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Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
In den letzten Jahren hat sich das agile Projektmanagement als sinnvolle Methode erwiesen, kleinteilige Projekte strukturiert abzuarbeiten. Wie kann das agile Projektmanagement in der Wohnungswirtschaft eingesetzt werden? Wie können Sie mit dem passenden Projektmanagement Ihre digitale Immobilienverwaltung auf das nächste Level heben? Dies und vieles mehr erläutern wir in diesem Artikel.
Es gibt kaum eine Branche, in der die Projekte so komplex sind wie in der Immobilienwirtschaft. Bauprojekte können zum Beispiel mehrere Jahre andauern und viele verschiedene Bereiche, Personen und Standorte umfassen. Dafür benötigt es eine moderne Facility Immobilien Management Software, um diese Projekte effizient zu planen. Doch auch die Implementierung dieser Software stellt wiederum eine umfassende Aufgabe dar, in die verschiedene Unternehmensbereiche und Mitarbeitende miteingebunden werden müssen. Um in diesem anspruchsvollen Umfeld auf dem aktuellen Stand zu bleiben und transparent, effizient und nachhaltig zu arbeiten, werden neue, moderne Arbeitsmethoden, wie das agile Projektmanagement, immer beliebter.
Der Unterschied zwischen agilem und klassischem Projektmanagement
Der Hauptunterschied zwischen agilem und klassischem Projektmanagement liegt in der Herangehensweise. Klassisches Projektmanagement folgt einem strukturierten, sequenziellen Ansatz, während agiles Projektmanagement auf Flexibilität sowie kontinuierliche Anpassung setzt und die Zusammenarbeit im Team anders organisiert. Die optimale Projektform hängt allerdings immer von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Umfang, Inhalt und der Art eines Projekts. Auch klassische Projektmethoden haben viele Vorteile, die vor allem bei sehr umfangreichen Projekten hilfreich sind. Bei PROMOS haben wir bereits unzählige Projekte durchgeführt und dabei die unterschiedlichsten Methoden angewandt. Je nach den Vorhaben und Wünschen unserer Kunden arbeiten wir mit dem klassischen Ansatz oder auch den moderneren, agilen Projektmethoden. Mehr dazu berichtet Erik Walter, Head of Consultant, im Interview.
Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?
Agiles Projektmanagement umfasst verschiedene Methoden, die flexibel auf die Bedürfnisse eines Projekts angepasst werden können. Scrum ist als Arbeitsmethode besonders beliebt und bietet eine klare Struktur mit festgelegten Rollen, Meetings und Arbeitszyklen. Diese Struktur ist jedoch nicht festgesetzt – Sie wird kontinuierlich weiterentwickelt und im Scrum Guide aktualisiert. Mit der Fokussierung auf Prinzipien, wie die Vision, die dem Team als Orientierung dient, sowie Transparenz, Autonomie, Prozesstreue und kontinuierliches Feedback seitens der Kunden, Stakeholder und Anwendenden sind alle Projektbeteiligten stets auf dem aktuellen Stand und haben ein klares Ziel vor Augen.
Das Framework basiert auf Scrum Rollen – die Rolleneinteilung in Product Owner, Entwickler und Scrum Master – sowie auf Scrum Meetings, die in einem festen Rahmen stattfinden, in sich wiederholenden Zeiteinteilungen wie Sprints, Plannings und Dailys. Zuletzt gibt es noch die Scrum Artefakte und typische, allen Projektbeteiligten bekannte, Begriffe wie Product Backlog, Sprint Goal und Product Goal. Die Kombination aus Struktur, Transparenz und Agilität hat sich bereits in vielen komplexen Projekten als sehr sinnvoll erwiesen, da selbst kleinteilige Projekte effizient und organisiert abgearbeitet werden können.
Abbildung 1: Durch geplanten, regelmäßigen Austausch fördern agile Projektmanagementmethoden die Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit Kunden und Stakeholdern.
Es gibt noch einige andere agile Projektmanagementmethoden, die sich über die Jahre bewährt haben, wie Kanban und Lean. Kanban ermöglicht eine visuelle Darstellung des Arbeitsflusses und bietet Flexibilität bei der Priorisierung von Aufgaben. Lean zielt darauf ab, Verschwendung zu minimieren und den Wertfluss zu maximieren. Je nach den Anforderungen des Immobilienprojekts kann eine dieser Methoden besser geeignet sein.
Die fünf Phasen des agilen Projektmanagements
Es gibt zwar verschiedene agile Projektmanagementmethoden, doch in der Regel folgen sie alle einem groben Ablauf, der in fünf Phasen unterteilt wird. Diese fünf Phasen sind die Grundlage jeder Art von Projektmanagement und werden in der Regel von einem Projektmanager überprüft und verwaltet. Sie wurden von dem Project Management Institute (PMI), einer gemeinnützigen Vereinigung für Projektmanager, entwickelt und umfassen folgende Stationen:
- Initiierung: In dieser Phase werden die Ziele des Projekts definiert, das Team zusammengestellt und die grundlegenden Anforderungen festgelegt.
- Planung: Hier erfolgt die detaillierte Planung, Priorisierung von Aufgaben und die Festlegung von Meilensteinen.
- Umsetzung: Das eigentliche Arbeiten am Projekt beginnt. Die Zusammenarbeit im Team steht im Mittelpunkt und Fortschritte werden regelmäßig überprüft.
- Überprüfung: In dieser Phase werden die Ergebnisse bewertet, Feedback eingeholt und notwendige Anpassungen vorgenommen.
- Abschluss: Das Projekt wird abgeschlossen und Erfahrungen werden dokumentiert, um zukünftige Projekte zu verbessern.
Wie funktioniert agiles Arbeiten?
Agiles Arbeiten zeichnet sich durch Flexibilität und die Fokussierung auf Zusammenarbeit aus. Teams arbeiten in kurzen Iterationen, oft als "Sprints" bezeichnet, und passen ihre Pläne anhand von Rückmeldungen und neuen Anforderungen an. Kommunikation ist entscheidend und Teams sind selbstorganisiert, um effizient auf Veränderungen reagieren zu können.
Wie starte ich ein agiles Projekt?
Der Start eines agilen Projekts erfordert eine klare Vision und ein Verständnis der agilen Prinzipien. Das Team sollte in der Methodik geschult sein und die Tools verwenden, die für das agile Projektmanagement benötigt werden. Eine gute Initiierungsphase ist entscheidend, um die Ziele und Anforderungen des Projekts klar zu definieren.
Wie kann ich mit agilem Projektmanagement die digitale Immobilienverwaltung auf das nächste Level heben?
Mit der agilen Projektmanagementmethode werden im Optimalfall die Projekte effizienter, flexibler und kundenorientierter gestaltet. Immobilienunternehmen können daher von folgenden Vorteilen profitieren:
- Schnellere Markteinführung: Mit agilen Methoden können Sie neue Funktionen und Dienstleistungen schneller entwickeln und auf den Markt bringen. Dies ermöglicht es, schneller auf sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen zu reagieren.
- Kundenorientierung: Agile Ansätze betonen die kontinuierliche Einbindung der Kunden und Interessengruppen. Dies bedeutet, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Mieter und Eigentümer besser verstehen können und schnell Anpassungen vornehmen können, um deren Anforderungen zu erfüllen.
- Flexibilität: Agile Projekte sind flexibel und anpassungsfähig. Sie können Prioritäten ändern, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern, ohne dass dies zu erheblichen Verzögerungen oder Problemen führt.
- Kollaboration: Agile Methoden fördern die Zusammenarbeit in Ihrem Team. Dies kann die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen in Ihrer Immobilienverwaltung verbessern und die Effizienz steigern.
- Transparenz: Agile Projekte betonen die Transparenz bei der Arbeit. Alle Teammitglieder haben einen klaren Einblick in den Fortschritt des Projekts, was dazu beiträgt, Missverständnisse und Konflikte zu minimieren.
- Kontinuierliche Verbesserung: Durch regelmäßige Rückmeldungen und retrospektive Meetings können Sie kontinuierlich Ihre Prozesse und Ergebnisse verbessern.
Insgesamt kann agiles Projektmanagement dazu beitragen, die Effizienz, Flexibilität und Kundenorientierung Ihrer digitalen Immobilienverwaltung zu steigern, was zu einer besseren Servicequalität und höheren Kundenzufriedenheit führt.
Für noch mehr Informationen empfehlen wir Ihnen Sie unsere Webseite:
- Hier finden Sie weitere Informationen zu unseren individuellen Digitalisierungsleistungen für Immobilienunternehmen.
- Lesen Sie im Magazinbericht, wie ein betriebsumfassendes, komplexes Projekt dank der agilen Projektmethode optimal gelingen konnte.
- Auf unserer Karriereseite finden Sie weiterführende Informationen zu unseren modernen Arbeitsmethoden und der Arbeitswelt bei PROMOS.
- Im Video erzählen unsere App Developer selbst, wie sie mit modernen Projektmethoden wie Scrum arbeiten und was ihren Berufsalltag so besonders macht.
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Die Suche nach dem richtigen Partner
Professionelles Projektmanagement ist eine der Kernkompetenzen von PROMOS. Unsere Projektleiterinnen und Projektleiter bilden sich kontinuierlich weiter und sind durch Zertifizierungen bei der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement und der International Project Management Association qualifiziert. Zusätzlich setzen wir auf ein breites Spektrum von Tools, darunter unser standardisiertes Projektmanagement-Handbuch (PMH). Dieses enthält Mikro-Tools, die spezifische Projektschritte unterstützen – wie zum Beispiel die Datenüberleitung und Migration in IT-Projekten – ein oft unterschätzter Bereich. Wir integrieren bewährte Praktiken aus agiler Projektmethodik und nutzen Tools für ein optimales Ressourcenmanagement sowie für die Vereinfachung der standortübergreifenden Zusammenarbeit. Als erfahrener Partner stehen wir bereit, Kunden in neuen Projekten zu unterstützen.
Die digitale Immobilienverwaltung und optimale Projektmethode sind Schlüsselkomponenten für den Erfolg in der heutigen Wohnungswirtschaft. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung und der Einführung effizienter ERP-Systeme für die Immobilienwirtschaft helfen können. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, die richtige Methode für Ihr Projekt zu wählen und Ihr Vorhaben effizient und kompetent umzusetzen.
