Postbaugenossenschaft Baden-Württemberg eG

• Branche: Wohnungswirtschaft
• Produkte und Leistungen: Wohnungsvermietung und Fremd-/WEG-Verwaltung
• Bestand: 2.075 eigene Wohnungen an 47 Standorten, Fremdverwaltung von 662 Wohnungen für insgesamt 39 Wohnungseigentümergemeinschaften
• Mitglieder der Genossenschaft: 2.346
• Bilanzsumme: 91.276.391,84 € (2012)
• Mitarbeiter: 24

Die Herausforderung

Rund 120 Mieterwechsel pro Jahr, Wohnungsabnahmeprotokolle und Verkehrssicherungsbegehungen in Papier dokumentieren und verwalten: früher ein großer Arbeitsaufwand für die insgesamt 6 Bestandsmanager der Postbaugenossenschaft Baden-Württemberg eG. Nun bildet das Unternehmen sämtliche Wohnungsvorabnahmen, die sich aus einer Kündigung des Mieters ergeben, mit dem mobilen Arbeitskorb von easysquare mobile ab. So kann das Unternehmen seit Oktober 2012 Mieterwechsel und Wohnungsabnahmen deutlich schneller und effizienter bearbeiten. Die Erfahrungen in der tagtäglichen Arbeit mit dem neuen Mobilwerkzeug waren in Tübingen bereits nach kurzer Zeit so positiv, dass man sich Mitte 2013 zur Einführung einer mobilen Verkehrssicherungslösung von easysquare mobile entschlossen hat, um eine MS Excel-basierte Begehungsplanung mit Papierprotokollen zu ersetzen.

Die Lösung

Mobiler Mieterwechsel
Der Innendienstmitarbeiter erfasst eingehende Kündigungsschreiben wie gewohnt in dem ERP-System des Wohnungsunternehmens. Aus dem Prozesscockpit heraus stößt er mit den erforderlichen Bearbeitungsterminen und ERP-Stammdaten zu Mieter, Liegenschaft und Wohnung die mobile Wohnungsvorabnahme an. Aus diesem ERP-Prozess generiert das easysquare Portal ein mobiles Formular, das bereits die zur weiteren Bearbeitung vor Ort erforderlichen Prozessdaten enthält. Dieses Prozessformular wird über das easysquare Portal an den jeweils zuständigen mobilen Benutzer vor Ort verteilt. Dort landet es als Arbeitsauftrag/Ticket im mobilen Arbeitskorb der easysquare mobile App auf dem mobilen Endgerät. Nach Bearbeitung des Wohnungsabnahmeprotokolls durch den Bestandsmanager im Beisein des Mieters, wird aus den mobil erfassten Daten, Bildern und Unterschriften ein signiertes PDF-Protokoll erzeugt, das anschließend an den Mieter per E-Mail versendet werden kann und als elektronisches Protokoll im führenden ERP-System der Postbaugenossenschaft archiviert wird. Dort steht es im Dokumentenmanagement-System für spätere Auswertungen oder Nachfragen jederzeit zur Verfügung.

Mobile Verkehrssicherung
Der Prozess der mobilen Verkehrssicherung ist in Tübingen als Serienvorgang realisiert. Die bis dato genutzten MS Excel-Tabellen für die Planung und Erfassung der vor Ort erzeugten Papierprotokolle werden als Ausgangsdatenbasis für die neue Lösung genutzt. Das heißt, die Excel-Daten werden von der Postbaugenossenschaft im easysquare Portal unter einer eigenen Mandantenstruktur hoch geladen. Aus diesen Daten werden dann im easysquare Portal mobile Begehungsformulare erzeugt, die als Verkehrssicherungsformular je Objekt mit den zugeordneten und fälligen Prüfaufgaben in den personalisierten Arbeitskörben der Bestandsmanager erscheinen. Die Prüfaufgaben können nun mobil vor Ort abgearbeitet werden, mit allem Komfort, den die easysquare Plattform bietet (Fotofunktion, Notizen, Unterschriftenfelder etc.). Nach Bearbeitung wird das Dokument durch den Begehenden zur weiteren Verarbeitung zurück an den zentralen Server gesendet. Dabei werden auch erfasste Mängel vermerkt, zu denen eine Nachbegehungsaufgabe hinterlegt wird. Die Mangelmeldung erzeugt dabei automatisiert bereits den nächsten Prozessschritt. Im easysquare Portal werden die Begehungsprotokolle zentral elektronisch archiviert und können dort jederzeit wieder selektiert, abgerufen oder für weitere Auswertungen genutzt werden. Für die Zukunft ist das Unternehmen bereits gerüstet: die Postbaugenossenschaft plant, weitere ihrer zentralen Geschäftsprozesse mit easysquare mobil zu machen.