Optimierung des Vermietungsprozesses bei Peach – Dank digitaler Unterschrift 12 Tage schneller zum Vertragsabschluss

Um einen einheitlichen Vermietungsprozess an den verschiedenen Standorten in ganz Deutschland sicherzustellen, beauftragte die Peach Property Group AG PROMOS consult mit der Einführung eines digitalen Unterschriftenprozesses. Dank des digitalen und vollständig integrierten Vertragsabschlusses spart Peach Property Zeit und reduziert Aufwände sowie Druck- und Versandkosten. Mitarbeitende profitieren von der automatischen Prozesssteuerung und hohen Datenqualität, Mieterinnen und Mieter von der Möglichkeit, ihre Unterschrift von überall aus leisten zu können.

Die Peach Property Group AG

Das Schweizer Immobilieninvestmentunternehmen konzentriert seinen Anlageschwerpunkt auf deutsche Mietimmobilien. Mit rund 25.000 Wohnungen ist die Peach Property Group ein bedeutendes Immobilienunternehmen in Deutschland.^[1] Bereits in der Vergangenheit unterstützte PROMOS das Unternehmen bei einem großen digitalen Transformationsprojekt: Zum Jahreswechsel 2019/2020 erfolgte die Migration nach SAP S/4HANA^®. Das neue System ist optimal geeignet, die schnelle Expansion sowie die verschiedenen Prozesse an unterschiedlichen Standorten der aufstrebenden Peach Property Group abzubilden.

Ausgangspunkt

An mittlerweile insgesamt 15 so genannten Peach Points, die verteilt in ganz Deutschland liegen, haben Interessierte die Möglichkeit, mit Mitarbeitenden der Peach Property in direkten Kontakt zu treten. Auch die Vermietung, inklusive Vertragsabschluss, findet dezentral in den jeweiligen Regionen des Unternehmens statt und war bisher durch eine jeweils individuelle Vorgehensweise gekennzeichnet. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der Überwachung und Qualitätssicherung der Vermietungsabläufe. Die Nachverfolgbarkeit des Prozesses war jedoch aus Transparenzgründen gegenüber Aktionären und Wirtschaftsprüfern zwingend notwendig. Um diesem Problem zu begegnen, suchte Peach nach einer digitalen Lösung, die ihre Mitarbeitenden durch einheitliche Schritte führt und eine gleichbleibende Qualität der Verträge gewährleistet. Gleichzeitig sollte die Möglichkeit für eine digitale Unterschrift mithilfe von Docusign geschaffen werden.

Die Einführung des digitalen Mietvertragsprozesses

In einem gemeinsamen Projekt wurde für Peach Property ein individueller digitaler Mietvertragsprozess implementiert. Projektleiterin auf Seiten der PROMOS, Tamara Erdenberger, Deputy Director im Consulting Real Estate, beschreibt die Projektanbahnung so: „Die Peach Property ist mit ihren zahlreichen Standorten und ihren starken Wachstumsambitionen durch eine ganz spezifische Struktur gekennzeichnet. Für uns war es selbstverständlich, die Ausgangslage genauestens zu analysieren und die Bedürfnisse des Unternehmens in einen passgenauen Prozess zu übertragen.“ Der Prozess gliedert sich heute in verschiedene Schritte.

Der neue Prozess gestaltet sich so, dass bei Anbahnung eines Mietverhältnisses zunächst durch den Vermieter alle relevanten Daten zum Mietvertrag in SAP^® erfasst werden und anschließend unter Zuhilfenahme des Korrespondenztools OPCC der Mietvertrag erstellt wird. Nun startet ein automatisierter easysquare workflow Prozess, welcher die Einholung aller erforderlichen Unterschriften zur Aufgabe hat. Der Mietvertrag wird automatisiert an Docusign übergeben, wodurch die Leistung der digitalen Unterschrift durch die Mietpartei ermöglicht wird. Erdenberger erklärt dazu: „Heutzutage ist man daran gewöhnt, nahezu jeden denkbaren Prozess online ausüben zu können. Das geht schnell und ist denkbar einfach. Der Schritt, eine Vertragsunterzeichnung digital zu ermöglichen, ist nicht nur zeitgemäß, sondern hat für beide Seiten wichtige Vorteile.“ Nachdem der unterschriebene Vertrag automatisch in das Projektsystem zurückgespielt wurde, wird er anschließend von zwei Mitarbeitenden der Peach Property unterzeichnet. Zum Schluss erhält die Mietpartei den unterzeichneten und rechtsgültigen Vertrag per E-Mail. Der Prozess ist damit abgeschlossen und der entsprechende Vertrag wird aktiviert. Das unterzeichnete Dokument wird am Vertrag in SAP^® archiviert.

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Parallel zur digitalen Unterschrift bleibt bei Peach Property die Option bestehen, den Vertrag manuell auf dem Papier zu unterzeichnen. Erdenberger erläutert den Hintergrund: „Der Prozess heißt zwar digitaler Mietvertrag, aber wir mussten natürlich auch die Mieter berücksichtigen, die das entweder nicht können, wollen oder vor Ort stehen und sagen, ‚Ich bin grad da, ich unterschreibe meinen Mietvertrag jetzt direkt‘.“ Der neue Prozess vereint auf diese Weise die Vorteile moderner Technologien mit den Präferenzen einer vielfältigen Mieterschaft.

Welche Erfolge kann Peach bis dato verzeichnen?

Wenn wir von Prozessdigitalisierung reden, reden wir immer auch von Zeitersparnissen. Wie signifikant diese ausfallen kann, zeigen die Zahlen der Peach Property deutlich: Statt der bisher durchschnittlichen 14 Tage bis zur Vertragsunterzeichnung konnte Peach den Prozess auf 1,9 Tage reduzieren. Eine Leistung, auf die man stolz sein kann. Zusätzlich profitiert das Unternehmen von einem vereinheitlichten Prozess über alle Standorte hinweg, eine verbesserte Datenqualität sowie deutlich reduzierten Druck- und Versandkosten. Auch die automatische Prozesssteuerung erleichtert Arbeitsabläufe und entlastet Mitarbeitende. Ein Erfolg auf ganzer Linie!

Die Rolle der Vermietungslösung von PROMOS

Der Unterschriftenprozess der Peach Property ist individuell an ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst. Äquivalent dazu nutzen andere Kunden von PROMOS die Vermietungslösung, um die Anbahnung und den Abschluss einer Vermietung digital abzubilden. Die Vermietungslösung mit der dazugehörigen Interessenten-App integriert ebenfalls die Option, die erforderlichen Unterschriften digital zu leisten. Sie unterscheidet sich insofern, als dass sie zusätzlich die Möglichkeit bietet, die Exposégenerierung, die Pflege von Interessentendaten, automatische Terminvereinbarungen und Reservierungen, den Selbstauskunftsprozess und vieles mehr digital im Portal durchzuführen. Die Daten (z. B. die automatische Anlage von Geschäftspartnern) werden nahtlos in das SAP^®-System integriert. Erdenberger kommentiert zu dieser Option: „Auch die Peach prüft, ob die aktuelle Lösung um andere Standardfunktionalitäten und -lösungen von PROMOS ergänzt werden kann, sodass sogar die Interessentenverwaltung in SAP^® abgebildet wird und so den Prozess komplett macht.“

Fazit

Dank der Einführung eines digitalen Mietvertragsprozesses profitiert Peach von einheitlichen und effizienten Vermietungsabläufen. Die Integration des maßgeschneiderten easysquare workflow Prozesses und Docusign ermöglichen eine sichere und effiziente Unterzeichnung der Verträge – und all das vollintegriert in das moderne SAP S/4HANA^® System des Unternehmens. Abschließend äußert sich Erdenberger zum aktuellen Stand: „Die Peach Property ist sehr zufrieden mit dem geschaffenen Prozess. Erstmals sind sie dazu in der Lage, an jedem Standort einen Prozess nach zentral festgelegten Maßstäben und Abläufen zu gewährleisten. Das erhöht ihre Transparenz und Datenqualität signifikant. Egal, was zukünftig kommen wird – Ich denke wir haben hier eine wunderbare, maßgeschneiderte Ausgangsbasis geschaffen.“