PROMOS Messdienstkopplung

Bringt alles ins richtige Format – Vom Wärmemessdienst ins ERP

Die jährliche Nebenkostenabrechnung stellt Wohnungsunternehmen vor eine Palette von Herausforderungen, die sich aus verschiedenen Aspekten des Prozesses ergeben: So haben wir es mit einer Vielzahl an Informationsquellen für Kosten und Verbräuche zu tun – Zählerstände, Verbrauchswerte, Kosten für Müllentsorgung und Versicherungen. Die Verwaltung dieser Kostenquellen erfordert eine genaue Erfassung und Zuordnung. Vorgaben für einheitliche Datenformate existieren bisher nicht. Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen, die komplex und ständigen Änderungen unterworfen sind. Nehmen wir das Beispiel der unterjährigen Verbrauchsinformationen an Ihre Mieterschaft – Eine manuelle Datenerfassung und Verarbeitung ist heute undenkbar, bürgen sie zudem das Risiko von Fehlern und erfordern einen erheblichen Zeit- sowie Arbeitsaufwand. All diese Faktoren machen die Nebenkostenabrechnung zu einer anspruchsvollen Aufgabe.

Intelligente Softwarelösungen helfen Ihnen dabei, diese zu bewältigen. Beginnend beim Datenaustausch stellt Ihnen PROMOS mit der Messdienstkopplung eine zentrale Brücke zu Ihren Servicepartnern zur Verfügung, mit der Sie die Übertragung sowie Korrektur der Daten automatisieren und so den Prozess erheblich beschleunigen.

Die Datenbereitstellung durch die Messdienste erfolgt in der Regel leider nur in unzureichender Qualität, weshalb der Aufwand zur Plausibilisierung weiter im Wohnungsunternehmen verbleibt. Mit unseren PROMOS Lösungen automatisieren Sie sowohl die Übertragung als auch Korrektur dieser Daten.

Die PROMOS Messdienstkopplung sammelt zunächst alle zu verarbeitenden Daten der Wärmemessdienste zentral in einem Portal und stellt sie anschließend einheitlich formatiert für die Plausibilisierung und Weiterverarbeitung in Ihrem ERP-System bereit. In Zusammenspiel mit dem PROMOS Nebenkosten Cockpit stehen Ihnen integrierte Möglichkeiten für das Controlling, die Plausibilisierung sowie die Anbindung an ein EED-Template zur Verfügung:

Der Datenaustausch umfasst die automatische Datenabholung von beliebig vielen Wärmemessdiensten sowie die automatisierte Bereitstellung der transformierten Daten für das ERP-System. Insbesondere da in der Praxis häufig unterschiedlich ausgeprägte Schnittstellen vorhanden sind, werden sämtliche Daten auf einen Standard konvertiert. Dies gewährleistet eine harmonisierte Datenverarbeitung und erleichtert die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen.

Das API-Management stellt sicher, dass externe Dienstleister, Kommunen, Ver- und Entsorger usw. jederzeit individuell angebunden werden können. Um die Vielfalt der Datenformate zu bewältigen, werden abgestimmte Formate und universelle Webservices implementiert, wobei für jeden Dienstleister eine spezifische Schablone erstellt wird. Dies dient als Referenz für eine einheitliche Datenlieferung und unterstützt gleichzeitig die Verwendung individueller und aktueller Satzformate, wie beispielsweise ARGE 3.xx.

Das Clearing übernimmt die Bereinigung Ihrer Daten, damit diese nahtlos im ERP-System weiterverarbeitet werden können. Neben der Transformation auf ein einheitliches Datenformat sowie die Plausibilisierung werden auch KI-Logiken eingesetzt, um wiederkehrende Fehler auf effiziente Weise zu beheben.

Darüber hinaus liefern Ihnen verschiedene Dashboards wichtige Informationen zum Management Ihres Immobilienportfolios, einen Überblick über sämtliche Abrechnungsprozesse sowie die Bereitstellung von Mieterinformationen im Rahmen der EED.

Weitere Informationen

Weitere Features zur Optimierung des Datentauschs für Ihr ERP-System:

Erweiterung des PROMOS Nebenkosten Cockpits, um Energiemix und CO₂-Emissionskosten gesetzeskonform auszuweisen
Implementierung von ARGE 3.10 (A-, L-/M-D-Satz im SAP-Standard sowie B-/K-Satz durch PROMOS Auslieferung)
Ergänzung um PDF Merge, um Indexdatei E898 mit Abrechnungsdokumenten zu verknüpfen
Einsatz von Webservices bei einheitlichem ARGE-Satz Format

Die Anforderungen im Bereich des Nebenkostenmanagements haben in den vergangenen Jahren exponentiell zugenommen. Von der Fernauslesbarkeit von Zählern bis hin zur unterjährigen Verbrauchsinformation für Ihre Mieterschaft – Nutzen Sie daher die Chance, mit einer multifunktionalen Plattform Ihre verschiedenen Servicepartner anzubinden und darüber hinaus Komponenten zu implementieren, mit denen Sie die volle Kontrolle über Ihr digitales Nebenkostenmanagement behalten!

Ihr Nutzen

Zeitersparnis: Beschleunigen Sie den Abrechnungsprozess und minimieren Sie manuelle Arbeitsabläufe für die Datenplausibilisierung.

Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung der Datenübertragung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch die Kosten für manuelle Eingriffe und mögliche Fehlerkorrekturen erheblich.

Datenqualität: Dank der nahtlosen Integration in Ihr ERP-System verhindern Sie Fehler bei der Dateneingabe und gewährleisten eine präzise Weiterverarbeitung.

Datenhoheit: Sämtliche Informationen aus den verschiedenen Kostenquellen werden zentral in Ihrem ERP gebündelt und stehen für weitergehende Auswertungen und Analysen bereit.

Kontrolle: Dashboards sorgen für transparente Prozesse und Einblick in Verbrauchsdaten Ihrer Bestandsimmobilien.

Zielanwendergruppe

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