7 Fragen an… Lena Karohs

1. Wie haben Workflow-basierte Lösungen Ihren Arbeitsprozess verändert?

Lena Karohs: Alle Kolleginnen und Kollegen arbeiten jetzt im gleichen, themenbezogenen Prozess. Dieser Prozess ist optimal organisiert, geplant und umgesetzt – sowohl für unser Unternehmen als auch für die Kund- und Mitarbeiterschaft. Die Arbeitsabläufe sind perfekt aufeinander abgestimmt.

2. Welche Prozesse wurden durch die Einführung von Workflows optimiert?

Karohs: Fast alle unsere Prozesse wurden durch die Einführung von Workflows optimiert. Zunächst haben wir uns auf die Kernprozesse konzentriert, insbesondere auf die Immobilienbewirtschaftung, Instandhaltung, Vermietung, den Rechnungsworkflow sowie den Jahresabschluss und die Buchhaltung. Im zweiten Schritt haben wir mobile Prozesse integriert, eine App eingeführt und die Kundenkommunikationsprozesse digitalisiert. Diese Maßnahmen haben unsere Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit unserer Kundschaft erheblich verbessert.

3. Welche langfristigen Vorteile sehen Sie in diesen optimierten Prozessen für die Zukunft Ihres Unternehmens?

Karohs: Die optimierten Prozesse bieten zahlreiche langfristige Vorteile. Unsere jüngeren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind es gewohnt, in strukturierten und digitalen Umgebungen zu arbeiten. Das erleichtert die Einarbeitung dieser jungen, neuen Kolleginnen und Kollegen erheblich, da sie sich schnell in unsere Workflow-basierten Systeme einfinden. Zudem ermöglichen die digitalisierten Prozesse eine effizientere Steuerung und ein effektiveres Controlling, was die Gesamtproduktivität unseres Unternehmens steigert. Durch diese Optimierungen bleiben wir flexibler und wettbewerbsfähiger, fördern eine nachhaltige Unternehmensentwicklung und können besser auf die sich wandelnden Bedürfnisse unserer Kundschaft reagieren.

4. Wie hat die Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens die Effizienz in Ihren täglichen Abläufen gesteigert?

Karohs: Wir setzen für die Steuerung unseres Unternehmens auf SAP^® als ERP System. Dank der Lösungsbibliothek PROMOS.GT können wir zusätzlich auf eine Vielzahl maßgeschneiderter Lösungen, Features und Workflows in SAP^® zurückgreifen. Das System hat uns dabei unterstützt, unsere Prozesse noch klarer zu steuern. Dank verschiedener Eskalationsstufen können wir potenzielle Engpässe frühzeitig erkennen. Darüber hinaus können Mieterinnen und Mieter über die App selbstständig Schäden melden, was einige administrative Aufgaben reduziert. Diese Änderungen haben zu einer messbaren Steigerung unserer Produktivität in den letzten Jahren beigetragen.

5. Haben Sie konkrete Beispiele oder Daten, die diese Effizienzsteigerung belegen?

Karohs: Ja, eine zentrale Kennzahl in der Wohnungswirtschaft ist die Anzahl der Wohneinheiten pro Mitarbeiter. Bei der HWS lag diese Zahl 2023 bei 241 Wohnungen pro Mitarbeiter, während der Verbandsdurchschnitt bei 113 liegt. Vor der Umstellung auf SAP^® und PROMOS.GT waren es noch etwa 188 Wohnungen pro Mitarbeiter. Die Zahlen zeigen, dass die Einführung des ERP-Systems einen positiven Einfluss auf unsere Effizienz hatte.

6. Welche Prozesse wurden am meisten durch die Einführung des ERP-Systems beeinflusst?

Karohs: Die Einführung unseres ERP-Systems und PROMOS.GT hat besonders unsere zentralen Arbeitsabläufe optimiert. Die Rechnungsbearbeitung ist jetzt automatisiert und deutlich schneller, was Fehler reduziert und Zeit spart. Auch die Vermietung von Wohnungen läuft effizienter, da Mietverträge digital verwaltet und die Kommunikation mit Interessentinnen und Interessenten automatisiert ist. Zudem haben wir die Betriebskostenabrechnung vollständig digitalisiert, was die Genauigkeit erhöht und die Nachvollziehbarkeit verbessert. Diese Verbesserungen haben unseren Arbeitsalltag wesentlich erleichtert und die Zusammenarbeit im Team gestärkt.

7. Welchen Stellenwert hat die Digitalisierung von Prozessen und Abläufen in Ihrem Unternehmen?

Karohs: Digitalisierung ist ein zentraler Bestandteil unseres Wandels. Sie ermöglicht uns, Prozesse nicht nur digital abzubilden, sondern sie auch effizienter zu gestalten. Bei jedem neuen Projekt prüfen wir, wie wir digitale Lösungen integrieren können, um unsere Arbeitsabläufe zu verbessern. Ein Beispiel ist die Schadensmeldung über unsere App, die sowohl den Mieterinnen und Mietern als auch uns Zeit spart. Digitalisierung hilft uns, flexibler zu sein, die Zufriedenheit unserer Mieterschaft zu erhöhen und nachhaltig zu arbeiten. Sie ist entscheidend für unsere Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.

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