Portfolio-Nr.: 7101-01
Fachgebiet: Kreditorenbuchhaltung
easysquare Rechnungseingangsworkflow
Maßgeschneiderte Prozesse für Ihren Rechnungseingang mit easysquare
Der Rechnungseingangsworkflow von easysquare workflow gewährleistet eine schnelle und fachgerechte Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Es werden unternehmensindividuell Prozesse zur Bearbeitung in easysquare workflow hinterlegt, sodass die digital erfassten Eingangsrechnungen automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden.
Anwendern steht in ihrem SAP Fiori® Launchpad der Arbeitskorb von easysquare als Kachel zur Verfügung. Der Arbeitskorb weist übersichtlich alle offenen Aufgaben mit Fälligkeit und Priorität aus. Mit Klick auf eine zu erledigende Aufgabe öffnet sich das Dashboard von easysquare workflow. Hier können die einzelnen Schritte des Rechnungseingangsprozesses überwacht, gesteuert und bearbeitet werden. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter sind so in der Lage, sukzessive die jeweils anfallenden Aufgaben zu erledigen. In Kombination mit dem Digitalen Posteingang werden Papierrechnungen am Prozessanfang gescannt und anschließend in easysquare workflow weiterverarbeitet. Skonti lassen sich durch verkürzte Prozessabläufe einfacher realisieren und wertvolle Zeitressourcen Ihrer Mitarbeiter werden geschont.
In wenigen Schritten vom Rechnungseingang zur Buchung
Mit dem Rechnungseingangsworkflow von easysquare wird der Prüf- und Freigabeprozess wesentlich vereinfacht. Er besteht aus mehreren Prozessbausteinen, welche auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin angepasst werden und optional miteinander kombinierbar sind. Das intuitive Prozesssteuerungstool ist verfügbar für SAP Fiori® und kann dank des intuitiven Designs und der übersichtlichen Kacheloberfläche besonders anwenderfreundlich genutzt werden.
1. Rechnungseingang
Der Schlüsselvorgang eines digitalisierten Rechnungsdurchlaufs ist das Scannen der Eingangsrechnung. Dies kann intern oder aber ggfs. extern über einen Scandienstleister geschehen. Mittels Texterkennung (OCR) werden die Inhalte automatisch ausgelesen. Die Unterstützung des Erkennungsprozesses mit Validierungen zu Kreditorennummern, Bestellnummern oder zu Nebenkontierungen ist möglich.
2. Clearing und Abstimmung
Innerhalb des Clearings werden die Datensätze auf unvollständige oder inkonsistente Informationen überprüft. Der Abstimmprozess wiederum dient der fachlichen Aufarbeitung des Rechnungsvorfalls und Erfassung weiterer Belegdaten in SAP®.
3. Freigabe in SAP® oder mobil
Die Prüfung und Freigabe auf kaufmännische und sachliche Richtigkeit sowie die Buchungsfreigabe erfolgen anhand des im System individuell hinterlegten Prozesses. Nur noch die relevanten Mitarbeiter erhalten den Rechnungsbeleg zur Bearbeitung. Es können zusätzlich verschiedene Sicherheitsmechanismen, wie z. B. Mehraugenprinzip, berücksichtigt werden. Eine mobile Rechnungsfreigabe ist über die Anbindung der easysquare Professional App möglich und verkürzt lange Freigabezeiten durch Geschäftsreisende oder mobile Mitarbeitende.
4. Automatische Buchungen
Sofern gewünscht erfolgt die Belegbearbeitung und Buchung automatisiert. Dies erhöht die Prozess- und Belegsicherheit in der Finanzbuchhaltung.
5. Transparenz und Protokollierung
Alle Aktivitäten und Änderungen werden ab dem Zeitpunkt des Datenimports kontinuierlich protokolliert.
Abbildung 1: Freigabeprozesse werden automatisiert gesteuert und transparent durchgeführt, wobei das Mehraugenprinzip (sofern erforderlich) immer gewahrt wird.
Abbildung 2: Überblick Rechnungseingangsworkflow mit easysquare workflow
Abbildung 3: Aus den einzelnen Prozessschritten kann in die entsprechende SAP® Funktion verzweigt werden.
Abbildung 4: Dank der Splitscreen-Darstellung von Dokumenten im Freigabeprozess können sich User schnell und einfach einen Überblick über alle notwendigen Informationen verschaffen und Rechnungen prüfen sowie freigeben.
Abbildung 5: Gründe für die Implementierung eines Rechnungseingangsworkflow in Ihrem Unternehmen
 Abbildung 1: Freigabeprozesse werden automatisiert gesteuert und transparent durchgeführt, wobei das Mehraugenprinzip (sofern erforderlich) immer gewahrt wird. |
 Abbildung 2: Überblick Rechnungseingangsworkflow mit easysquare workflow |
 Abbildung 3: Aus den einzelnen Prozessschritten kann in die entsprechende SAP® Funktion verzweigt werden. |
 Abbildung 4: Dank der Splitscreen-Darstellung von Dokumenten im Freigabeprozess können sich User schnell und einfach einen Überblick über alle notwendigen Informationen verschaffen und Rechnungen prüfen sowie freigeben. |
 Abbildung 5: Gründe für die Implementierung eines Rechnungseingangsworkflow in Ihrem Unternehmen |
Weitere Informationen
Varianten für die Erfassung der Eingangsrechnungen
- Elektronischer Rechnungseingang
- Inhouse Scanning mit automatisierter / manueller Erfassung
- Scannen über Dienstleister
Ihr Nutzen
Verkürzte Durchlaufzeiten: Die intelligente Prozesssteuerung und automatische Mitarbeiterfindung minimiert Durchlaufzeiten im Unternehmen. Durch die Möglichkeit zu mobilen Freigaben dank Fiori® oder der easysquare Professional App werden Freigaben beschleunigt. So können auch Skonti einfacher realisiert werden.
Reduktion von Schnittstellen: Mit der Digitalisierung des Prozesses werden Schnittstellen minimiert und potenzielle Fehler vermieden.
Papierlose Bearbeitung: Die Anfertigung unnötiger Rechnungskopien wird vermieden und der gesamte Prozess kann digital bearbeitet werden.
Exakte Dokumentation: Durch das Scannen der Rechnung erfolgt eine automatische Archivierung im System.
Transparenz: Es wird eine unmittelbare Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Lieferanten und Geschäftsführung gewährleistet.
Videobeitrag
Referenzkunden
Zielanwendergruppe
- Kreditorenbuchhaltung
Technische Voraussetzungen
- SAP® ERP 6.0
- Eigener Namensraum auf SAP NetWeaver® ABAP-Stack ab Release 7
- Die Systemanforderungen entsprechen denen der SAP-GUI.
Treten Sie mit uns in Kontakt:
PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte
