PROMOS Nebenkosten Add-on für den PDF Druck

D-Sätze in SAP® sinnvoll zu Nutze machen

Die Nebenkostenabrechnung stellt große Wohnungsunternehmen jedes Jahr erneut vor eine arbeitsintensive Herausforderung: Die Berechnung erfordert die Zuarbeit diverser Fachbereiche, Verbrauchsinformationen durchlaufen unterschiedliche Systeme und das Sortieren sowie Weiterverarbeiten hunderter Abrechnungsschreiben bindet sowohl personelle als auch zeitliche Ressourcen. Digitale Lösungen in SAP^® helfen den Unternehmen, sodass die Abrechnung heutzutage nicht mehr aufwändig und zeitraubend sein muss.

Um die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen mit externen Anlagen der Wärmemessdienste zu optimieren, hat PROMOS eine nützliche Erweiterung zum SAP^® Standard entwickelt. Das Add-on ermöglicht das Einlesen und Berücksichtigen der D-Sätze bei der Nebenkostenabrechnung, sodass neben den Ergebnissen auch die von den Wärmemessdiensten auf Wunsch bereitgestellten PDF-Abrechnungsschreiben digital verarbeitet und gemeinsam mit dem Abrechnungsschreiben aus SAP^® archiviert werden können.

Messdienstleister erstellen die Heizkostenabrechnung und übermitteln die Ergebnissätze für die automatisierte Übernahme elektronisch an das Wohnungsunternehmen, welches die Daten in sein SAP^® System einspielt. Neben den Ergebnissen im Dateiformat DTTECD können die Wärmemessdienste ergänzende Informationen des Abrechnungsschreibens ihrerseits als einzelne PDF-Dateien pro Mieter inklusive einer Indexdatei im Format DTTECE (Satzart E898) zur Verfügung stellen.

Dank eines neuen PROMOS Reports werden diese gelieferten Daten einfach und komfortabel im SAP^® eingelesen und gespeichert. Gleichzeitig können die eingelesenen Daten zur Kontrolle angezeigt und auf Wunsch auch gedruckt werden. Es erfolgt eine umfangreiche Fehlerprüfung beim Einlesevorgang.

Nutzen Wohnungsunternehmen für die Nebenkostenabrechnung die SAP^® Standardtransaktionen unter Einbeziehung der Ergebnisse der D-Sätze, können die Informationen zu den eingelesenen PDF-Dokumenten angezeigt werden. Eine Vollständigkeitskontrolle gehört ebenso zu den Bearbeitungsmöglichkeiten wie der Druck einzelner Abrechnungen. Hierbei wird jedes Abrechnungsschreiben mit einem oder ggf. mehreren vorhandenen externen Abrechnungsschreiben zusammengeführt und je nach Einstellung bei der Verarbeitung gedruckt und archiviert. Die manuelle Nacharchivierung von Papierdokumenten entfällt und ein Gesamtdokument bildet die ideale Grundlage für das digitale Archiv.

In der Dokumentliste bei der Druckausgabe ist ebenfalls anhand eines Kennzeichens sichtbar, ob externe Dokumente vorhanden sind. Auf diese Weise kann sich der Sachbearbeiter schnell einen Überblick verschaffen und mit einem Klick die PDF-Anlagen einsehen. Ob nach der Zusammenfassung der Dokumente oder während der Druckausgabe – in diversen Bearbeitungsschritten können die Daten und die PDF-Anlagen noch einmal umfassend geprüft werden. Die Ausgabe detaillierter Meldungen erleichtert dabei die Fehlersuche.

Weitere Informationen

Druckausgabe: Das Add-on macht sich die Möglichkeit in SAP^® zu Nutze, dass Spooldateien vom Typ PDF aus mehreren Teilen (Parts) bestehen können. Beim Druck wird die Ausgabe per SmartForms und Adobe Forms unterstützt
Nebenkosten Cockpit: Wenn sich für die Nebenkostenabrechnung bereits das Nebenkosten Cockpit im Einsatz befindet, wird dieser Report perfekt in die vorhandene Lösung integriert. Auf diese Weise können alle Vorteile einer automatisierten Massenbearbeitung genutzt werden.
Duplexdruck: Für den Duplexdruck von Nebenkosten-Abrechnungsschreiben muss eine gesonderte Anpassung erfolgen.

Ihr Nutzen

Zeitersparnis: Da die Heizkostenabrechnungen der Wärmemessdienste mithilfe des PROMOS Add-ons automatisch mit den Abrechnungsschreiben in SAP^® verknüpft werden können, entfällt bspw. der lästige Sortieraufwand. Beide Dokumente können gemeinsam ausgedruckt werden.

Transparenz: Die gemeinsame Archivierung der Nebenkosten-Abrechnungsschreiben aus SAP^® nebst aller Anlagen ermöglicht einen zentralen Zugriff und schafft die Grundlage für ein vollständiges digitales Archiv, u. a. auch für externe Anspruchsgruppen wie Mieter.

Digitalisierung: Dokumente, die bisher nicht digitalisiert im System bereitstanden, werden nun für den betriebswirtschaftlichen Prozess digital verfügbar gemacht.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

Technische Voraussetzungen

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