Spotlight EED – PROMOS zieht erstes Zwischenfazit

Mit der Novellierung der Heizkostenverordnung (HKVO) wurde im November 2021 die Energieeffizienz-Richtlinie (EED) in nationales Recht umgesetzt, woraus klare Handlungsaufforderungen zur Senkung des Energieverbrauchs in Gebäuden hervorgehen. Um Unternehmen bei der Umsetzung der unterjährigen Informationspflicht an Mieter und Bewohner zu unterstützen, informierte PROMOS bereits im Dezember 2021 über das Angebot einer flexiblen EED / UVI-Lösung. In unserer Fortsetzung sprechen wir erneut mit Dirk Krause, Head of Business Development and Partnermanagement, über die Herausforderungen, die die Projekte bisher mit sich brachten, und geben Einblicke in wichtige Lessions Learned.

Redaktion: Herr Krause, das erste Quartal liegt nun hinter uns. Wie verlaufen die Projekte, haben Sie ein erstes Fazit?

Dirk Krause: Unser Fazit fällt sehr gut aus. Wir haben die ersten Kunden mit unserer Lösung produktiv gesetzt und das Feedback fiel durchweg positiv aus. Wir bedienen aktuell insgesamt 16 Kunden mit einem Bestandsvolumen von über 300.000 Mietobjekten in verschiedenen Stadien des Projektfortschritts. Dazu sollte ich vielleicht ausführen, dass die infrastrukturellen sowie prozessualen Voraussetzungen, denen wir in den jeweiligen Unternehmen begegnen, sehr unterschiedlich ausfallen. Angefangen bei der Datenstruktur im ERP-System bis hin zu den in den Unternehmen etablierten Kommunikationswegen mit ihrer Mieterschaft. Wenige verfügen über eine Mieter-App für die digitale Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformationen, bzw. befinden sich Mischformen aus digitalem und anlogen Versand per Post im Einsatz. Insofern profitieren wir sehr von unserem flexiblen Lösungsansatz, auf den wir bei der Entwicklung besonderes Augenmerk gelegt haben. Da wir alle Kommunikationswege unterstützen, können wir mit wenig Aufwand auf die Individualität unserer Kunden eingehen und ggf. Sonderwünsche abbilden.

Redaktion: Gehört das zu den wesentlichen Learnings aus den bisherigen Projekten?

Krause: Nun ja, ich glaube allen Beteiligten ist bei der intensiveren Auseinandersetzung mit dem Thema klar geworden, dass es nicht zielführend sein kann, nur eine schöne Hochglanzlösung anzubinden, um den digitalen oder analogen Versandweg abzubilden. Angesichts noch verhaltener Nutzungszahlen liegt die Lösung nicht im ausschließlich digitalen Mieterportal, aber analoge Kunden werden mit einem simplen Druckservice via PDF ebenfalls nicht abgeholt. Der verwaltungsseitige Aufwand führt in diesem Fall nur zurück ins Unternehmen. Die Umsetzung der EED in den Praxiseinsatz der Unternehmen erfordert eine ganzheitliche Betrachtung. Und dazu gehört die nahtlose Integration ins ERP-System.

Redaktion: Liegt in der Ganzheitlichkeit die eigentliche Herausforderung?

Krause: In der Tat konnten wir feststellen, dass der Beratungsbedarf in den Unternehmen sehr hoch ist. Die Projekte sind für alle am Markt eine riesige Herausforderung. Die Messdienstleister sind davon nicht ausgenommen. Uns allen stand vom Gesetzgeber nur ein kurzer Umsetzungszeitraum zur Verfügung. Ich erwähnte es bereits: die Ausgangssituationen sind vielschichtig, die Datenstrukturen komplex, die Datenlieferung der Messdienstpartner sowie die Geräteausstattung sind sehr unterschiedlich ausgeprägt. Das sind alles Aspekte, die herausfordern. Auf Grund der unterschiedlichen messtechnischen Ausstattung stehen wir bei einigen potenziellen Kunden noch am Anfang und werden die Anforderungen erst mit umgestellter Messtechnik angehen. In diesem Kontext bekommen wir immer noch wöchentlich neue Anfragen, weil in der Umstellung die Probleme deutlich werden. Deshalb suchen die Unternehmen nach kompetenten Ansprechpartnern für ihre individuellen Umsetzungsszenarien.

Redaktion: Was sind mögliche Fallstricke, über die die Unternehmen in der Umstellung stolpern?

Krause: Nun, zunächst einmal trägt eine gute Stammdatenstruktur im ERP-System des Kunden wesentlich zum Erfolg unserer Projekte bei. Liegen die Stammdaten im System des Messdienstes und dem ERP-System des Wohnungsunternehmen nicht synchronisiert vor, besteht natürlich zusätzlicher Handlungsbedarf. Denn nur weil die Ordnungsbegriffe zu den Liegenschaften und Wohnungen im Kundensystem vorliegen, müssen diese noch lange nicht mit denen im System des Messdienstes übereinstimmen. Doch für die Automatisation ist es elementar, dass die Daten feinteilig zueinander passen, geprüft und synchronisiert werden, bevor die Verbrauchsdaten gemappt werden. Die Business Logik in SAP® macht das möglich. Auch komplexe Strukturen zu den unterschiedlichen Eigentumsverhältnissen wie Fremdverwaltung, WEG etc. mit unterschiedlichen Buchungskreisen in einem Objekt können hier auf Wohnungsebene abgebildet werden. Eine reibungslose Kooperation mit den angebundenen Dienstleistern ist selbstverständlich von Vorteil.

Außerdem sollte die Konformität mit dem Datenschutz in der Lösung berücksichtigt werden. Stellen Sie sich vor, die Wohnungsunternehmen lagern ihre Kommunikation mit der Mieterschaft auf externe Dienstleister aus! In diesem Fall müssen auch hier die entsprechenden Einwilligungen vorliegen, sobald personenbezogene Daten berührt werden. Die vertraglichen Grundlagen müssen folglich geklärt und lückenlos dokumentiert werden. PROMOS hat hier einen Lösungsansatz gewählt, bei dem wir darauf achten, dass die personenbezogenen Daten zur Wohnung, zum Vertrag oder ähnliches erst im Kundensystem verarbeitet werden und auch dortbleiben, um so eine datenschutzkonforme Umsetzung zu gewährleisten. Die Kontrolle behält der Kunde.

Abschließend sollte auch die grundlegende Motivation für das Projekt nicht unerwähnt bleiben, welche im Kontext der digitalen Agenda eines Unternehmens zu sehen ist. Wir haben es mit einem breiten Spektrum am Markt zu tun – von Unternehmen, die lediglich die Mindestanforderungen des Gesetzgebers erfüllen wollen, über Unternehmen, die einen Mehrwert für die eigene Mieter-App suchen, bis hin zu Unternehmen, die über kurz oder lang die vollständig digitale Kundenkommunikation vorantreiben. Die Motivation nimmt entscheidend Einfluss auf die Ausgestaltung der implementierten Lösung. Glücklicherweise ist es uns bei PROMOS gelungen, eine Lösung im Markt zu platzieren, die sämtlichen Anforderungen gerecht werden kann.

Redaktion: Würden Sie sagen, das unterscheidet PROMOS vom Wettbewerb?

Krause: Mir würde vieles einfallen [lacht]. Aber um es kurz und knapp zu halten, ja.

Redaktion: Kommt PROMOS die langjährige Erfahrung mit SAP^® Software zugute?

Krause: Auf jeden Fall. Auch wenn sich die Maßnahmen im Rahmen der EED über lange Zeit angekündigt haben, die Novellierung der Heizkostenverordnung in deutsches Recht erfolgte in einem relativ kurzen Zeitraum. Den Wohnungsunternehmen blieb nicht sehr viel Reaktionszeit. Und auch wir als Beratungshaus mussten uns erst einstellen. Aber das zeichnet PROMOS mit Sicherheit aus, dass wir aufgrund der Erfahrung unserer exzellenten Beratungsmannschaft flexibel auf neue Anforderungen reagieren können. Das war auch schon bei der vorübergehenden Senkung der Mehrwertsteuer so. Und unsere langjährigen Kunden schätzen es sehr, mit PROMOS einen Dienstleister an ihrer Seite zu wissen, der in solche Themen eintaucht und praktikable Lösungen zutage fördert. Insbesondere, wenn es sich um so komplexe und vernetzte Prozesse wie dem Nebenkostenmanagement handelt.

Redaktion: Haben Sie zum Abschluss noch einen Ausblick, wie es mit den Projekten und der Lösung weitergeht?

Krause: Wir arbeiten derzeit auf Basis unseres Kundenfeedbacks daran, die Lösung selbst zu optimieren aber auch zu erweitern. Beispielsweise werden wir im 4. Quartal unsere cloudbasierte Messdienstkopplung in die Datenlogistik zwischen Wohnungsunternehmen und Messdienst einsetzen, um den Betrieb der Lösung weiter zu verbessern. Das heißt, zum einen erhöhen wir die Datenqualität und das Mapping zwischen Stamm- und Verbrauchsdaten. Zum anderen wollen wir unseren Kunden in der Anwendung Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um beispielsweise Prozesse zu monitoren, effizienter zu gestalten und Durchlaufzeiten zu erkennen. Insbesondere für Unternehmen mit großen Wohnungsbeständen erwächst daraus ein zusätzlicher Mehrwert.

Mit der Messdienstkopplung arbeiten wir daran, die gesamte Kommunikation zwischen unseren Kunden und ihren Servicepartnern zu optimieren und damit Transparenz, Flexibilität und Effizienz zu schaffen.

Gerne geben wir hier noch tiefere Einblicke in die Lösung und zeigen Ihnen live, welche Möglichkeiten wir mit der PROMOS EED / UVI-Lösung bieten. Deshalb setzen wir unsere Webseminar-Reihe im Sommer fort und laden alle interessierten Unternehmen herzlich zum digitalen Austausch ein.

Redaktion: Vielen Dank für das Interview.