Sitzt, passt und hat Luft – Mit der PROMOS EED / UVI-Lösung auf alles vorbereitet

Redaktion: Herr Krause, welche Pflichten und Herausforderungen kommen jetzt ganz akut auf die Wohnungswirtschaft zu?

Dirk Krause: Die Umsetzung der EED in nationales Recht tritt nun mit der Novellierung der Heizkostenverordnung (HKVO) in Kraft. Und diese fordert zukünftig mehr Informationen für Verbraucher. Denn gemäß den neuen Anforderungen sind Mieter und Bewohner von Wohnungen mit funk- oder fernauslesbaren Wärme- und Warmwasserzählern unterjährig über ihre Verbrauchsdaten zu informieren. Und zwar ab dem 01. Januar 2022, das heißt die Uhr tickt unerbittlich.

Daraus resultieren für Verwalter und Eigentümer von Immobilien zusätzliche Aufwände, die neue Workflows und Prozesse bedingen. Ein Teil der Vorgänge, die unsere Kunden beispielweise im Rahmen der Nebenkostenabrechnung bisher einmal im Jahr durchgeführt haben, muss ab sofort monatlich erfolgen. Das erfordert also Services, die einen durchgängigen Prozess – von der Ermittlung der Verbrauchsinformationen, deren Aufbereitung, Übermittlung, Verarbeitung, Bereitstellung gegenüber dem Mieter, Mitglied bzw. Eigentümer – ermöglichen, um somit die Aufwände auf ein Minimum zu reduzieren.

Redaktion: Sie sagen es, der Aufwand für Wohnungsunternehmen soll so gering gehalten werden wie möglich. Herr Stransfeld, wie unterstützt PROMOS consult ihre Kunden?

Christian Stransfeld: Unsere Expertise – und dass schon seit über 20 Jahren am Markt – besteht in der SAP^®-Entwicklung. Wir schließen Lücken und finden Wege, die wohnungswirtschaftlichen Abläufe unserer Kunden optimal in ihren ERP-Systemen abzubilden. Und genau hier setzt auch unsere EED-Lösung an. Wir bieten einen SAP^® ERP-integrierten Service, der die gesamte Datenlogistik beinhaltet – also von der Anbindung beauftragter Dienstleister via Webservices, die Qualitätssicherung, Übernahme und Verarbeitung gelieferter Daten bzw. deren transparenter Darstellung im ERP-System auf Ebene Mietobjekt und -vertrag. Das ERP-System beheimatet sämtliche Bestandsdaten sowie -strukturen und wir helfen unseren Kunden, dass auch die Verbrauchsinformationen mittels Mapping dort ihren Platz finden. Sofern das die Kunden wünschen. Unser Credo bleibt, die Wohnungsunternehmen zu befähigen, die eigenen Leistungen selbst zu steuern und mit geringem Aufwand Anteil an der Wertschöpfung zu nehmen.

Darüber hinaus unterstützen wir unsere Kunden natürlich auch bei der Erstellung des digitalen Schriftguts und dem Weiterleiten der unterjährigen Verbrauchsinformation (UVI) an ihre Nutzer.

Redaktion: Die „Übermittlung“ der monatlichen Verbrauchsinformationen sowie deren korrekte Umsetzung standen bisher noch heftig in der Diskussion. Wie geht die PROMOS-Lösung mit dieser Anforderung um?

Krause: Wir haben in den vergangenen Monaten und Wochen viele Gespräche geführt und sind dahingehend auf große Unsicherheit über die konkrete Auslegung des Regelwerks getroffen. Wie sollen denn die Kunden unserer Kunden rechtssicher informiert werden, per Post, elektronischem Dokument oder reicht der Abruf in einem Portal? Und wie sollen sich diese Anforderungen in unserem Standard widerspiegeln? Wir begegnen dieser Unsicherheit mit einer flexiblen Lösung, indem der Kunde selbst definieren kann, welcher Zustellweg für ihn am besten realisierbar ist. Sei es die angeschlossene Kunden-App für Mieter oder Eigentümer, ob nun von easysquare oder jeden anderen Anbieters, ein durch PROMOS bereitgestelltes Webportal, den Versand per E-Mail oder Post – ganz egal, denn unser modularer Lösungsansatz bietet uns die notwendige Flexibilität, auf die vorhandenen Systemvoraussetzungen beim Kunden einzugehen und die Lösung dahingehend schnell und unkompliziert anzupassen.

Stransfeld: Denkbar sind auch hybride Modelle. Stellen Sie sich nur vor, dass dem Wohnungsunternehmen beispielsweise nicht von allen Bewohnern eine aktuelle E-Mail-Adresse vorliegt. In diesem Fall können dann verschiedene Zustelloptionen auf unterschiedlichen Kanälen greifen.

Redaktion: Das heißt, je erfolgreicher das Onboarding, desto wahrscheinlicher ist der Abschied vom Papierversand?

Stransfeld: Ja, definitiv! Um den ökologischen Grundgedanken der Verordnung Rechnung zu tragen, unterstützt PROMOS ihre Kunden bei der Bereitstellung digitaler Informationswege. Wichtig bleibt, dass der manuelle Bearbeitungsaufwand seitens des Kunden durch eine hohe Automatisierung im System ersetzt wird. Der Mieter bzw. Eigentümer kann sich mit Hilfe seiner E-Mail-Adresse für die Mieter-App registrieren und so werden die Verbrauchsinformationen via App bereitgestellt. Das Papierschreiben wird somit obsolet. Alternativ können auch die bereits vorhandenen Mailadressen in den Bestandsdaten für eine digitale Zustellung per E-Mail genutzt werden. Und halten wir abschließend nochmal fest: Nachhaltigkeit ist schon länger in den Fokus der Unternehmen gerückt, nicht nur aufgrund steigender Energiepreise oder durch den Bau klimaneutraler Gebäude. Davon profitieren Verwalter, Bewohner und Umwelt gleichermaßen.

Redaktion: Und inwiefern beeinflusst die Energieeffizienz-Richtlinie die digitale Agenda der Wohnungsunternehmen?

Krause: Mit einer professionellen Umsetzung der neuen Anforderungen lässt sich aus den gesetzlich auferlegten Pflichten eine echte Chance gestalten, Prozesse neu zu denken und miteinander zu verknüpfen. Digitalisierung passiert nicht von heute auf morgen, aber die Umsetzung der EED-Anforderungen ist ein guter erster Schritt bzw. ein hervorragender Ausgangspunkt, um angrenzende Digitalisierungsthemen anzugehen. Doch das Tempo bestimmt der Kunde, wann, wie und in welcher Form die Digitalisierung im eigenen Unternehmen forciert werden soll. PROMOS steht ihnen hierbei immer beratend zur Seite. Nehmen Sie dazu also gern Kontakt mit uns auf oder besuchen Sie unser Webseminar!

Redaktion: Herzlichen Dank für das Interview.