easysquare Vertragsakte

Die Vertragsakte wird beim Erfassen eines neuen Mietvertrages im System automatisch generiert. Jedem Mietvertrag steht eine eigene Akte zur Verfügung und beinhaltet Schriftstücke, wie z. B. den Mietvertrag, Sondergenehmigungen, Abrechnungen, Nebenkostenschreiben, Mietanpassungen, Instandhaltungsmeldungen, Korrespondenzen, aber auch Transaktionen, Reports, E-Mails und ganze easysquare Workflows. Die easysquare Vertragsakte setzt sich aus einem Aktenkopf sowie einer baumartigen Struktur zusammen.

Alles auf einen Blick im Aktenkopf

Der Kopf der Akte enthält wichtige Informationen zum jeweiligen Objekt und Mieter. Hier werden beispielsweise die Vertragsnummer, der Name des debitorischen Haupt- und Mitmieters, Ansprechpartner wie Facility Manager, zuständiger Sachbearbeiter und die Adresse des Mietobjektes angezeigt. Die im Standard bereitgestellten Informationen können kundenindividuell angepasst und erweitert werden.

Schnelle Orientierung durch Baumstruktur

Die baumartige Struktur der Vertragsakte bildet die Grundlage einer übersichtlichen Darstellung. Diese wird im Rahmen des Einführungsprojektes kundenindividuell besprochen und umgesetzt. Dabei werden auf Best Practices der PROMOS zurückgegriffen. Definiert wird an dieser Stelle, welche Inhalte sich an welcher Stelle der jeweiligen Akte befinden sollen und dort automatisiert abgelegt werden. Absprünge in SAP® Transaktionen oder in für die Akte relevante Objekte, wie z. B. das Mietobjekt und eventuelle Unterakten, sind mit einem Klick möglich.

• Direktabsprung: Die Möglichkeit direkt aus dem betreffenden Stammdatenobjekt in die digitale Vertragsakte abzuspringen, ermöglicht den Anwendern auf Information zugreifen zu können, ohne zeitintensiv danach suchen zu müssen. Es stehen nicht nur das gesuchte Dokument, sondern auch andere Umfeldinformationen sofort zur Verfügung.
• Akte zum Mitnehmen: Bei Bedarf ist es möglich, eine Akte per Knopfdruck komplett zu exportieren. Auf diese Weise lässt sich eine komplette Akte schnell und bequem auf externe Speichermedien ablegen. Essentiell ist, dass hierbei die Ordnerstruktur der Akte komplett erhalten bleibt. Überdies können ganze Aktenbestände via Exportfunktion offline verfügbar gemacht werden.
• Datenhaltung: Die digitalen Inhalte der Vertragsakte werden systematisch, direkt in Ihrem SAP® ERP System verwaltet und in einem externen Archiv aufbewahrt.