easysquare Objektakte

Die Erfassung von Dokumenten in der digitalen Akte ist nicht nur auf eingehende Korrespondenzen beschränkt, sondern schließt auch ausgehende Dokumente mit ein. Beim Erfassen eines neuen technischen Objektes in SAP® wird die easysquare Objektakte automatisch generiert. Auf diese Weise steht jedem technischen Objekt eine eigene digitale Akte zur Verfügung. Diese kann sowohl Schriftstücke, wie z. B. Brandschutzverordnungen, Flucht- und Rettungspläne, Wartungsverträge, Energieausweise oder Schließpläne, als auch Transaktionen, Reports, E-Mails und ganze Workflows beinhalten.

Die easysquare Objektakte folgt dem immer gleichen Aufbau aus Aktenkopf und einer baumartigen Struktur ihrer Inhalte:

Alle Eckdaten auf einem Blick im Aktenkopf

Alle wichtigen Informationen zum jeweiligen technischen Objekt befinden sich im Kopf der digitalen Akte. Hier werden beispielsweise die Objektbeschreibung, Nutzungsart, Nutzflächen, Ansprechpartner, wie Facility Manager oder zuständiger Sachbearbeiter, sowie weitere Informationen des technischen Objektes angezeigt, wobei die bereitgestellten Informationen kundenindividuell angepasst und erweitert werden können.

Detaillierte Auflistung sämtlicher Inhalte durch eine übersichtliche Baumstruktur

Für eine übersichtliche Darstellung werden sämtliche Inhalte mit einem Symbol klassifiziert und in einer baumartigen Struktur in der digitalen Akte abgelegt. Diese Struktur wird im Rahmen des Einführungsprojektes besprochen und kundenindividuell umgesetzt, wobei wir jederzeit auf Best Practices der PROMOS zurückgreifen können. Von dort können Sie jederzeit mit einem Klick in die entsprechenden SAP® Transaktionen oder in die für die Akte relevanten Objekte abspringen.

• Direktabsprünge: Sie wollen auf Informationen zugreifen, ohne zeitintensiv danach suchen zu müssen? Dann nutzen Sie die Möglichkeit, aus dem betreffenden Stammdatenobjekt (Technischer Platz, IH-Meldung und weitere technische Objekte) direkt in die digitale Objektakte abzuspringen. Dort stehen Ihnen nicht nur das gesuchte Dokument, sondern auch andere Umfeldinformationen zur Verfügung.
• Akte zum Mitnehmen: Bei Bedarf können Sie eine Akte per Knopfdruck exportieren. Somit ist es möglich, eine komplette Akte schnell und bequem auf externe Speichermedien abzulegen, ohne dass bei diesem Vorgang die gesamte Ordnerstruktur der Akte verloren geht. Selbst ganze Aktenbestände können via Exportfunktion offline verfügbar gemacht werden.
• Prozessintegration: Das volle Potenzial der digitalen Akte wird mit der Einbindung in easysquare workflow ausgeschöpft. Auf diese Weise lassen sich Arbeitsprozesse samt Anlagen in die Objektakte einbinden und stehen somit jederzeit für einen Absprung zur Verfügung. Auf diese Weise wird ein fallbezogenes Bearbeiten optimal unterstützt.