Studie: Mobile Wohnungsabnahme mit easysquare bringt mehr als 50 Prozent Zeitersparnis

Das Ziel der Arbeit hatte darin bestanden, einen verbesserten Wohnungsabnahmeprozess für die Immobilienbranche zu entwickeln und dabei zu analysieren, inwiefern die Effizienz durch den Einsatz eines Softwareproduktes gesteigert werden kann. Dabei wurden ein herkömmliches Standardverfahren mit Papierdurchschlägen und eine mobile Vorgehensweise mit Unterstützung durch die easysquare mobile App miteinander verglichen. Ein Schwerpunkt der Analyse lag dabei auf dem mit beiden Verfahren verbundenen Zeitaufwand.

Zur Datenerhebung führten Testpersonen in einem entsprechenden Testszenario jeweils eine Wohnungsabnahme einschließlich der notwendigen Vor- und Nachbereitung durch. Während für die in diesem Zusammenhang erforderlichen Tätigkeiten im Rahmen des „Papierprozesses“ durchschnittlich rund 60 Minuten benötigt wurden, konnten sie im Rahmen der mobilen Wohnungsabnahme in durchschnittlich 26 Minuten erledigt werden.

„Die enorme Zeitersparnis lässt sich im Wesentlichen auf drei Gründe zurückführen“, erläutert Torsten Friedel, Chief Operations Officer bei PROMOS consult, der die Studie betreut hat. „Wichtige Stammdaten, die bei der Wohnungsabnahme benötigt werden, stehen in digitalen Formularen auf dem mobilen Endgerät bereits zur Verfügung, während sie bei Papierformularen in der Regel erst manuell eingetragen werden müssen. Das hat die Vorbereitungszeit im Test auf nur noch etwa eine Minute verkürzt. Der zweite Grund ist, dass die Datenerfassung vor Ort durch die Verwendung von Mobilgeräten und digitalen Formularen erheblich erleichtert wird. Beispielsweise können die vier Schritte der Vorabnahme mittels hinterlegter Kataloge zur Mehrfachauswahl von Zuständen und Maßnahmen sowie durch Nutzung des Fotoeditors parallel durchgeführt werden. Die größte Zeitersparnis konnte allerdings bei der Nachbereitung realisiert werden. Im herkömmlichen Verfahren dauerten die Übertragung der gewonnenen Daten ins ERP-System und die Archivierung insgesamt rund 20 Minuten. Bei der mobilen Wohnungsabnahme entfällt der Aufwand für die manuelle Archivierung dagegen komplett, weil die vor Ort erfassten Daten gleich automatisch in das ERP-System übernommen werden. Angesichts des erheblichen Effizienzgewinns rechnen wir damit, dass sich der Einsatz mobiler Geräte mit entsprechenden Softwarelösungen in der Wohnungswirtschaft immer stärker durchsetzen wird.“