PROMOS Workflow-Anonymisierung

Die clevere Prozessanonymisierung für easysquare workflow

Im digitalen Zeitalter speichern Unternehmen mehr Daten als je zuvor. Sei es beim Mieterwechsel, zur Vereinbarung einer Ratenzahlung oder im Rahmen des Schriftwechsels in einer Mieter-App – Auch in Ihrem SAP^®-System schlummern in diversen Prozessen personenbezogene Daten, welche dem Schutz durch die EU-DSGVO unterliegen. Unternehmen sind also gut beraten, wenn sie nicht nur die personenbezogenen Daten eines Geschäftspartners irreversibel verändern, sobald der Zweck zur Speicherung entfällt, sondern auch sämtliche dem Geschäftspartner oder Mietverträgen zugehörigen Prozesse prüfen und anonymisieren.

PROMOS bietet eine Reihe effektiver Tools, um die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung rechtskonform umzusetzen. Neben einem Auskunftsreport über alle zum Geschäftspartner im System verarbeiteten Daten und deren automatisierter Anonymisierung umfasst das Datenschutz Portfolio zudem ein nützliches Werkzeug zur Anonymisierung personenbezogener Daten in easysquare workflow Prozessen.

Um sensible Daten auch innerhalb Ihrer weiterverarbeitenden Prozesse zu schützen, stellt Ihnen PROMOS mit der Workflow-Anonymisierung ein hilfreiches Werkzeug für SAP^® zur Verfügung. Über eine separate Kachel können alle datenschutzrelevanten Prozessfelder, Prozessanlagen und Langtexte sowie Notizen zu einem Prozess nach zuvor definierten Regeln anonymisiert bzw. unkenntlich gemacht werden.

Workflow-Anonymisierung in zwei Schritten

Zunächst ist über eine vorbereitende Maßnahme zu identifizieren, welcher Prozess wann zu anonymisieren ist. So kann beispielsweise ein Prozess zu einem bestimmten Geschäftspartner zugehörig sein. In diesem Fall wird der Prozess anonymisiert, sobald dies auch für den Geschäftspartner erfolgt ist. Ebenso ist es möglich, eine Anonymisierung nach einer definierten Zeitspanne nach Abschluss des Prozesses festzulegen. Demnach lassen sich Prozesse hinsichtlich ihres Bezugs zum Geschäftspartner wie folgt unterscheiden:

1. Prozesse ohne direkten oder indirekten Bezug zum GP: Hierunter fallen sämtliche Prozesse, die keine direkte Verknüpfung zu einem SAP^®-Geschäftspartner besitzen, aber dennoch personenbezogene Daten enthalten. Diese werden nach einer fest definierten Residenzzeit anonymisiert.

2. Prozesse mit einem direkten Bezug zum GP: Hierbei handelt es sich um Prozesse, die unmittelbar zu einem Geschäftspartner angelegt oder damit verknüpft wurden. Sobald dieser Geschäftspartner anonymisiert wurde, müssen auch die zugehörigen Prozesse anonymisiert werden.

3. Prozesse mit einem indirekten Bezug zum GP: Darüber hinaus gibt es Prozesse, die wiederum zu einem Mietvertrag angelegt oder damit verknüpft wurden. Hier erfolgt die Anonymisierung der verknüpften Prozesse erst dann, wenn alle Geschäftspartner des Mietvertrages anonymisiert wurden.

Nach der Identifikation mittels Füllen einer Zuordnungstabelle erfolgt in einem zweiten Schritt die letztendliche Anonymisierung oder Entfernung der im Prozess enthaltenen personenbezogenen Daten.

Weitere Informationen

Ergebnisprotokoll: Ein übersichtliches Protokoll fasst alle wichtigen Informationen zum Erfolg der Anonymisierung zusammen. Die Anwenderinnen und Anwender erhalten Auskunft darüber, ob ein Workflow gelöscht, alle fachlichen Prüfungen erfolgreich waren oder keine Anonymisierung erfolgen konnte, da eine Haltefrist noch nicht erreicht wurde, beispielsweise weil zum Vertrag noch offene Posten bestehen.
Lösungspaket zum Datenschutz: Die PROMOS Workflow-Anonymisierung ist nur eines von zahlreichen Tools aus dem PROMOS Datenschutz Portfolio zur Umsetzung von Präventivmaßnahmen, um kostspielige Datenschutzverletzungen und negative Auswirkungen auf den Ruf eines Unternehmens zu vermeiden.

Ihr Nutzen

Gesetzeskonformität: Durch eine Anonymisierung minimieren Sie das Risiko von Datenmissbrauch und Datenschutzvorfällen. Wenn keine personenbezogenen Daten notwendig sind, ist eine Anonymisierung das Mittel der Wahl.

Transparenz: Die personenbezogenen Daten eines Geschäftspartners werden rechtskonform anonymisiert, dennoch bleibt die Information zum Prozess, beispielsweise dass ein entstandener Schaden in einer Wohnung behoben wurde, zur Nachverfolgung erhalten.

Auswertbarkeit: Eine Anonymisierung von personenbezogenen Daten hat gegenüber einer Löschung den Vorteil, dass geschäftliche Daten und deren Verknüpfungen im Prozess erhalten und damit auch zukünftig auswertbar bleiben.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

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