfolg.

Vorteile des neuen SAP^®-Systems

Das neue System bietet eine Vielzahl an Vorteilen gegenüber der bisherigen SAP^® Lösung. Zunächst ist hier der Wechsel zur S/4HANA^® Technologie und somit zu SAP Fiori^® zu nennen. Fiori^® ist eine benutzerfreundliche Weboberfläche für SAP^® Software, die moderne, intuitive und einfache Bedienung mit Kacheln bietet. Das petruswerk profitiert von einer hohen Zeitersparnis, da Aufgaben schneller erledigt werden können, mehr Flexibilität, weil es auf verschiedenen Geräten funktioniert, und einer ansprechenden Optik, die die Nutzung angenehmer macht.

Für die Mitarbeitenden eröffnen sich zudem dank der immobilienspezifischen Anwendungen, die im Umfang von PROMOS.GT ready2 standardmäßig enthalten sind, zahlreiche neue Möglichkeiten. Krebes dazu: „Obwohl dies einem gewissen Schulungsbedarf bedurfte, war der Lernaufwand eine Investition, die sich schnell bezahlt machte. Wir profitieren heute von cleveren Tools, die unsere Arbeit erleichtern und gleichzeitig unsere Qualität verbessern.“ Das petruswerk verfügt nun über weitreichendere Konfigurations-  und  Auswertungsmöglichkeiten, die passgenau auf die Anforderungen von Immobilienunternehmen zugeschnitten sind. Dadurch sind sie in der Lage, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und noch besser auf die Bedürfnisse ihrer Mieter einzugehen. Besonders eindrücklich zeigen sich die Vorteile des neuen Systems für Krebes zudem in diesen zwei Lösungen: „Wir sind mit PROMOS.GT ready2 heute einfach deutlich unabhängiger. Der digitale Rechnungseingangsworkflow ermöglicht es uns, aus dem mobilen Arbeiten heraus von überall Rechnungen zu bearbeiten und freizugeben. Vorher ging das nur standortgebunden. Deutlich flexibler und effizienter sind wir auch bei der Archivnutzung, die jetzt direkt über den Browser aus SAP^® heraus funktioniert. Der gesamte Archivworkflow ist heute schneller, kürzer und einfacher.“

Herausforderungen und Learnings

Das petruswerk wurde von einem SAP^®-System auf ein anderes migriert. Eines der Learnings im Laufe des Projekts war, dass trotz dieser Kontinuität ein nicht zu vernachlässigender Schulungsumfang für die Mitarbeitenden notwendig war. Dies lag vor allem daran, dass das neue System zahlreiche zusätzliche Funktionen und eine großteils neue Benutzeroberfläche bietet. Die Mitarbeitenden mussten sich erst an die neuen Wege zu den gewohnten Transaktionsbildern und erweiterten Funktionalitäten gewöhnen. Doch genau diese Herausforderung entpuppte sich als wertvolle Lernmöglichkeit. Die Schulungen und die Eingewöhnung in das neue System führten dazu, dass das Team des petruswerks nun deutlich flexibler und effizienter arbeiten kann. Krebes betont: „Die Umstellung war eine große Aufgabe, aber wir haben enorm davon profitiert. Die neuen Möglichkeiten und die intuitive Bedienung des Systems erleichtern uns die tägliche Arbeit und eröffnen uns neue Perspektiven.“

Ausblick: Mobile Lösungen im Fokus

Ein weiterer wichtiger Schritt für das petruswerk ist die Umstellung auf ergänzende mobile Lösungen. Krebes erläutert die nächsten Schritte: „Als erstes steht die Einführung der App für den mobilen Mieterwechsel an. Damit werden wir in der Lage sein, Daten aus SAP^® vor Ort vorzuhalten und die Infos aus den Übergaben direkt zurück ins System zu spielen. Ganz ohne Umwege. Das gleiche wird in Zukunft auch für andere Themen Realität, z. B. für Verkehrssicherungs- und Qualitätsmanagementprozesse oder Schadensmeldungen.“ Das petruswerk erhält das gesamte Repertoire der von PROMOS Kunden lang erprobten mobilen Dienste. Dazu zählen auch die Vermietungs-, Interessenten und Mieter-App. Die Nutzung solcher Apps stellt einen Quantensprung für das Unternehmen dar, das bisher komplett ohne mobile Lösungen arbeitete. Diese mobilen Anwendungen werden die Arbeitsabläufe weiter optimieren und die Servicequalität für die Mieter erheblich verbessern.

Fazit

Die erfolgreiche SAP^® Migration beim petruswerk zeigt eindrucksvoll, wie ein mittelständisches Wohnungsunternehmen von einer durchdachten IT-Strategie und der Wahl einer modernen, vorgefertigten SAP^® Lösung profitiert. Durch die enge Zusammenarbeit mit PROMOS als erfahrenes Beratungshaus, den engagierten Einsatz der Mitarbeitenden und die Vorteile eines auslieferungsfertigen SAP^®-Systems konnte die Migration in Rekordzeit abgeschlossen werden. Die neuen Möglichkeiten und erhöhte Flexibilität des Systems schaffen eine solide Basis für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens und stellen sicher, dass das petruswerk auch in den kommenden Jahren wettbewerbsfähig bleibt.

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