Die E-Rechnung: Mehr als nur eine Pflicht – Der Weg zu effizienteren Prozessen

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Bevor wir uns den Vorteilen der E-Rechnung zuwenden, wollen wir klären, was genau sich hinter dem Begriff verbirgt. Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Papierrechnung in digitaler Form, wie etwa eine PDF-Datei. Sie muss in einem strukturierten XML-Format vorliegen, das den EU-Normen entspricht. Dazu zählen zum einen XRechnungen und zum anderen Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Während ZUGFeRD sowohl eine maschinenlesbare XML-Variante als auch eine visuell ansprechbare PDF-Version bietet, ist die XRechnung rein maschinenlesbar und erfordert somit zwingend technische Unterstützung bei der Verarbeitung. Mathias Kaute, Professional Consultant und E-Rechnungsexperte bei PROMOS erklärt: „Mit der Verarbeitung von E-Rechnungen wollen wir unsere Kunden nicht nur gesetzeskonform machen. Wir nutzen die Umstellung als Chance, möglichst viele manuelle Zwischenschritte für sie zu eliminieren und einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen."

Automatisierung: Der wahre Vorteil der E-Rechnung

E-Rechnungen bieten ein enormes Potenzial zur Prozessoptimierung. Die Automatisierung ist hier der Schlüssel. Mit unserer Lösung zielen wir darauf ab, Rechnungen – egal, ob XRechnung, ZUGFeRD oder PDF – zu einem standardisierten und automatisierten Workflow in SAP^® zu führen. „Das Ziel ist es, von der eingehenden Rechnung bis zum vorerfassten SAP^®-Beleg und dem gestarteten Rechnungseingangsworkflow ohne manuelle Eingriffe zu arbeiten", betont Kaute.

Durch diesen hohen Automatisierungsgrad werden Arbeitsaufwände minimiert und Fehlerquellen reduziert. Die manuelle Vorerfassung und das sogenannte Clearing – etwa das Prüfen von Buchungskreisen – entfallen fast vollständig. Das spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Effizienz und Präzision im Rechnungseingangsprozess. Der Fokus auf die Automatisierung von standardisierten Prozessen ist in der heutigen Zeit keine reine Kür mehr. Kein Unternehmen kann sich mehr ineffiziente Prozesse leisten. Zu groß ist der Druck durch den starken Wettbewerb, Fachkräftemangel und steigende Preise.

Die technische Umsetzung: Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Ein wichtiger Vorteil unserer E-Rechnungslösung liegt in der einfachen Integration in bestehende Systeme. Vor allem große Unternehmen haben über die Jahre komplexe und sehr individuelle Workflows entwickelt, die perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Lösung fügt sich nahtlos in bestehende Prozesse ein. Gleichzeitig kann die Lösung sowohl in modernen SAP S/4HANA^® Systemen als auch in älteren ECC 6.0-Systemen genutzt werden. „Unsere Lösung ist flexibel und lässt sich problemlos in bestehende Prozesse und Systeme integrieren, ohne dass Kunden ihre bestehenden Workflows ändern müssen. Das war für viele Unternehmen, mit denen wir bisher im Gespräch waren, ein entscheidender Faktor. Wir können mit Bestimmtheit sagen, dass die Workflows bestehen bleiben und keine Störungen bestehender Arbeitsabläufe zu befürchten sind", erläutert Kaute.

Multichannel-Plattform: Einheitliche Verarbeitung verschiedenster Formate

Die Grundlage unserer E-Rechnungslösung bildet eine Multichannel-Input-Output-Plattform . Ähm … bitte was? Hier handelt es sich um ein Tool, das alle eingehenden Rechnungsformate standardisiert und für die weitere Verarbeitung aufbereitet – und das vor dem Hintergrund höchster Datenschutzvorkehrungen. Egal, ob die Rechnung als XRechnung, ZUGFeRD oder PDF eingeht – alle Formate werden so strukturiert und aufbereitet, dass am Ende ein einheitliches Dateiformat steht. Dieses wird problemlos von SAP^® eingelesen und sogar automatisiert verarbeitet. Mittels der ausgegebenen Datei erstellt SAP^® automatisch einen vorerfassten Beleg und startet den Rechnungseingangsworkflow. Zudem generiert die Lösung zu XRechnungen eine personenlesbare Anzeigevariante. „Das Besondere an unserer Plattform ist, dass wir die Formate nicht trennen müssen. Alle Rechnungen werden einheitlich behandelt, und das Ergebnis ist immer eine standardisierte Datei, die den Rechnungseingangsprozess speist", erklärt Kaute. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll, da jedes Unternehmen in der Regel mit einer Vielzahl von Kreditoren zusammenarbeitet, die ihre Rechnungen unterschiedlich gestalten.

Ein Schritt in Richtung Zukunft: Automatisierung und neue Chancen

Für Unternehmen sollte die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen nur der erste Schritt auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung sein. Das Zielbild ist die automatische Erfassung von Belegen ganz ohne manuelle Prüfung. Die Lösung kann zudem an vielen Stellen um nützliche Tools aus dem Hause PROMOS ergänzt werden. So verarbeitet beispielsweise ein neuer Konditions-Uploader eingehende Jahresendrechnungen von Energielieferanten so, dass Rechnungsbeträge oder Gutschriften sowie Abschläge fürs kommende Jahr automatisch im System aktualisiert werden.

Kaute stellt mit Blick in die Zukunft fest: „Auch der verpflichtende Versand von E-Rechnungen zwischen Unternehmen ist durch das Wachstumschancengesetz bereits für 2027 terminiert. Dafür bieten wir bereits heute entsprechende Lösungen, die wir bis dahin aber noch deutlich ausbauen werden.“ Die PROMOS Lösung zu XRechnung ist in der Lage, aus gebuchten FI-Belegen eine XRechnung zu generieren.

Fazit: Jetzt handeln und die Vorteile nutzen

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 ist schnelles Handeln gefragt. Doch die Umstellung auf E-Rechnungen bietet weit mehr als nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht. Unternehmen können durch den hohen Automatisierungsgrad Zeit und Kosten sparen und ihre Prozesse effizienter gestalten. „Wir können ab Zeitpunkt der Beauftragung innerhalb von sechs Wochen eine funktionierende Lösung implementieren, die es Unternehmen ermöglicht, E-Rechnungen zu verarbeiten", versichert Kaute. Unser Unternehmen bietet nicht nur die technische Lösung, sondern denkt den gesamten Rechnungsprozess mit und bietet ganzheitliche Unterstützung. So wird die E-Rechnung zur Chance, die internen Abläufe zu optimieren und langfristig von der Digitalisierung zu profitieren.

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um die Weichen für die Zukunft zu stellen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren!

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