easysquare Mieterwechsel

Zahlreiche Bearbeitungsschritte müssen während des Mieterwechsels beachtet werden – sowohl im ERP-System des Wohnungsunternehmens als auch mobil vor Ort. Easysquare bietet Ihnen eine einfache und komfortable Lösung, einen reibungslosen Ablauf im Mieterwechselprozess sicherzustellen.

Mobile Unterstützung vor Ort

Verbindendes Element für die Kommunikation aller beteiligten Personen und Dienstleister im Mieterwechselprozess sind digitale Formulare. Der Versand eines digitalen Formulars erfolgt aus dem SAP^® System an die easysquare Plattform, wodurch es bereits alle wichtigen Informationen, wie Adresse, Termin, Name des Mieters und die entsprechenden Ausstattungsmerkmale des Objektes enthält. Der zuständige Mitarbeitende findet das digitale Formular zur weiteren Bearbeitung im Posteingang der easysquare Professional App, entweder in der nativen App für iOS bzw. Android oder in der WebApp für PC und Smartphone.

Die Abnahme oder Übergabe einer Wohnung wird mobil durchgeführt und das Formular vor Ort ausgefüllt. Hierbei profitiert der Mitarbeitende von der bedienfreundlichen Erfassung in der App, bspw. durch vordefinierte Kataloge und Checklisten. Mieter und Vermieter unterschreiben direkt auf dem Tablet. Die erfassten Daten des Vorabnahmeprotokolls stehen anschließend im Endabnahmeprotokoll zur Verfügung. Der Vorgang bleibt transparent und für alle Beteiligten stets nachvollziehbar.

SAP^® Integration

Die erfassten Daten – die Ausstattungsmerkmale des Mietobjektes, die Verzugsadresse, die Kommunikationsdaten und die Bankdaten des Mieters – werden in das SAP^® System zurückgeschrieben. Selbstverständlich können die Daten vorher mit einem Bestätigungsdialog zur Rückintegration überprüft werden. Anschließend können Protokolle im PDF-Format zur Archivierung an den Mietvertrag oder für den E-Mail-Versand an den Mieter genutzt werden. Der gesamte Prozess wird über easysquare workflow gesteuert und führt den Mitarbeitenden wie an einem roten Faden durch die einzelnen Bearbeitungsschritte.

Zusatzfunktionen:

• Automatisierte Instandhaltungsmeldung an das Wohnungsunternehmen bzw. den Handwerker sowie nahtloser Anschluss verschiedenster Prozesse dank easysquare workflow,
  
• Anzeige weiterer SAP^® Daten im mobilen Formular, wie der aktuelle Saldo des Mieterkontos, Notizen zum Mietvertrag und vieles mehr,
  
• Einsicht in die Miethistorie und Anzeige von archivierten Anlagen im mobilen Formular, wie z. B. die Kündigung oder der Mietvertrag,
  
• Erstellung von Korrespondenzen, die per E-Mail zusätzlich zum Abnahme- oder Übergabeformular versendet werden – dank OpenPromos Corporate Correspondence
  
• Automatischer Versand der vor Ort erfassten Zählerstände an definierte Versorger als PDF-Zählerprotokolle für die An- und Abmeldung,
  
• Vererbung von Stammdaten, wie Schlüssel, Zähler oder Fotos, aus den Endabnahmeprotokollen in die Übergabeprotokolle,
  
• Offline-Funktion: Nutzung der Grundfunktionen bei fehlender Internetverbindung, Zwischenspeicherung und Versand bei erneuter Internetverbindung an das ERP-System,
  
• Fiori^®-Version: Verfügbarkeit des easysquare Mieterwechsels für das Fiori^®-Launchpad,