760easysquare Input Management – Intelligente Digitalisierung und automatisierte Verarbeitung
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15.08.2023
PROMOS aktuell
Das easysquare Input & Output Management – Digitale Dokumentenverarbeitung mit Köpfchen
Jeder spricht seit Jahren von digitalisierten Prozessen, vom papierlosen Büro, von medienbruchfreier Datenverarbeitung. Doch wie kommen die Daten in mein System hinein und – genauso wichtig – auch wieder hinaus? Mit dem easysquare Input & Output Management sorgen wir gemeinsam mit unserem Partner FP Digital Business Solutions für eine durchgängig digitalisierte Verarbeitung aller einkommenden und ausgehenden Dokumente in Ihrem System: Vom Scannen der Eingangspost über die prozessgestützte, automatisierte Bearbeitung bis hin zum Versand von Briefpost.
In diesem Beitrag informieren wir Sie über Ihre Optionen zur Optimierung Ihres Postein- und -ausgangs sowie über spannende Neuerungen der easysquare Lösung. Darüber hinaus findet am 07. September 2023 ein detailliertes Webseminar zum Thema statt. Unsere Experten präsentieren die Lösung mit viel Hintergrundwissen und Sie können live alle Fragen stellen, die Ihnen am Herzen liegen. Jetzt für das Webseminar anmelden
easysquare Input Management – Intelligente Digitalisierung und automatisierte Verarbeitung
Sie möchten Ihre eingehenden Dokumente gern digital verarbeiten, erhalten aber immer noch Briefpost und Fax? Und auch die Daten aus E-Mails oder Kontaktformularen müssen noch händisch in Ihr SAP®-System übertragen werden?
Dafür bieten wir im Rahmen des Input Managements eine umfassende Lösung. Alle Eingangsdokumente (über analoge und digitale Eingangskanäle) können durch unseren Partner FP Digital Business Solutions erfasst werden. Das Unternehmen verfügt über eine langjährige und weitreichende Expertise im Input Management. Eingehende physische Dokumente werden mittels modernster Technologie eingescannt. Parallel können digitale Inputkanäle, wie E-Mail oder Kundenportal, in den Prozess mit einbezogen werden. In einem weiteren Schritt wird der Posteingang nach Geschäftsregeln oder Dokumenttypen mittels cleverer, KI-basierter Erkennungstechnologie klassifiziert, um in die richtigen Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen verteilt zu werden. Abhängig davon können dann auch bereits die relevanten Daten für den Geschäftsvorfall nach Ihren Vorgaben extrahiert werden. Durch mögliche Datenbank-Abgleiche und Plausibilitätsprüfungen können die relevanten Daten schon für Sie validiert werden. So erhalten Sie nicht nur ein digitalisiertes Dokument, sondern auch schon wertvolle, angereicherte Daten für Ihren internen Folgeprozess, der Ihnen eine Prozessbeschleunigung und höhere Prozesseffizienz ermöglicht.
Dank unserem intelligenten Prozesssteuerungstool easysquare workflow können die so digitalisierten Eingangsdokumente direkt in SAP® bearbeitet werden. Die automatisierte Bearbeiterfindung und der integrierte Arbeitskorb sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden ihre jeweils fälligen Aufgaben bezogen auf das Eingangsdokument direkt erhalten und Schritt für Schritt abarbeiten können. Besonders beliebt ist deshalb auch der easysquare Rechnungseingangsworkflow. Mit diesem können Rechnungen teilweise oder vollständig automatisiert verarbeitet und gebucht werden. Für den Rechnungseingangsworkflow gibt es einige interessante neue Features, die von unseren Kunden gern genutzt werden.
Neu beim Input Management: Priorisierung von Eingangsdokumenten und Verarbeitung von Gutschriften
Kennen Sie das? Ein Skonto konnte nicht gezogen werden, weil die entsprechende Rechnung bei der manuellen Posteingangsbearbeitung nicht zur schnelleren Bearbeitung vorgezogen wurde. Das kann mit dem easysquare Input Management nun nicht mehr passieren. Die KI-gestützte Analysesoftware erkennt anhand von Stichworten automatisch die Art des Schreibens. In easysquare workflow kann nun für bestimmte Dokumente eine priorisierte Bearbeitung hinterlegt werden, so z. B. für Mahnungen sowie Rechnungen mit Skonti oder kurzfristigen Zahlungszielen – Das spart Ihrem Unternehmen bares Geld. Neben dieser nützlichen Neuerung ist es ab sofort auch möglich, Gutschriften mit Hilfe des easysquare Rechnungseingangsworkflows automatisiert zu verarbeiten.
easysquare Output Management
Sie haben bereits alle Möglichkeiten ausgeschöpft, Ihren Postausgang zu digitalisieren, möchten aber dennoch einige Anliegen per Briefpost versenden? Manchmal ist es doch relevant, ein gedrucktes Blatt Papier in den Händen zu halten, wie z. B. eine besondere Einladung oder eine hochwertige Broschüre. Vielleicht sind Sie aber auch einfach dazu gezwungen, einen bestimmten Teil Ihrer Post physisch zu versenden, wie es zum Beispiel oft bei Mieterpost der Fall ist. Egal, ob Umfragebögen, Informationsschreiben oder Zählerkarten – Wir machen uns im Rahmen des easysquare Output Managements das moderne Hybridbrief-System zu Nutze. Das bedeutet, dass Sie Ihre Ausgangspost digital an uns versenden. Unser kompetenter Partner FP Digital Business Solutions übernimmt dann den Versand inklusive Druck und Kuvertierung. Das Papier ist somit nicht weg, aber zumindest aus Ihrem Haus verschwunden.
Über FP Digital Business Solutions
Die FP Digital Business Solutions GmbH unterstützt seit über 20 Jahren ihre Kunden bei der Transformation zu einer digitalen Unternehmenskommunikation. Das Brandenburger Unternehmen passt sich dabei individuell an die Anforderungen seiner Kunden an – von der Übernahme einzelner Services, wie der digitalen Signatur, bis hin zur Umsetzung ganzheitlicher und maßgeschneiderter Digitalstrategien im Bereich des In- und Output Managements. Mit modernster Technologie sorgt FP Digital Business Solutions an verschiedenen Standorten in Deutschland für eine ganzheitliche, intelligente Postverarbeitung.
In der Produktionshalle am Standort Berlin Adlershof werden bei unserem Partnerunternehmen FP Digital Business Solutions Dokumente verarbeitet.
Sie haben Beratungsbedarf hinsichtlich Ihres In- und Output Managements? Oder würden Sie sich gern genauer über unsere Lösungen informieren? Dann kontaktieren Sie uns für einen persönlichen Termin oder nutzen Sie die exklusive Chance und informieren Sie sich in unserem Webseminar am 07. September 2023!
