easysquare Unterschriftenprozess

Neben der klassischen Bearbeitung von Korrespondenzen, indem mittels OpenPromos^® Corporate Correspondence (OPCC) Schreiben jeglicher Art in SAP^® erstellt, anschließend gedruckt und manuell unterschrieben werden können, ermöglicht die Integration eines Freigabeprozesses weitere digitale Verfahren zur Korrespondenzerzeugung in OPCC. Auf diese Weise können Unternehmen für jegliche Korrespondenzschreiben vorgeben, ob eine Unterschriftenregelung einzuhalten ist. Gleichzeitig können diese Unterschriften aus der Korrespondenz heraus auf digitalem Weg eingeholt werden.

Zum Start des Freigabeprozesses steht in OPCC eine neu einzurichtende Schaltfläche zur Verfügung. Nachdem der Bearbeiter einen Geschäftspartner ausgewählt und das Schreiben finalisiert hat, lässt sich auf Knopfdruck ein Freigabeprozess in easysquare workflow starten. Pop-up-Fenster stellen sicher, dass bestimmte Pflichtangaben vorgenommen werden, bspw. zur Auswahl des Ansprechpartners, der freigebenden Mitarbeiter, die Festsetzung von Terminen für eine Rückgabe oder ähnlichem.

Im Prozesssteuerungstool easysquare workflow wird zugleich der Unterschriftenprozess ausgelöst und erscheint dem zuständigen Mitarbeiter als zur Bearbeitung anstehende Aufgabe in seinem globalen Arbeitskorb. Mittels Split-Screen bleibt die Korrespondenz als PDF jederzeit im Prozess sichtbar, sodass der Bearbeiter mühelos die Prüfung sowie Freigabe vornehmen kann. Sollte es zu einer Ablehnung kommen, können die Gründe hierfür in einem separaten Fenster gepflegt werden und die Aufgabe wandert wieder zurück zum Prozessinitiator.

Nach erfolgter Freigabe werden die zuvor gesetzten Platzhalter durch eingescannte Unterschriften ersetzt und ein Druck oder Mailversand der Korrespondenz ist möglich. Nur das finale PDF findet Eingang ins Archiv und obsolete SAP^® Ablagen werden gelöscht.

• Kategorien: Korrespondenzen in OPCC lassen sich in vier Templates kategorisieren:
  

1. Druck und manuelle Unterschrift
   
2. Druck und manuelle Unterschrift oder Freigabeverfahren und Druck eingescannte Unterschrift
   
3. Nur Freigabeverfahren und Druck eingescannte Unterschrift
   
4. Druck eingescannte Unterschrift
   

• Sonderfall 4: Liegt die Freigabe für eine Korrespondenz bereits durch einen anderen Prozess im Unternehmen vor, erscheint der Unterschriftenprozess als sogenannter Kindprozess in easysquare workflow. In diesem Sonderfall werden nur noch die eingescannten Unterschriften im Template eingefügt.
  
• Bearbeiterfindung: Der easysquare Unterschriftenprozess unterstützt die Wahrung des Vieraugenprinzips, sodass entsprechende Dokumente immer von zwei Personen unterzeichnet werden müssen. Das Unterschriften-Pop-up ist maßgeblich für die Aussteuerung der Bearbeiterfindung und unterscheidet zwischen linkem und rechtem Unterzeichner. Dank der automatischen Vertreterregelung in easysquare workflow findet der Prozess auch im Falle von Abwesenheiten immer den richtigen Ansprechpartner.