PROMOS Kostenmeldung Messdienstleister

Für die Erzeugung einer Kostenmeldung und die anschließende Übermittlung an den Wärmemessdienst können vier verschiedene Varianten unterschieden werden.

Kostenmeldung über Webformular (1): Die bevorzugte Vorgehensweise seitens des Wärmemessdienstes sieht vor, dass das Wohnungsunternehmen manuell ein Webformular auf der Webseite des Wärmemessdienstes ausfüllt.

Kostenmeldung auf Papier (2): Ein Vordruck für die Kostenmeldung wird manuell ausgefüllt und anschließend per Briefpost an den Wärmemessdienst geschickt.

Kostenmeldung als PDF-Dokument (3): Ein elektronisches Formular wird manuell ausgefüllt, als PDF-Dokument gespeichert und per E-Mail an den Wärmemessdienst geschickt.

Kostenmeldung als DTA-Datei (B/K-Sätze) (4): Für elektronische Kostenmeldungen als DTA-Datei sind B/K-Sätze (Liegenschafts- und Kostensätze) vorgesehen. Die Erstellung von B/K-Sätzen ist mit einem PROMOS.GT Programm möglich.

Außerdem besteht auf dem Karteireiter „Kostenmeldung“ die Möglichkeit, Mengen und Einheiten zu erfassen, sofern diese nicht bereits bei der Buchung eingegeben worden sind. Neben den Grundbestandteilen „Kosten“ und „Mengen / Einheiten“ einer Kostenmeldung ist es darüber hinaus möglich, optional Zusatzinformationen für die externe Abrechnung zu erfassen. Auf Basis dieser Daten werden alle obigen Varianten unterstützt:

• Für die Variante 1) und 2) stehen dem Sachbearbeiter auf einen Blick alle Informationen für den manuellen Übertrag zur Verfügung.
  
• Für die Variante 3) besteht die Möglichkeit, das elektronische Formular automatisch zu erzeugen.
  
• Für die Variante 4) können alle Informationen automatisiert in die B/K-Sätze übernommen werden (Zusatzinformationen in freie Bereiche).
  

Für ein Wohnungsunternehmen verursachen die Varianten 3) und 4) zwar den geringsten Aufwand, jedoch können Zusatzinformationen vom Wärmemessdienst nicht automatisiert verarbeitet werden. Daher empfiehlt sich eine Vorgehensweise nach Variante 4).

• Integration in den Geschäftsprozess der NK-Abrechnung: Über einen Absprung im PROMOS Nebenkosten Cockpit wird die DTA-AE bzw. dort der Karteireiter „Kostenmeldung“ direkt aufgerufen. Hierbei wird automatisch ein Filter auf die jeweilige Abrechnungsperiode gesetzt. Sofern alle Daten für die Kostenmeldung vorhanden bzw. erfasst worden sind, kann die Kostenmeldung durch die Eintragung des Datums im Nebenkosten Cockpit freigegeben werden.
  
• Keine Kostenübertragung: Sofern für die Erstellung der Abrechnung Abschläge mit dem Wärmemessdienst vereinbart und diese bereits gebucht worden sind, dürfen diese im Rahmen der Kostenmeldung nicht an den Wärmemessdienst übermittelt werden. Deshalb können mit der PROMOS Lösung einzelne Kostenträger-AE komplett oder einzelne Kostenpositionen von der automatisierten Verarbeitung ausgeschlossen werden.
  
• Zuordnung Wasserkreis / Nutzergruppe: Des Weiteren besteht eine Zuordnungsmöglichkeit von Kostenträger-AE zu Wasserkreisen bzw. Nutzergruppen. Sowohl Ausschlüsse als auch die Zuordnung zu Wasserkreisen / Nutzergruppen werden bei der automatisierten Erzeugung der B/K-Sätze berücksichtigt.