PROMOS Geschäftspartner-Anonymisierung

Personenbezogene Daten von SAP^® Geschäftspartnern einfach anonymisieren

Für den Schutz personenbezogener Daten unterliegen Unternehmen den Gesetzen der EU-Datenschutzgrundverordnung, die unter anderem das Auskunfts- sowie das Recht auf Löschung bzw. „Vergessenwerden“ umfangreich beschreiben. Verfahren zur Anonymisierung erlauben es jedoch, sensible Daten zu nutzen, ohne dabei die Privatheit einzelner Personen in Ihrem Datenbestand zu gefährden.

Speziell für diesen Zweck bietet PROMOS ein Lösungspaket aus hilfreichen Reports, die Unternehmen beim rechtskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern in SAP^® unterstützen. Dazu gehören unter anderem ein Anonymisierungsreport sowie ein Auskunftsreport für Geschäftspartnerdaten. Grundlage bildet ein durchdachtes Lösch- und Sperrkonzept, das die Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen regelt, als wann beispielsweise ein Datensatz gelöscht bzw. anonymisiert werden muss. Dies kann sowohl von rechtlichen Aufbewahrungsfristen abhängig als auch durch offene betriebswirtschaftliche Prozesse bedingt sein.

Gemäß Datenschutzgrundverordnung haben natürliche Personen das Recht auf Auskunft ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Vergessenwerden, also Löschung ihrer Daten. Ebenfalls sollen Datenverarbeitende aus Gründen der Datenminimierung, des Schutzes der Daten sowie bei Zweckentweichung eine Pseudonymisierung der Daten berücksichtigen. PROMOS bietet ein umfangreiches Package zur Umsetzung all dieser Anforderungen an:

Reports zur Anonymisierung

Um Artikel 17 EU-DSGVO zu erfüllen, werden mit Hilfe der folgenden vier Anonymisierungsreports sämtliche personenbezogenen Daten im SAP^® System des Geschäftspartners gelöscht und anonymisiert:

Felder am GP bereinigen
GP-Daten anonymisieren
SEPA-Mandate anonymisieren
Archivdokumente löschen

Diese können unabhängig voneinander agieren. Report 1 dient bspw. dem Löschen bestimmter Felder, wie Bankdaten, die nicht im Hauptreport 2 gelöscht werden können. Zum einen wird dieser Report also vorbereitend vor Report 2 ausgeführt, um spezielle Felder im Voraus zu anonymisieren. Zum anderen kann dieser Report individuell und unabhängig ausgeführt werden, um so bestimmte Geschäftspartnerdaten zu abweichenden Löschfristen, also unterjährig, zu anonymisieren. So ist es möglich, die Bankdaten eines Geschäftspartners bereits nach drei Jahren Aufbewahrung zu löschen, während andere personenbezogene Daten des Geschäftspartners gemäß Handelsrecht noch weitere sieben Jahre aufbewahrt werden.

Auswertungsliste

Die Lösung beinhaltet zudem die Möglichkeit, eine Liste auszugeben, welche eine Übersicht über alle erfolgten Simulationen, Anonymisierungen und Fehler sowie Verhinderungen von Anonymisierungen aufgrund fachlicher Prüfungen enthält. Aufgrund ihrer Lückenlosigkeit kann diese Auswertungsliste als Nachweis für z. B. Wirtschaftsprüfer oder Datenschutzbeauftragte verwendet werden. Nach einem erfolgreichen Simulationslauf und der Freigabe können auch direkt aus der Liste Geschäftspartner anonymisiert werden.

Weitere Informationen

Customizing: Die Reports können jederzeit auf individuelle Anforderungen abgestimmt werden. Denkbar sind bspw. spezielle Rollen zum Löschen bzw. Anonymisieren von Daten.
Auskunftsreport: Dieser liefert eine detaillierte Übersicht gespeicherter Informationen im PDF- oder CSV-Format. Alternativ können Sie mit OPCC ein Schreiben mit der Verauskunftung erstellen, dessen Design sich auf Wunsch kundenindividuell anpassen lässt.
Auskunft per App: Mieter lieben es unkompliziert und greifen bei der Kommunikation gern auf Online-Lösungen oder Apps mit Self-Service Funktionen zurück. In der Mieter-App von easysquare kann deshalb auch eine Datenschutzauskunft für den Mieter eingerichtet werden.
Stammdatenbereinigung: Eine Anonymisierung von Geschäftspartnern macht auch Inkonsistenzen in Ihren Stammdaten sichtbar. Für eine Korrektur stellt Ihnen PROMOS verschiedene Hilfsprogramme zur Verfügung:
- Prüfung und Ergänzung der Bank-ID
- Löschen oder Ersetzen von Werten durch ein Vorab-Löschtool
- Löschen der SEPA-Mandate im GP-Stammsatz
- Löschen der Bank-ID und SEPA-Mandate im MV-Stammsatz

Ihr Nutzen

Klare Regeln: Zwar sind die Vorschriften zum Datenschutz gesetzlich vorgegeben, jedoch muss deren konkrete Einhaltung vom Unternehmen selbst realisiert werden. Mit den PROMOS Lösungen zum Datenschutz wird ein verbindlicher Rahmen geschaffen.

Automatisierung: Die verfügbaren Reports reduzieren den nötigen Aufwand auf ein Minimum, indem er nach festgelegten Regeln Daten automatisiert löscht.

Individualisierung: Egal, welche Anforderung, PROMOS kann spezifisch auf Ihre Bedürfnisse Konzepte erarbeiten und die technische Umsetzung realisieren.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

Technische Voraussetzungen

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